基于檔案保密管理與利用的方法研究

文/廣東電網有限責任公司肇慶供電局 伍偉珍

基于檔案保密管理與利用的方法研究

文/廣東電網有限責任公司肇慶供電局 伍偉珍

檔案的建設與管理是保障企業信息資料得到妥善保管的重要方式。近幾年，在我國信息化技術深入發展的背景下，檔案的創立平臺開始轉移至計算機平臺中，并順利完成了傳統檔案到電子檔案之間的轉變，為檔案建設工作提供了便捷渠道。但是，計算機所具有的開放式特點容易導致檔案信息內容發生遺失與泄露，檔案在使用過程難以確保機密文件的安全性，使得企業的機密檔案存在風險。對此，如何在不影響檔案正常利用的前提下保障機密性，是本文探討的話題。

檔案；保密管理；研究

當前，檔案的存儲形式主要根據不同企業的實際需求分為紙質檔案與電子檔案，且不同檔案的存儲方式也有著不同的管理需求，但無論是哪種檔案類型，檔案的機密性始終是檔案管理的重點。從以往檔案的管理狀況來看，大多數企業的檔案管理者對自身工作不具備安危意識，管理過程較為簡單，未意識到檔案對企業未來發展的重要性，這使得檔案的保密性成了企業的難題，也使得檔案在使用過程中無法確保重要文件的完整性。因此，檔案管理需加強保密措施，并處理好保密與利用之間的關系，使機密檔案資源得到有效保護。

一、檔案的保密管理和利用存在的問題

從以往多家企業的檔案保密工作來看，許多企業的檔案管理方式都未采取集中化方式進行管理，管理過程十分混亂。按照常規來說，檔案的管理過程是根據每個部門進行區分收納與管理，但是，管理者在管理過程中時常將不同部門檔案混亂放在一起，而在后期查詢檔案時，常常需耗費大量時間來尋找檔案。同時，檔案的混亂管理還會導致機密文件檔案與普通檔案發生混合，機密檔案信息在利用過程中容易發生泄密問題。另外，檔案管理若發生管理不嚴問題，其檔案信息在泄露后會給企業帶來極大損失，以2013年北京某公司的檔案管理事件來說，同樣是因檔案管理不嚴格問題使得企業機密信息發生泄漏，最后給企業造成巨額損失。在檔案的保密管理工作上，雖然有部分企業對重要檔案進行了加密處理，但許多檔案在長久發展中并未進行更新。如，某員工在調到另一個部門后，關于該員工的檔案信息應進行更新與更改，但是，檔案管理部者并未對此員工的企業信息進行重新調整與更改。這使得檔案在后期使用過程中失去了原有的價值與作用。

二、檔案的保密管理方法

（一）嚴格規范每個檔案管理流程。檔案管理工作是一個系統化的管理過程，其管理方式可總分為信息收納、信息整理、歸檔、存儲。檔案管理部門在開展檔案管理工作時，需嚴格按照檔案管理規范實施程序管理，將各個檔案按照類型、日期、部門等進行分類，再根據檔案的信息內容進行序號編輯，改變管理模式，以專業的管理過程保障檔案內容的完整性。在檔案更新上，各個部門需積極配合檔案管理部門開展管理工作，每個部門發生人事調動和其它變動時，部門需立即將最新信息傳達至檔案管理部門，使檔案管理部門能夠及時跟蹤各個部門的最新動態，將人事檔案轉移至其它部門，使檔案更新效率得到有效提升。

（二）加強檔案管理的保密工作。當前，我國在檔案資源上已發布了相關《保密法》，該法律的發布也使得檔案的管理工作具有了較高的安全系數。但是，檔案的保密管理并不是一成不變地停留在同一個階段中，其會跟隨檔案的機密性發生不同變化，總結變化階段，可分為升密、降密及解密三個階段。檔案管理者在實施管理工作時必須根據我國的《保密法》進行保密管理，根據檔案內容所屬范圍進行科學調整。在管理過程中，管理人員需對檔案管理工作的重要性有著明確認識，具備良好的職業素養，并對檔案管理有著極高的安危意識和保密意識，使檔案的機密性得到有效保障。另外，檔案管理工作是一項技術型工作，企業在選擇檔案管理者時，需對管理者的專業水平提出明確要求，并在崗前經過層層考核后才可正式進入崗位就職，使檔案管理工作在專業團隊的管理下為企業帶來更多效益。

（三）運用信息化技術加強檔案保密管理。在信息化技術的支持下，檔案的建設方式不再局限于紙質范圍，電子檔案開始成為當前多家企業管理檔案的首選方法。電子檔案的建設主要是借助網絡數據系統功能來存儲企業的大量信息，且在存儲空間上具有更多優勢。但是，因網絡具有開放性特點，電子檔案在存儲時容易發生外來入侵問題，使得檔案信息發生泄漏問題，這必然會給企業帶來許多風險。對此，電子檔案的管理方式需加強安全防范管理，管理者可針對存儲設備設置內外網隔離，企業可建立專門的局域網，減少不法分子的入侵現象，檔案管理者也可針對企業機密文件設立訪問權限，并對計算機設備設置防火墻，加強計算機設備的整體防御能力，提高電子檔案的安全性，使檔案保密措施發揮有效作用。另外，當計算機設備發生故障問題需進行維修時，檔案管理部門需根據保密規定將實際情況告知企業上層領導，由企業指定人員進行維修，防止企業設備中的機密文檔發生泄漏問題。

三、檔案保密管理與利用的方法

（一）嚴格處理檔案保密和利用之間的關系。檔案的保密管理是保障檔案價值意義的重要舉措，也是管理員的義務，在檔案保密過程中，檔案的利用是不可避免的環節，管理人員需將保密檔案的利用范圍進行恰當處理，對檔案的利用時間、利用領域、范圍等作出明確的利用限制，使檔案的保密管理措施得到全面落實。相對來說，機密檔案普遍可根據其重要性和涉及領域分為可利用和不可利用型檔案，不可利用型檔案大多屬于企業的最高機密文件，對企業的利益有著直接關聯。在對可利用檔案做好保密管理時，管理人員需對檔案機密資源的管理范圍有著明確定位，若檔案因保密管理因素限制資源的使用，則會使得檔案的管理失去意義，也使得保密工作無任何價值，但若檔案在保密管理過程中，以無限制的方式不斷利用檔案，又會使得檔案的重要信息發生泄漏，因此，檔案保密管理工作必須處理好與檔案利用之間的關系。

（二）強化檔案管理監督力度。在檔案保密管理工作上，監督部門需對檔案的管理狀況加以監督，對各個機密檔案采取重點監護，使檔案得到妥善管理。檔案管理的監督是確保檔案保密管理和得到合理利用的關鍵舉措，其可使檔案資源在利用過程里保障檔案的機密性，避免檔案信息發生泄漏現象，使檔案保密管理和利用共同進行。檔案管理的監督可從建設管理制度進行，對檔案的資源利用建立相應的借閱制度、資源復制制度等，并根據不同檔案的重要性建立檔案的利用范圍制度，以區分的方式將不可利用的機密檔案和普通檔案的資源利用渠道和利用范圍建立相關制度。檔案管理人員在實施保密管理工作時，需對所有檔案的信息內容做好定期復查核對工作，對存在信息缺失的檔案及時追回，使檔案信息保持無損，對檔案的日常借閱管理人員需將各個借閱者的個人信息和借閱檔案類型等做到登記，使后期檔案發生信息泄露等違規行為時檔案管理人員能夠立即上報于領導，減少企業的損失。

（三）強化檔案日常管理力度。檔案的日常管理是保障檔案保密管理工作順利開展的前提，管理人員在管理檔案時，需禁止任何人未經登記、管理人允許的狀態下私自查看任何檔案，管理人員在轉移檔案和調閱檔案時，需嚴格按照企業規定的各個流程手續完成這些工作，對檔案進行仔細核查，并將需轉移的檔案做好登記手續。在管理機密檔案時，管理人需在機密檔案利用后對其做到及時審核與核對，防止機密檔案遺失，使檔案的安全性得到有效保障，一旦發生檔案存在遺失問題，可立即追尋借閱者進行詢問與勘查，盡可能挽回遺失的檔案信息。

綜上所述，檔案的保密管理與利用一直是檔案管理的難題，管理者在管理機密檔案時，會因檔案的利用過程發生信息遺失與泄露，給企業利益帶來了較大風險。對此，管理者必須處理好檔案的保密管理和檔案的利用這兩個環節的關系，嚴格規范每個檔案管理流程，加強檔案管理的保密工作,并結合現代信息技術加強檔案保密管理措施，同時，管理部門還需強化檔案管理監督力度，對檔案的日常管理加以重視，使檔案既得到保密管理，又能夠得到有效利用。

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