也談公文中標點符號的使用

文/安徽師范大學文學院 曹政

也談公文中標點符號的使用

文/安徽師范大學文學院 曹政

在法定公文中，標點雖然看似很小，地位卻舉足輕重。本文將從整體角度講述公文中標點符號的正確使用以及在公文標題、主送機關、正文、結束語中標點符號使用的注意事項。

公文；標點符號；黨政機關公文處理工作條例

公文是具有特定效力和規范體式的文書。為體現公文的嚴肅性、權威性，公文的擬制必須嚴謹、精確，標點符號的使用也必須科學、規范。如果在公文中亂用、錯用標點，不僅會影響到公文的權威性和質量，造成歧義和誤解，導致閱讀理解困難，還會給工作帶來不可預計的損失。可以說，標點雖小，卻關系到經國大事，絕不能掉以輕心。

一、公文標題中的標點如何使用

公文標題處于全篇顯著而醒目的位置，表現公文的核心意旨，是公文的眼睛和靈魂。公文標題能不能用標點符號一直飽受爭議。2000年國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》中規定：公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。但2012年施行的《黨政機關公文處理工作條例》沒有提及這一方面。筆者認為，在實際的公文處理工作中，確實存在必須使用除書名號外其他標點符號的特殊情況，如頓號、引號、括號等。

（一）什么時候使用書名號。根據《國家行政機關公文處理辦法》，公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。但標題中出現書名、篇名、報刊名時也應用書名號。例如《關于認真做好2016年度<當代陜西>等黨刊征訂發行工作的通知》，其中《當代陜西》是刊物名稱，用了書名號可以使語句之間的關系更清晰，避免歧義。再如《國務院辦公廳印發<關于全面推進政務公開工作的意見>實施細則的通知》（國辦函〔2016〕90），雖然意見不是法規規章，但將《關于全面推進政務公開工作的意見》的書名號去掉，容易造成理解閱讀的困難。還有一些情況，如《安徽省人民政府關于印發<安徽省鹽業體質改革實施方案>的通知》，實施方案雖不是法規規章，但根據《標點符號用法》，此處使用書名號是不錯的。為了盡量不與《國家行政機關公文處理辦法》沖突，也可以和國務院采取一樣的辦法，在不產生歧義的前提下去掉書名號如《國務院辦公廳關于印發2017年食品安全重點工作安排的通知》（國辦發〔2017〕28號）。

（二）什么時候使用頓號。公文標題有表示句子內部并列詞語之間的停頓時，應用頓號。例如《國務院辦公廳關于加快推進“五證合一、一照一碼”登記制度改革的通知》（國辦發〔2016〕53號），其中的“五證合一、一照一碼”是并列詞組，故用頓號，刪掉頓號恐造成歧義。再如《安徽省人民政府關于表揚安徽省創新型企業、創新型園區和合蕪蚌自主創新綜合試驗區創新人才及創新人才工作單位的通報》（皖政秘〔2013〕105號），其中創新型企業、創新型園區和合蕪蚌自主創新綜合試驗區是并列的，沒有隸屬關系，應用頓號。

（三）什么時候使用引號。公文標題中出現縮略語或具有特定含義用語時，必須用引號。例如：《安徽省人民政府辦公廳關于印發安徽省“十三五”金融業發展規劃的通知》（皖政辦〔2017〕2號），其中“十三五”是“國民經濟和社會發展第十三個五年規劃綱要”的簡稱。如果在標題中使用全稱，標題會顯得冗長繁瑣。再如《國務院辦公廳關于印發“菜籃子”市長負責制考核辦法的通知》（國辦發〔2017〕1號），其中“菜籃子”指的是1988年提出的“菜籃子工程”是為了緩解我國副食品供應偏緊的矛盾。在這里“菜籃子”就是具有特定含義的詞語。

（四）什么時候使用括號。公文標題中有需要注釋或說明時，應用括號。例如：《國務院關于發布政府核準的投資項目目錄（2016年本）的通知》（國發〔2016〕72號），其中“2016年本”是對政府核準的投資項目目錄的解釋說明，強調是2016年本而不是2015年本，為避免造成語義模糊，所指不明的情況，需要使用括號加以說明。再如《國家信訪局關于印發<信訪事項網上辦理工作規程（試行）的通知>》（國信發〔2015〕29號），“試行”是對《信訪事項網上辦理工作規程》的限定說明，旨在表明此工作規程的成熟度，表明此規程尚有進一步完善補充的地方。

公文標題中，除上述幾類常用的標點符號外，還有一些如連接號、間隔號等不常用的標點符號。公文處理人員要科學恰當使用，不能隨意省略。

二、多個主送機關用逗號還是頓號

公文的主送機關往往涉及多個機關和單位，在《黨政機關公文處理工作條例》中只規定了最后一個主送機關名稱后面標全角冒號。而對于各個主送機關之間是否使用標點符號，使用什么標點符號則沒有明確規定。根據《標點符號用法》，逗號一般用于句子之間的一般性停頓，頓號一般用于句子內部并列詞語或詞組之間的停頓。因此，各個主送機關之間是使用逗號還是頓號，應注意的是主送機關是否為同一個層級，是否在同一個系統，看各個主送機關之間的歸屬。對于是同級別、同系統的主送機關之間用頓號表示停頓，對于不同層級、不同系統的主送機關之間則用逗號。

例.各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構:

其中，各省、自治區、直轄市人民政府與國務院各部委、各直屬機構之間不存在隸屬或上下級關系，不在同一個系統中，因此兩者之間使用逗號隔開。而省、自治區、直轄市人民政府都是相同的行政級別，處于同一級別同一系統，因此用頓號表示停頓。

同理，抄送機關也是如此。對于是同級別、同系統的抄送機關之間用頓號表示停頓，對于不同層級、不同系統的抄送機關之間則用逗號，最后一個抄送機關名稱后面標句號。

三、正文中標點符號的使用應注意什么

（一）結構層次序號中標點符號的使用。在篇幅較長的公文中，一般會把復雜的內容分成幾部分來表述，也就是使用段落小標題的方式將正文分成不同的段落層次。《黨政機關公文處理工作條例》規定，段落結構層次應用“一”“（一）”“1”“（1）”標注。那么在劃分段落層次的序次語后是否使用標點符號，如何使用標點符號？根據《標點符號用法》，筆者認為，一級標題序號為“一”，漢字數字后面加頓號。二級標題序號為（一），由于括號本身就是標點符號，因此后面不加任何標點。三級標題序號為1，阿拉伯數字后面用齊線圓點。四級標題序號為（1），后面也不加任何標點符號。

（二）特殊標點符號的使用。公文中特殊標點符號主要有連接號和間隔號。其中連接號的形式有短橫線、一字線和波浪線。在標示圖表編號（參見表2-8）、產品的名稱和型號（C A-110照相機）以及連接號碼（0470-22222）時應用短橫線。在標示時間、地域的起止時一般用一字線（合肥—上海），標示數值范圍的起止一般用波浪線（5～6g）。但在漢字數字連接時應用“至”，如五至六人。間隔號的作用是避免歧義。一般只在一、十一和十二后使用。如一二·九運動，如果去掉間隔號，則變成一二九運動。可以理解為此事件在一月二十九日發生，也可以理解為是在十二月九日發生。

四、公文結束語要不要使用標點符號

在公文最后一段一般會有“特此通知”“特此通報”“特此請示，請批復”等結束語。作為公文結束語，是否使用標點符號一直沒有明確的結論。筆者認為，公文結束語應當使用標點符號。使用什么標點符號最關鍵在于結束語是短語還是完整的句子。句子是由詞或詞組構成，能表達一個完整的意思。那么“特此通知”“特此公告”等究竟是短語還是句子？筆者認為公文結束語是正文的組成部分，承接上文，是全文的結束句，可以表達一個完整的意思，自然是句子。既然是句子，自然應該加上標點符號。

那么公文結束語應該使用哪些標點符號呢？筆者認為，就公文的權威性和嚴肅性來說，問號和感嘆號可以排除。問號一般用于疑問句、設問句或反問句結尾，公文的結尾不可能提出問題。而感嘆號具有明顯的個人感情色彩，嚴重影響公文的權威性。因此，公文結束語應根據實際需要，分別標注逗號或句號。如“特此通知”“特此請示，請批復?！?/p>

[1]計富祥.基層公文擬制中標點符號使用當規范[J].秘書之友,2014(9).

[2]張松祥.公文標題、正文結構層次句、煞尾句及抄送機關中標點使用規范化探微[J].秘書之友,2012(2).

[3]王付彪.淺談公文標題中標點符號的使用[J].秘書工作,2006(3).

[4]韓雪松.談行政機關公文標題中標點符號的正確使用[J].應用寫作,2007(11).