淺議高校教學檔案數字化管理存在的問題及對策

文/湖北工業大學檔案館 余琦

淺議高校教學檔案數字化管理存在的問題及對策

文/湖北工業大學檔案館 余琦

目前高校教學檔案管理過程中存在較為嚴重的管理問題，這些管理問題的出現嚴重阻礙著高校教學檔案的管理質量及水平，因此有效的管理對策顯得尤為重要。為了分析高校教學檔案數字化管理的相關管理對策及方式，筆者針對高校教學檔案數字化管理中存在的問題進行了分析。

高校教學檔案；數字化管理；問題；對策

隨著科學技術的不斷進步，高校教學檔案呈現急劇增加的現象，這種現象的出現導致高校教學檔案管理發生了較為重大的變化，這種變化使得高校教學檔案的數字化管理方式應運而生，但在實際的高校教學檔案管理過程中，由于環境因素、人為因素、管理方式等導致高校教學檔案的管理問題越來越明顯及突出。

一、現階段高校教學檔案數字化管理過程中存在的問題

（一）教學檔案的內容不完善。由于高校課程較多且文理學科的差異較大，教學效果由于各種因素可能存在一定的動態變化、分散現象及多樣性等，這些不定因素會導致教學檔案出現變化，教學檔案屬于教師教學成果的反映，因此部分教學會出現交教學檔案不積極、材料不齊全及漏交等現象，導致高校的教學檔案缺乏真實性及完整性。

（二）教學檔案數字化管理受到教學檔案特點的影響。高校的教學檔案由于涉及面廣、檔案數量多及周期性、專業性較強，導致在管理的過程中會出現較多的問題，這些問題的出現嚴重阻礙著數字化管理建設的進程，在教學檔案的管理過程中對于教學檔案的收集、分類及動態變化等較難掌握，導致教學檔案管理方式受到檔案特點的嚴重影響。

（三）高校教學檔案管理方式較為落后。在信息技術不斷發展的今天，高校教學檔案數字化管理過程中擁有性能較好的硬件設備及技術，但由于教學檔案數字化管理工作人員的計算機操作水平較低等原因，在管理過程中還會出現手工操作代替計算機操作的現象，原有的以案卷及紙張為檔案收集、整理手段的管理方式依舊存在，不僅在一定程度上加重了檔案管理人員的工作量及工作強度，還影響了高校教學檔案管理工作水平的提高。且在教學過程中教師依舊沿襲利用自身經驗進行教學，使用教學檔案教學的實施較少，一定程度上阻礙了高校教學檔案的數字化進程。

二、高校教學檔案數字化管理中存在問題的相關對策

（一）對教學檔案的鑒定方式進行創新，提高教學檔案的可信度。將連續性較強的教學檔案相關信息進行適度的公開，針對教科書的采購、編寫及教學經費的各項支出等進行適度的公開，針對教師團隊的實習總結等進行公開，學校應對教師的實習內容進行確認及監督、判定，在管理的過程中一旦發現異常及造假現象及時給予指出并更正，深入挖掘教學過程中存在的問題，督促教師進行改進，提高教師的教學責任感，促使教師規范自己的教學活動及教學方式。將學生作為教學檔案管理的監督人員，針對教學計劃、教學總結及師生談話記錄等內容實施學生的參與及監督，讓學生對教學檔案的內容是否符合真實情況進行審核及檢驗，防止出現教師隨意填寫教學檔案及沒有將課堂教學過程中真實的教學活動反映出來的現象。采用不記名的方式讓學生對教學檔案內容進行反饋及評價，規范教師的教學行為，促進教師創新教學方式，提高教學質量及教學水平，防止出現隨意填寫教學檔案的現象。

（二）完善及優化信息基礎設施建設。針對高校內進行教學檔案數字化管理相關的基礎設施進行完善及優化，主要針對檔案管理室的計算機、路由器、服務器、存儲器、交換機、復印機、打印機、掃描儀、數據庫管理系統、信息安全管理系統、操作平臺等基礎設施進行全面的檢查后，將一些已經無法使用的基礎設施進行更新，針對軟件及硬件設施較為落后的基礎設施進行優化及升級。只有不斷將教學檔案的數字化管理基礎設施進行完善及優化，才能保障教學檔案數字化管理水平的提高，高校教學檔案的相關工作人員還應根據計算機的優化及更新進行相關使用方式、技術及操作技術等技能的學習及強化，從根本上提高教學檔案數字化管理的水平。

（三）建立及完善教學檔案數據庫。在高校內部網站將學校的教學管理通知內容、下發文件的內容及教學管理相關規章制度等信息進行發布，全校的師生及管理人員能通過網站對學校相關事宜及管理方面的內容進行了解及知曉，提高了教學管理的效率。針對教學管理系統開設網絡交流平臺，增加教師與學生之間的交流及互動的機會，賦予學生一定的知情權，讓學生針對學校管理過程中存在的一些漏洞、不足之處及不完善的地方提出意見，并由學生進行監督是否按時完成，促進教學管理的個性化及透明化。建立相應的教學檔案數據庫，在進行教學檔案的查閱過程中能根據相關的專業、課程、計劃、實習及總結等內容查詢相關的教學檔案信息，實現教學檔案統計、鑒定、查閱及編研的完整化及系統化。

三、結語

綜上，針對教學檔案進行數字化管理過程中存在著較多的問題，這些問題的出現嚴重制約及阻礙著教學檔案數字化管理的發展及進步，因此在實際的高校檔案數字化管理過程中，應實施針對性的對策將存在的問題進行解決。針對高校教學檔案實施數字化管理主要是健全高校的教學檔案管理制度、對教學檔案的鑒定方式進行創新、完善及優化信息基礎設施、建立及完善教學檔案的數據庫，提高高校教學檔案數字化管理的質量及水平，促進數字化管理的可持續發展。

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