以源頭為綱的高校檔案齊全完整研究與實踐

文/大連海洋大學檔案館 朱曉紅 王君

以源頭為綱的高校檔案齊全完整研究與實踐

文/大連海洋大學檔案館 朱曉紅 王君

在我們日常工作中有時會碰到查閱利用檔案時，由于歷史原因造成檔案的不完整，給利用者帶來不必要的麻煩和不便。檔案作為可靠、完整、真實、證據信息的提供者，要想得到充分信任，就必須保證在歸檔時的齊全完整。

高校；檔案；完整；研究

檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的真實信息，是社會生活中真實可靠的原始記錄，這是檔案之所以重要、之所以被人們重視并保存的根本原因。真實完整的檔案，為利用者提供便捷服務；相反，則給利用者帶來麻煩和不便。檔案的齊全完整，在檔案管理、利用過程中起到了至關重要的作用。如何使高校的檔案齊全完整，在檔案形成最初，即“源頭”是關鍵點，所謂“源頭”是所屬單位文件的形成部門，也是上級文件的接收部門。以“源頭”為輻射點，進行各類文件的歸檔是檔案齊全真實完整的工作重點。

2016年11月，在中國人民大學召開的第七屆中國電子文件管理論壇會上，國家檔案局副局長在講話中指出，電子文件的真實性、完整性、可用性與安全性有待進一步提高。其中的完整性就是指檔案的真實完整。在日常的工作中，一份完整真實的檔案所起到的作用是不言而喻的；相反，一份不完整的檔案，不僅失去了其價值作用，又占用庫房空間，更是浪費了人力、財力、物力。作為檔案人員，不論是專職還是兼職的，都應對檔案齊全真實完整要有高度的認識和定位，也就是說要了解檔案為哪些人和部門服務，服務的目的是什么。明確了服務對象和目的之后，就可以進行檔案的歸檔工作。使動態的檔案收集工作變成常態的檔案管理工作。

一、高校檔案齊全完整的重要性

（一） 檔案是否齊全完整是高校管理的基礎表現。檔案是否完整是高校管理水平高低的基礎表現之一，從基礎看全面，以點帶面。從學校各項重大活動，如學校的教學評估、更名大學、校慶等重大活動都來離不開檔案，通過利用齊全完整的檔案，看學校管理基本水平。真實完整的檔案，讓后人了解學校的歷史發展狀況，傳承優良校風和學風，讓優良的辦學理念一代一代傳承下去。

（二）檔案齊全完整是今后學校檔案“大數據”管理的基礎。高校檔案進行“大數據”管理是未來趨勢。在我國南方高校檔案工作已全面進入了“大數據”的管理，相對北方高校檔案大數據的管理相對滯后。檔案齊全完整是進行“大數據”檔案管理的基礎，完整真實的檔案提供完整的利用，高效的利用建立在“大數據”檔案管理，基礎是關鍵，是根本，沒有真實完整齊全的檔案，就無從談及“大數據”的檔案管理，它們是相輔相成的，相互作用的。

（三）檔案齊全完整是學校培養人才的助推劑。學校更名大學，本科教學及學科專業評估提升了學校的知名度，同時也為學校培養人才建立了良好平臺。完整真實的檔案材料，為各項重大活動順利完成起到了推進作用，使學校上升到一個新層次、新高度，間接地為培養學校人才起到作用。所以，檔案齊全完整是學校培養人才的助推劑，賦予了檔案強大的“生命力和活力”，延續了檔案存在的價值作用。

（四）檔案齊全完整是學校建設發展的“大資產”。一份完整真實的檔案，在學校建設發展過程中往往起到了事半功倍不容忽視的作用。學校在建校初期的教職工花名冊，最早建筑物從申請到批復文件，首個專業從申報材料到課程安排、授課教師、批復文件，首屆畢業生畢業證發放的存根，早期學校建筑物的黑白照片以及相應的照片說明等，一份份真實完整的檔案蘊藏著“大 ”能量，它是高校建設發展過程中的“大資產”。

二、收集文件材料中存在的問題

（一）無上報材料。針對部、省、市三級文件，在進行文件歸檔過程中，個別職能部門只是把部、省、市下發的紅頭文件存檔，上報材料未附在紅頭文件的后面，造成“有頭無尾”，為日后的查找利用留下隱患。

（二）存檔附件不全。部、省、市及本校的紅頭文件在歸檔過程中，有個別文件附件缺失，比如，一份完整的文件應由正文及附件組成。在實際歸檔過程中，附件往往被忽視，有時應有附件一和附件二構成完整的文件，結果只存附件一，附件二沒有存檔，造成存檔的文件不完整。

（三）存檔的上報材料或表格，公章或日期不全。在形成檔案之前的文件材料，是日后形成檔案的關鍵，在實踐工作中，有個別文件、合同、協議等文本，沒有標注或者沒有加蓋學校公章，沒有學校相關領導和責任人的簽字等，在日后利用過程中沒有法律依據，失去存檔意義。

（四）個別重要的文件散失在各部門，未及時歸檔。在存檔過程中，有一些重要上級批復或上級下達針對本校的文件，具體執行的職能部門領導，圖一時工作方便等，私自留存，造成文件存檔缺失。

（五）新入職的兼職檔案員對本部門應歸檔范圍不清楚，造成存檔材料不全。個別新入職兼職檔案員對自己工作的角色進入太慢，沒有深入了解本部門的具體工作范圍，哪些該存檔，哪些不該存檔，使檔案材料未及時歸檔，造成一些文件材料處在“失控”的狀態下。

造成上述問題的原因是多方面的：一是各職能部門的兼職檔案員對應存檔的文件來龍去脈不清楚；二是有些部門領導對應該存檔的文件材料沒有引起足夠的重視，存檔的意識不強；三是一些兼職檔案員忙于本部門的工作，無暇顧及本部門的檔案存檔工作，造成文件材料不能及時歸檔。

三、措施得當保證檔案歸檔的齊全完整

（一）把住“源頭”，健全制度。正如希臘詩人海西奧德說的“萬事開頭難”。檔案在形成之初，把住“源頭”是關鍵。防止文件材料處在“失控”狀態下，保證文件的真實完整，杜絕文件材料在歸檔之前的缺失。首先要制定完善的崗位責任制，建立健全的校領導、教學單位、職能部門，專（兼）職檔案員的崗位責任制，責任到人，并落到實處，按規定和要求去操作，確保檔案的齊全完整；其次，在日常的工作中，落實責任完善體系，使人人都有崗位責任制，并定期公布考核評估結果。

（二）積極開展宣傳工作。學校檔案管理部門的專職檔案員不僅要管理好檔案，更要宣傳好檔案，當好“宣講員”，積極利用各種方式做好檔案的宣傳工作：1.利用校園網宣傳；2.利用畫廊、展覽宣傳；3.利用查檔人利用檔案的機會，對其進行檔案宣傳；4.充分利用校內的Q Q群、微信群、微博等，對收集齊全完整的檔案在提供利用時所產生的作用進行宣傳。

（三）積極開展檔案培訓工作。一支質量、結構、技能優秀的專（兼）職檔案隊伍，是提高檔案管理工作的基礎，也是提高文件材料齊全完整的前提條件。目前，學校檔案專業的專（兼）職檔案員少之又少，具有檔案專業知識和業務知識的人員良莠不齊，這些狀況已成為制約學校檔案事業發展的“瓶頸”。因此，抓好檔案培訓工作是當務之急，應加強對兼職檔案員進行多渠道的專業培訓。一是通過舉辦培訓來規范專（兼）職檔案員的業務水平；二是“有求必應的指導”，無論是電話、網絡咨詢還是現場指導，專職檔案員都第一時間提供細致周到的解答。從具體的檔案整理到每一卷的梳理定卷，專職檔案員都以嚴謹、負責、專業的精神提供幫助。

（四）把住“源頭”，保證歸檔文件的齊全完整。檔案的主要來源是學校的文書部門，部、省、市文件及本校形成的文件，大部分是通過校辦文書進行簽收、登記、核發、傳閱到辦理完畢，到次年5月進行文件的歸檔工作。在其進行辦理過程中，文書人員是文件最初的把關者，也是文件完整歸檔的關鍵點。文件部門在文件上報或下發前，以學校的公章為準，蓋印必存檔，這樣就把住文件的“源頭”，使學校重要的文件得以完整保存。

（五）積極開展競爭機制。競爭出效率、出成果，這是不爭的事實。打破傳統檔案工作中“干多干少，干好干壞一個樣”，逐步建立起常態化的激勵機制。首先定期召開全校檔案工作大會并根據考核評估結果對先進工作者進行表彰，以此鼓勵專（兼）檔案工作者踏實工作，對后進也具有一定引導作用。二是組織開展檔案知識競賽，把在實踐工作常見的問題及難點，用生動活潑的語言文字，通過貼近實際工作的網上答卷和試卷答卷，讓兼職檔案員深入了解文件及其上報材料齊全完整在實際工作中起到的作用和利用效果。

“乾元者，始而亨者也”。意思是很好的開始造就好的結果。檔案就是原始的、完整的、齊全的、規范的，離開了這些規則，檔案就失去了意義，變成無用的廢紙。所以，嚴把“源頭”關，讓檔案從開始形成的時候，就開始收集，直到有結果為止，即有始有終，好開頭好結果。作為“蘭臺人”，要有充分的思想準備，用“洪荒之力”多方向、多角度來收集檔案，讓檔案發揮作用，發出光彩。一份完整的檔案隨著時間的延長，其生命也在不斷增長，為子孫后代留下寶貴的精神財富，是我們“蘭臺”人義不容辭的責任和義務。

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