如何強化醫(yī)院新時期的檔案文化建設(shè)

文/云浮市人民醫(yī)院 林雨雨

如何強化醫(yī)院新時期的檔案文化建設(shè)

文/云浮市人民醫(yī)院 林雨雨

醫(yī)院文化建設(shè)內(nèi)涵豐富，其中尤以檔案文化為核心，搞好檔案文化建設(shè)不僅對樹立醫(yī)院文化品牌有重要意義，更使醫(yī)院管理工作如虎添翼，對增強醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益有直接作用。

檔案文化；醫(yī)院管理

醫(yī)院在高速發(fā)展，作為醫(yī)院管理工作重要一部分的“醫(yī)院檔案管理”，也必須緊跟醫(yī)院的發(fā)展步伐，才能更好地服務(wù)員工成長成才，助力醫(yī)院科學發(fā)展，并醫(yī)惠廣大百姓。因此，“如何強化醫(yī)院新時期的檔案文化建設(shè)”是云浮市人民醫(yī)院晉升為“三甲”醫(yī)院后的又一重點工作之一。

一、醫(yī)院檔案工作面臨新難題

云浮市人民醫(yī)院地處“廣東大西關(guān)”， 其晉升為“三甲”醫(yī)院以后，硬件設(shè)施、現(xiàn)場管理水平等都略有提高。但與珠三角地區(qū)的醫(yī)院相比較，檔案管理工作升級提高還面臨著許多新的難題，主要集中如下五個方面：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重檔意識有待加強。云浮市人民醫(yī)院地處粵西北地區(qū)，雖然臨近“珠三角”，但由于長期以來受舊管理體制的影響，醫(yī)院部分領(lǐng)導(dǎo)重“檔”意識固化，“檔案管理工作列入醫(yī)院發(fā)展議事日程”的具體舉措可操作性不強，檔案管理的專職人員配置不足、檔案管理人員的技能培訓欠缺實效性、檔案設(shè)施更新投入偏少、檔案知識宣傳滯后等各種難題仍然存在。

（二）部分員工的檔案意識淡薄。醫(yī)院現(xiàn)有員工1000多名，其中90%的員工是直接參與醫(yī)療服務(wù)、臨床醫(yī)術(shù)攻關(guān)的，平時極少參與檔案知識等相關(guān)的培訓教育，普遍存在檔案意識淡薄的現(xiàn)象。醫(yī)院許多價值珍貴的檔案資料是在醫(yī)療服務(wù)、臨床醫(yī)術(shù)攻關(guān)過程中產(chǎn)生積累。但由于許多員工的日常業(yè)務(wù)繁忙，醫(yī)療服務(wù)、臨床醫(yī)術(shù)攻關(guān)等相關(guān)資料的收集、整理也很容易被忽視。

（三）檔案信息化工作滯后。近年來，云浮市人民醫(yī)院的信息化工作也實現(xiàn)了“質(zhì)”的飛躍。目前，醫(yī)院的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)已全方位地覆蓋醫(yī)院各部門，實現(xiàn)了臨床科室與輔診科室、行政科室、后勤保障部門間的信息資源共享。但以紙質(zhì)化為主要載體的檔案資源尚未完全轉(zhuǎn)為數(shù)字信息，檔案信息終端共享工作明顯滯后。

（四）檔案文化宣傳力度不足。云浮市人民醫(yī)院建有“一欄一刊一網(wǎng)”（即宣傳欄、《云醫(yī)通訊》和“云浮人民醫(yī)院”區(qū)域網(wǎng)）的宣傳陣地。醫(yī)院搬遷至羅沙新址后，功能分區(qū)明確、布局合理的醫(yī)院內(nèi)部，“醫(yī)院街”的特色彰顯，為醫(yī)院的宣傳工作開辟了新的領(lǐng)域。但是，由于長期以來受各種管理舊體制的影響，醫(yī)院檔案文化的宣傳一直是少之又少，這也直接導(dǎo)致醫(yī)院員工對醫(yī)院檔案工作的無意忽視。

（五）檔案信息開發(fā)利用率偏低。由于檔案信息資源的開發(fā)利用工作相對滯后，檔案信息查詢方面，以提供紙質(zhì)材料為主，查詢效率底；檔案成果展示方面，由于宣傳力度不足，只在院慶或上級領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場檢查檔案管理工作時才“露露臉”；編研方面，也僅停留在醫(yī)院《大事記》《組織沿革》《先進名錄》等低層次的編寫階段。

二、強化醫(yī)院檔案文化建設(shè)的對策

云浮市人民醫(yī)院順利晉升為“三甲”醫(yī)院后的今天，恰逢云浮積極參與實施“珠江─西江經(jīng)濟帶發(fā)展規(guī)劃”，并全力推動“云浮城市總體規(guī)劃（2012-2020）”的發(fā)展東風。這也是云浮市人民醫(yī)院強化醫(yī)院檔案文化建設(shè)的難得機遇。針對當前工作中所面臨的新難題，筆者認為，強化醫(yī)院檔案文化建設(shè)必須把握以下七個方面的工作：

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，科學規(guī)劃。醫(yī)院檔案文化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需全員參與。同時，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度直接決定著建設(shè)工作的成效。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)一思想，更新觀念，積極參與，將醫(yī)院檔案管理工作納入醫(yī)院的科學發(fā)展規(guī)劃之中，以全新的思維有效地引導(dǎo)全院員工共同參與醫(yī)院的檔案文化建設(shè)。

（二）細化分工，明確責任。醫(yī)院檔案資源的產(chǎn)生是“線長點多”，僅依靠檔案專職管理人員無法支撐起這個龐大的管理體系，必須全員參與，細化分工，一級一級地明確醫(yī)院檔案資料的收集、整理、立檔、歸檔、信息開發(fā)利用等各相關(guān)責任。

（三）加強宣傳，營造氛圍。強化檔案知識的宣傳，是營造檔案文化氛圍的重要舉措。要嚴抓 “一欄一刊一網(wǎng)”的陣地建設(shè)，并充分發(fā)揮其宣傳優(yōu)勢，唱響檔案文化主旋律。利用宣傳櫥窗，宣傳檔案知識，傳播檔案文化；在《云醫(yī)通訊》中開設(shè)“檔案文化園地”，傳遞檔案管理信息，引導(dǎo)基層員工關(guān)心、利用和愛護檔案。在院內(nèi)網(wǎng)設(shè)置“醫(yī)院檔案管理信息查詢”模塊，方便醫(yī)院基層員工了解和查詢醫(yī)院的相關(guān)檔案信息。同時要以“檔案日”“護士節(jié)”或“云浮人民醫(yī)院院慶”等為載體，巧搭舞臺，加大檔案知識的宣傳。如：開展“云醫(yī)檔案知識競賽”，或通過舉辦“云浮人民醫(yī)院醫(yī)療成果展”等方式，將檔案文化“潤物細無聲”地滲透到醫(yī)院的各個區(qū)域，深入人心。

（四）全員參與，科技增速。強化醫(yī)院檔案文化建設(shè)，全員參與是關(guān)鍵。在推動醫(yī)院檔案資源信息化共享方面，要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，積極推廣醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化管理。如：借助“云浮市人民醫(yī)院”區(qū)域網(wǎng)平臺，有效引導(dǎo)醫(yī)院專（兼）職檔案人員在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進行檔案管理業(yè)務(wù)操作，全面助推醫(yī)院各類檔案信息的收集、鑒定、保管、檢索、利用的“數(shù)字化”。開設(shè)“云浮市人民醫(yī)院微信平臺”，讓全院員工隨時隨地都可獲取或查閱醫(yī)院檔案活動的相關(guān)信息；通過舉辦網(wǎng)上“醫(yī)療科研成果展”“先進人物風采”等方式，將檔案資源信息成果“圖、文、聲、色”化。

（五）強化培訓，重抓骨干。提升醫(yī)院各級檔案管理人員的技能水平是強化醫(yī)院檔案文化建設(shè)的基礎(chǔ)。每年應(yīng)定期開展檔案管理人員的技能提升培訓，通過“請進來、送出去”等多種方式，持續(xù)不斷地提升強化檔案管理人員的技能。如：每年定期舉行全院專（兼）職檔案管理人員座談會，共同分享檔案管理成果，分析探討工作中的難點、熱點；邀請市檔案局、市衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場輔導(dǎo)。積極創(chuàng)造條件帶領(lǐng)醫(yī)院檔案管理人員到云浮區(qū)域及周邊的大醫(yī)院（大企業(yè)）進行參觀學習、互動交流，擴展視野。

（六）提升管理，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。云浮市人民醫(yī)院的檔案查詢服務(wù)基本上面對全院員工，對醫(yī)院內(nèi)部而言，也屬醫(yī)院員工心目的一個“服務(wù)窗口”。醫(yī)院搬遷至羅沙新址后，檔案管理的庫房、閱覽室的環(huán)境有明顯提質(zhì)升級，但管理工作絲毫不得有半點松懈，檔案管理專職人員的服務(wù)質(zhì)量必須不斷提升，要定期更新檔案檢索條目，熱情輔導(dǎo)各種查閱方式，盡最大努力減少信息檢索時間，讓每一位到醫(yī)院檔案室查閱檔案的人員都享受到“帶著困難來，領(lǐng)著收獲歸”的舒適感。

[1]宜秋妘.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存問題及對策研究[J].才智,2016(29).

[2]蘇雨蘭.關(guān)于醫(yī)院檔案實行計算機管理的探討[J].企業(yè)改革與管理,2016(19).