淺析秘書人員所必備的綜合素質(zhì)

文/欽州市開發(fā)投資集團(tuán)有限公司 覃舒

淺析秘書人員所必備的綜合素質(zhì)

文/欽州市開發(fā)投資集團(tuán)有限公司 覃舒

秘書是各機(jī)構(gòu)中樞系統(tǒng)中負(fù)責(zé)承上啟下、協(xié)調(diào)左右，為決策層起參謀、助手作用的關(guān)鍵人物，秘書的綜合素質(zhì)決定了其工作的成效。

秘書人員；綜合素質(zhì)

何謂秘書？政黨內(nèi)之要職、商業(yè)機(jī)構(gòu)內(nèi)的文職人員、香港決策局的最高級公務(wù)員職位、美國聯(lián)邦政府的部長英文名稱亦為（總統(tǒng)的）部會秘書，如國務(wù)卿為Secretary of State、陸軍部長為Secretary of Army，平時稱為部長先生M r.Secretary。由此可見秘書人員及其地位和角色的十分復(fù)雜性，在現(xiàn)實秘書工作中，對秘書這一職業(yè)的綜合素質(zhì)提出了相當(dāng)高的要求，知識、能力、個性心理和氣質(zhì)性格方面是秘書人員綜合素質(zhì)要求的重要標(biāo)準(zhǔn)，與秘書工作的質(zhì)量與效率密不可分。

一、知識

秘書人員所具備的知識應(yīng)多元化且不斷更新，這樣才能更好地發(fā)揮參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用。秘書的知識結(jié)構(gòu)主要包括基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識和相關(guān)輔助知識三類。

（一）秘書的基礎(chǔ)知識是衡量一個人能否成為合格秘書人員的基本條件。基礎(chǔ)知識越扎實、豐富，秘書人員的潛力發(fā)揮就越大。秘書人員的基礎(chǔ)知識主要包括自然科學(xué)知識、社會科學(xué)知識兩方面。

自然科學(xué)基礎(chǔ)知識。自然科學(xué)基礎(chǔ)知識指數(shù)學(xué)、生物、天文和地理知識等等。這些常識秘書人員都應(yīng)掌握。據(jù)有關(guān)研究表明，數(shù)學(xué)學(xué)得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實踐當(dāng)中，人們也開始認(rèn)識到數(shù)學(xué)方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運籌學(xué)方法，經(jīng)濟(jì)分析中的抽象方法和定量化方法等等。同數(shù)學(xué)一樣，其它自然科學(xué)如生物、天文和地理等，秘書也都不能忽視。如秘書在為領(lǐng)導(dǎo)安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

社會科學(xué)基礎(chǔ)知識。社會科學(xué)知識如歷史、政治、社會發(fā)展史、哲學(xué)理論、法律常識、心理學(xué)等等，秘書人員都要對此有基本了解。不但要了解自己學(xué)科的發(fā)展歷程，也要懂得中外文明演進(jìn)的歷程，有利于我們借鑒歷史經(jīng)驗立足于科學(xué)決策的基礎(chǔ)之上。秘書人員對祖國的社會發(fā)展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發(fā)展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應(yīng)有大體的認(rèn)識，才能在工作上維護(hù)祖國的利益，發(fā)揚民族傳統(tǒng)，繼承正確的思想。哲學(xué)理論對企業(yè)秘書來說也是必須具備的。哲學(xué)理論直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。秘書作為樞紐人員，法律知識是必備的基礎(chǔ)知識，做到知法、懂法、守法、護(hù)法，才能成為名副其實的“參謀助手”。

（二）秘書人員的專業(yè)知識可分為兩大部分。第一部分是秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識。第二部分是秘書所在行業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識。

秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識是秘書知識體系中的核心部分，是秘書人員與其他專業(yè)人員區(qū)別的基本標(biāo)志，包括秘書業(yè)務(wù)理論知識和工作方法技能，如文書撰寫、制作、處理和檔案管理；調(diào)查研究、信息收集；會務(wù)安排、會場布置及服務(wù)；日常事務(wù)管理；協(xié)調(diào)管理等。行業(yè)專業(yè)知識是秘書人員所服務(wù)的行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識，比如在政府機(jī)關(guān)工作的秘書人員就需要具備行政管理等方面的知識，在工廠工作的秘書人員理應(yīng)通曉產(chǎn)品設(shè)計、質(zhì)量管理，產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售概況，人事變動情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識等方面的基本知識。以及其他處于教育、文化、軍事、醫(yī)療、外事等不同行業(yè)的秘書人員，也應(yīng)分別具有各自行業(yè)的專業(yè)知識。

（三）相關(guān)輔助知識。多樣的輔助知識既不像基礎(chǔ)知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業(yè)知識那樣起“標(biāo)志”作用。但它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴(kuò)大思路、提高工作效率。主要包括：管理學(xué)知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。公共關(guān)系學(xué)知識。秘書工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。心理學(xué)知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書與公眾之間的交往實現(xiàn)的。過程定會表現(xiàn)出心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識，不僅有助于秘書人員科學(xué)地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規(guī)律，并用這些規(guī)律來指導(dǎo)秘書與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識。中國共產(chǎn)黨的基本路線明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動著我國各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識的秘書也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。熟悉電腦操作和辦公自動化設(shè)備的使用，新世紀(jì)的秘書人員要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼、順風(fēng)耳”的作用，首先應(yīng)快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務(wù)向辦公自動化、辦公信息化發(fā)展。一些企事業(yè)、政府部門辦公室陸續(xù)使用計算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話機(jī)及光學(xué)符號閱讀器、縮微機(jī)、錄相機(jī)等等，這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變了秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高了辦公效益和管理水平。

二、能力

秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。

（一）秘書人員進(jìn)行基礎(chǔ)職業(yè)活動所必需的基本能力。具體包括如下幾方面的內(nèi)容：

1.觀察能力。秘書工作每天都會面對大量需要解決的實際問題，分析、研究、解決這些問題，是現(xiàn)代秘書工作的重要內(nèi)容,這正是所謂“研究新情況，發(fā)現(xiàn)新問題”。而分析、研究、解決問題，就需要避免主觀臆斷，需要對問題有正確的判斷和全面的把握，就需要發(fā)現(xiàn)事物現(xiàn)象和本質(zhì)之間的聯(lián)系，以便于更好地解決問題。而這一切首先必須從觀察開始。良好的觀察能力是不斷培養(yǎng)和鍛煉的結(jié)果。

2.記憶能力。良好的記憶能力是現(xiàn)代秘書的基本能力之一。信息管理職能的實現(xiàn)需要秘書有良好的記憶力。秘書部門是機(jī)構(gòu)的信息樞紐站、集散地，信息的收集、貯存、加工、輸出、反饋等處理過程，需要秘書具有良好的記憶能力，以確保信息的保真度和傳遞的有效性。

3.分析判斷能力。分析判斷能力是指人對事物進(jìn)行剖析、分辨和研究的能力。具備良好的分析判斷能力，既是秘書工作的要求，也是領(lǐng)導(dǎo)對秘書人員的要求。分析判斷能力較強(qiáng)的人，往往學(xué)術(shù)有專攻，技能有專長，在自己擅長的領(lǐng)域里有著獨到的見解和成就。秘書人員要具有較強(qiáng)的分析判斷能力，必須有強(qiáng)烈的求知欲，養(yǎng)成勤思的習(xí)慣，在實踐中不斷培養(yǎng)和鍛煉。

4.想象能力。秘書工作并不是刻板的、一成不變的，而是富有挑戰(zhàn)性和創(chuàng)造性的。不管是對信息加工處理，還是給上司出謀劃策等，都需要創(chuàng)造性思維，離開了想象力，創(chuàng)新就失去了基礎(chǔ)。愛因斯坦有句名言：“想象力比知識更重要，因為知識是有限的，而想象概括著世界上的一切，推進(jìn)著社會的進(jìn)步，并且是知識進(jìn)化的源泉。”可以說，沒有想象力就沒有創(chuàng)造。

5.應(yīng)變能力。所謂應(yīng)變能力，就是當(dāng)環(huán)境、條件、對手等發(fā)生變化時，能夠及時采取措施加以應(yīng)對的能力。應(yīng)變能力是種急智，是對秘書人員才智的全面檢驗，需要廣博的知識、出色的智慧、敏捷的頭腦和豐富的經(jīng)驗。培養(yǎng)應(yīng)變能力，要養(yǎng)成事先策劃、周密計劃的習(xí)慣，要勇于實踐不怕跌倒，要善于總結(jié)、舉一反三、積累經(jīng)驗。

（二）職業(yè)能力，即秘書人員的職能技能。主要包括如下幾個方面：

1.理解能力。準(zhǔn)確領(lǐng)會上司意圖，要理解方針政策，要理解法律法規(guī)，要理解口頭的和書面的信息，要理解人與人的關(guān)系等等。缺乏正確的理解能力，乃至曲解、誤解，就會造成溝通、交流等一切工作的障礙，就會給秘書工作帶來極大的被動，甚至?xí)o秘書所服務(wù)的機(jī)構(gòu)工作造成不可估量的損失。

2.速記能力。速記是一種快速記錄口語的技術(shù)方式，用簡單的符號、代碼和縮寫規(guī)則把交際和思維中的口語置換成視覺形式。為了對領(lǐng)導(dǎo)的指示與口述、會議內(nèi)容等作出迅速、準(zhǔn)確的記錄，秘書人員要學(xué)一點速記。

3.表達(dá)能力。表達(dá)能力是秘書的傳統(tǒng)能力，也是秘書的看家本領(lǐng)。秘書的表達(dá)能力主要是指語言文字的表達(dá)能力，包括口頭和書面語言文字的表達(dá)。秘書要處理人際關(guān)系，要傳達(dá)上司意圖和指示，要說服、演講、論辯，要溝通協(xié)調(diào)等等，都需要良好的口頭表達(dá)能力。一個稱職的現(xiàn)代秘書要做到準(zhǔn)確、簡練、流暢、生動地使用口語進(jìn)行交際，成為一個具有良好口才的人。

同時，秘書在處理各類文書，起草撰寫公文等也需要有良好的書面表達(dá)能力。可以說，現(xiàn)代秘書每天都要與文字打交道，文字工作是秘書的一個基本工作。現(xiàn)代秘書必須要具有扎實的文字功底，要能夠自如地駕馭文字，準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、恰如其分地通過書面語言表達(dá)觀點、態(tài)度、立場。

4.協(xié)調(diào)能力。秘書部門具有協(xié)調(diào)職能，現(xiàn)代秘書也應(yīng)該具有協(xié)調(diào)能力。所謂協(xié)調(diào)能力，是指秘書通過各種手段，解決和消除影響機(jī)構(gòu)整體運作效率的各種矛盾或障礙，以保持機(jī)構(gòu)順暢運作的能力。

5.管理能力。秘書在某種意義上也屬于管理者，承擔(dān)一定意義的管理職能。具備良好的管理能力不僅是秘書本身工作的要求，同時也是秘書更好地發(fā)揮輔助決策和參謀作用的重要保證。

6.社交與公關(guān)能力。秘書工作離不開社交和公關(guān)能力。一方面，秘書人員每天要與許多人打交道，經(jīng)常處理各種突發(fā)情況；另一方面，為輔助領(lǐng)導(dǎo)保持社會聯(lián)系，也需要秘書人員懂得公關(guān)訣竅、熟悉人際關(guān)系。做好社交和公關(guān)工作，秘書人員要學(xué)習(xí)心理學(xué)知識，加強(qiáng)人格修養(yǎng)，了解掌握社交和公關(guān)的特點、原則和方法，提高情感溝通能力，言行有度，舉止得體。

7.操作能力。秘書工作是一種務(wù)實的工作，實際動手操作的能力是做好秘書工作的一個重要能力。要做好秘書工作，就需要提高自己的動手能力，學(xué)會實際操作。包括現(xiàn)代辦公設(shè)備的操作。

8.調(diào)研能力。調(diào)查研究是通過一定的方式方法獲取客觀信息并對所獲得的信息進(jìn)行歸納、總結(jié)和分析，以尋求某種聯(lián)系和規(guī)律的過程。實際工作中，秘書人員主要通過個別訪談、集體座談和問卷等形式獲取信息，并通過一定的統(tǒng)計分析方法，對信息進(jìn)行提煉和升華，滿足領(lǐng)導(dǎo)對信息的需求。要提高調(diào)研能力，秘書人員應(yīng)掌握調(diào)查研究和統(tǒng)計的基本方法，學(xué)會收集各方面的信息資料，并善于綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀服務(wù)。

9.學(xué)習(xí)能力。時代在不斷地發(fā)展，社會在不斷地進(jìn)步，秘書工作也需要與時俱進(jìn)。秘書要跟上時代發(fā)展和社會進(jìn)步的步伐，就需要不斷地學(xué)習(xí)，不斷地提高自己做好秘書工作的各方面的素養(yǎng)。從這個意義上說，秘書還有一個更重要的職業(yè)能力，那就是學(xué)習(xí)能力。秘書的學(xué)習(xí)能力主要是獲取新知的能力，包括閱讀能力、鑒賞能力、分析能力、概括能力和吸收消化能力等。

三、個性心理

優(yōu)秀的秘書人員，不僅要具有較高的理論修養(yǎng)、良好的工作作風(fēng)、高尚的職業(yè)道德和廣博的知識，還必須了解和善于調(diào)節(jié)自己的心理狀態(tài)。

（一）興趣。秘書人員應(yīng)自覺培養(yǎng)對本職工作的興趣，以充沛的精力，蓬勃的熱情投入其中，縱然工作又苦又累也會感到苦中有樂，其樂無窮。另外，秘書也應(yīng)培養(yǎng)業(yè)余興趣，如：攝影、養(yǎng)花、旅游等，以豐富生活，陶冶情操，培養(yǎng)身心健康。

（二）意志。意志是秘書人員自覺地確定目標(biāo)、支配行動、克服困難、實現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的心理過程。秘書要達(dá)到預(yù)定目的，積極地改造現(xiàn)實，就必須不斷地克服困難，就離不開意志的參與。秘書工作的任務(wù)之重，難度之大，壓力之強(qiáng)，沒有良好的意志品質(zhì)是很難完成的。秘書良好的意志品質(zhì)的要求：1.自覺性。使自己的行為服從于社會的要求；2.果斷性。緊急情況下明斷是非，并做出決斷；3.頑強(qiáng)性。即克服困難的堅韌的毅力、百折不撓的勁頭；4.自制性。能完全支配，控制自己的情緒，約束自己的行為以符合角色需要。

（三）情緒。秘書人員的情緒是秘書對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗。與人的需要相符合，就會產(chǎn)生肯定的、積極的情感如滿意、愉快等，反之就產(chǎn)生否定、消極的情感，如哀傷、不滿等。

在秘書活動中，情緒即可起正面的推動作用，也可起反面的減力作用。秘書人員要自覺培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒地把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境。即使在應(yīng)急狀態(tài)下也能鎮(zhèn)定、從容、敏捷、果斷地處理問題。同時，要加強(qiáng)情操的修養(yǎng)，具有高尚的道德感，高度的理智感。這是秘書情感在社會特性上的進(jìn)一步體現(xiàn)。

（四）動機(jī)。動機(jī)是促使人們行動的原因，也就是人們產(chǎn)生和維持行動的個性心理傾向。人們在日常工作和生活中，一切言論和行為都是受動機(jī)支配和約束的，動機(jī)的正確與否直接決定了行為的客觀效果。作為社會主義國家的一名合格秘書，從一旦踏上工作崗位開始，就應(yīng)該培養(yǎng)和確立為民族振興、富國強(qiáng)民、實現(xiàn)個人價值和追求個人財富的正確動機(jī)，而不應(yīng)該是圖個人名利，甚至是損人利己、損公肥私的動機(jī)。那些缺乏對秘書工作的認(rèn)識，缺乏高尚動機(jī)的人是無法勝任秘書工作的。

（五）心理承受力。心理承受力，是指人的心理對外界情況發(fā)生變化時的承受能力。一個優(yōu)秀的秘書要努力增強(qiáng)自己的心理承受力。這就要客觀地看待環(huán)境，正確地估計自己。既要認(rèn)識到生活不是平靜的湖水，事業(yè)不可能一帆風(fēng)順，而是時有驚濤駭浪，時有暗礁濁流；又要認(rèn)識到周圍的人是各種各樣的，即有胸懷坦蕩的君子，又有損人利己的小人；更要正確地認(rèn)識自己，提高自己的心理素質(zhì)，培養(yǎng)自信、開朗、樂觀、冷靜、堅定等良好的心理素質(zhì)，克服自卑、憂郁、妒忌等多種不良的心理素質(zhì)。秘書要樹立正確的人生觀，建立良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造寬松舒暢的工作和生活環(huán)境。工作中要做到“寵辱不驚”，并要善于自我心理調(diào)適，克服心理挫折和心理障礙，保持身心健康。

四、性格

性格是后天形成的個性品質(zhì)，是可塑的。秘書人員要培養(yǎng)自己良好的性格品質(zhì)，應(yīng)努力培養(yǎng)積極的人生態(tài)度；善于解剖自己，正視自己的性格缺陷；及時給自己樹立榜樣，自覺加以模仿。

（一）誠實。秘書人員誠實的性格體現(xiàn)在兩個方面：一方面，對黨、對人民、對領(lǐng)導(dǎo)講真話，忠誠老實，不弄虛作假，不陽奉陰違；另一方面，誠實地對待自己，如實反映自己的優(yōu)缺點，不夸大，不隱瞞。秘書人員誠實正直的品質(zhì)不僅影響工作作風(fēng)和工作態(tài)度，還關(guān)系到黨和人民的事業(yè)。作為秘書人員，必須勇于堅持真理，實事求是。

（二）敏捷。秘書人員應(yīng)具有思想敏捷，對事物敏感，易于接受、善于分析的性格特點。具有動作敏捷、做事干凈利落、不拖泥帶水、不拖拉、不推諉的特點。

（三）謙虛。謙虛是人們所公認(rèn)的一種美德，是一種良好的性格品質(zhì)。秘書人員只有謙虛，才能做到尊重他人，才能不居功自傲。一方面，應(yīng)遵循自己的角色規(guī)范，嚴(yán)格按照工作制度和領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，虛心聽取他人的意見和建議；另一方面，只有謙虛，才能看到自己的不足，時刻保持積極的進(jìn)取精神。

（四）穩(wěn)健。秘書人員應(yīng)遇事細(xì)心，觀察細(xì)致，考慮周詳。辦事穩(wěn)妥，不冒失行事，也不敷衍了事。待人穩(wěn)重，溫文爾雅。既不浮滑輕佻，也不冷漠。遇事不慌，泰然自若，從容處理，給人一種可信任感。

（五）寬容。所謂寬容，是指能容忍、有氣量。不過分計較和追究，能諒解他人，是胸懷寬廣的體現(xiàn)。秘書人員要有寬容的性格品質(zhì)，能以大局為重，不計較小事，在非原則性問題上不斤斤計較，能忍讓；不計前嫌，團(tuán)結(jié)與自己意見不同的人共事；不嫉賢妒能、故意刁難，向那些比自己有才能的人取長補(bǔ)短；寬容失誤，接納工作中探索卻沒有做成功的事情，幫助領(lǐng)導(dǎo)或同事汲取教訓(xùn)，不斷積累經(jīng)驗。

（六）自信。自信就是深信自己有能力去完成所擔(dān)負(fù)的各種任務(wù)。秘書人員的自信主要表現(xiàn)在對工作的積極性和主動性上。一個自信心較強(qiáng)的秘書，不僅會具有較高的工作熱情，也會產(chǎn)生戰(zhàn)勝困難的巨大勇氣。缺乏自信是一個人性格軟弱的表現(xiàn)，不僅會因縮手縮腳、猶豫不決而影響工作的正常開展，還會因自卑而喪失進(jìn)取的勇氣。當(dāng)然，秘書人員還要做到“自信之心不要缺，自負(fù)之心不應(yīng)有”。

（七）堅毅。秘書人員應(yīng)具有做事百折不回、堅持不懈的勇氣和毅力。堅毅就要求對工作任勞任怨，工作不為人理解時仍能認(rèn)真去做，甚至受到委曲時也能忍辱負(fù)重。堅毅還包括要努力克服自身的缺點。

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