史志檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)探討

文/山東省濰坊市奎文區(qū)政府史志辦公室 譚緒剛

史志檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)探討

文/山東省濰坊市奎文區(qū)政府史志辦公室 譚緒剛

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，為史志檔案信息資源的科學(xué)保管創(chuàng)造了有利條件。為提升史志檔案管理工作效率，需要建立起相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，確保史志檔案應(yīng)有價(jià)值得到發(fā)揮。本文對(duì)史志檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行了探討，包括目錄計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化兩個(gè)方面內(nèi)容。

史志檔案；信息管理系統(tǒng)；建設(shè)

在我國(guó)社會(huì)發(fā)展過程中，史志檔案的重要性日益凸顯，數(shù)量不斷增加。對(duì)于各種史志檔案資料，需要進(jìn)行科學(xué)與規(guī)范管理，切實(shí)體現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值。對(duì)此，相關(guān)部門要真正提高重視程度，盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，不斷強(qiáng)化工作措施，大力推動(dòng)史志檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)步伐。確保史志檔案得到有效的保存，提升檔案資料的利用率，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。

一、史志檔案目錄信息檢索系統(tǒng)建設(shè)

建設(shè)史志檔案目錄信息檢索系統(tǒng)，能夠更好地整理數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的全部數(shù)據(jù)，并提升檢索的速度。系統(tǒng)主要建設(shè)內(nèi)容包括以下幾方面，能夠促進(jìn)史志檔案檢索更加便捷、快速。

（一）數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)管理具備更強(qiáng)的開放性。系統(tǒng)可以增加、刪除和修改數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，讓各種檔案類型需求得到滿足，實(shí)現(xiàn)對(duì)史志檔案信息的有效管理。數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改和排序等操作非常簡(jiǎn)單，并提供多種輔助輸入功能，如重復(fù)、列表、抽詞、編碼和通改等。

（二）讓檔案查詢更加準(zhǔn)確和全面。利用目錄信息檢索系統(tǒng)，只需要將關(guān)鍵詞輸入進(jìn)去，能夠快速得到查詢結(jié)果，同時(shí)提供拼音首字查詢功能，并解決了重音字問題。系統(tǒng)還可以提供樹型查詢服務(wù)，查詢由上至下進(jìn)行，層次分明，將所需檔案準(zhǔn)確識(shí)別出來，滿足檔案人員檢索要求。系統(tǒng)還具備自動(dòng)漫游檢索功能，能夠自動(dòng)在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行查找，并快速顯示查找結(jié)果，從而有效節(jié)省了查詢的時(shí)間。

（三）具備較強(qiáng)的系統(tǒng)編目能力。系統(tǒng)能夠自動(dòng)生成或手工自由設(shè)計(jì)報(bào)表，讓各種類型檔案與報(bào)表的要求得到滿足。檔案管理員能夠按照將要形成的檔案目錄表，自行設(shè)計(jì)并修改檔案目錄表結(jié)構(gòu)，讓系統(tǒng)的使用更加靈活，實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升。

（四）具備檔案利用統(tǒng)計(jì)功能。應(yīng)用計(jì)算機(jī)，能夠快速、詳細(xì)統(tǒng)計(jì)檔案利用的狀況，進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)，能夠?qū)θ繖n案的各種類別具體情況作出報(bào)表，便于檔案管理人員及時(shí)制定合理決策。這需要軟件統(tǒng)計(jì)具備方便、靈活的特點(diǎn)，將需要統(tǒng)計(jì)的事項(xiàng)確定下來，操作計(jì)算機(jī)，就能夠清楚地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將報(bào)表完整、齊全地打印出來。

（五）將關(guān)鍵詞在標(biāo)題中自動(dòng)標(biāo)引出來。能夠在文件標(biāo)題內(nèi)，將關(guān)鍵詞自動(dòng)提取出來，通過用關(guān)鍵詞取代主題詞的方式，為計(jì)算機(jī)進(jìn)行詞組自動(dòng)標(biāo)引提供了可行途徑，降低了錄入人員標(biāo)引關(guān)鍵詞的難度。

二、實(shí)現(xiàn)對(duì)史志檔案資料的全文數(shù)字化

對(duì)史志檔案的數(shù)字化，主要方法就是全文存儲(chǔ)檔案資料，在史志檔案信息管理系統(tǒng)里面，主要利用目錄來管理，在目錄數(shù)據(jù)內(nèi)集成全文信息、圖像信息和瀏覽功能，然后開展管理工作。將目錄數(shù)據(jù)當(dāng)成檢索入口，這樣能夠?qū)κ分緳n案圖文信息進(jìn)行全文檢索。

（一）檔案數(shù)字化。如果史志檔案資料的載體是紙張，需要盡快轉(zhuǎn)換載體，用光盤和硬盤存儲(chǔ)信息，對(duì)此應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。數(shù)字化方式有很多，當(dāng)前常用鍵盤錄入的方式，不過存在較大局限，即錄入效率不高，無(wú)法保存史志檔案原件信息，包括印鑒、圖表和手跡等。對(duì)此可以選用掃描儀，提升輸入效率，讓史志檔案信息保存更加完整、準(zhǔn)確。

（二）圖像壓縮。計(jì)算機(jī)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)碼為鍵盤輸入的文字，占據(jù)的存儲(chǔ)空間很小，對(duì)圖像文件而言，占據(jù)的存儲(chǔ)空間則很大。對(duì)此，應(yīng)壓縮圖像，減少圖像文件占據(jù)的存儲(chǔ)空間。圖像數(shù)據(jù)被壓縮后，進(jìn)行瀏覽的過程中，能夠按照一定比例進(jìn)行放大和縮小，利用者能夠根據(jù)自身需求，選擇相應(yīng)的圖像比例，這樣使圖文信息提供與利用變得更加靈活。

（三）圖像管理。通常圖像存儲(chǔ)方式包括以下兩點(diǎn)：一是對(duì)圖像進(jìn)行壓縮，形成一個(gè)文件，并輸入文件名，在光盤、硬盤上進(jìn)行存儲(chǔ)，今后如果需要利用，只需要根據(jù)文件名就能夠?qū)崿F(xiàn)快速查找。但是該方式需要對(duì)所有圖像取名，比較麻煩，且因?yàn)槊總€(gè)圖像為一個(gè)文件存儲(chǔ)，在光盤和硬盤上存儲(chǔ)時(shí)，會(huì)形成大量碎片，存儲(chǔ)效率不高，查找速度也很慢。對(duì)此，可以建立一個(gè)圖像庫(kù)與索引文件，在圖像庫(kù)內(nèi)放入所有圖像，并在索引文件內(nèi)將每個(gè)圖像文件具體位置指出來。

（四）史志檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理。實(shí)現(xiàn)史志檔案數(shù)字化以后，若是在光盤和硬盤中分散存儲(chǔ)，則利用率很低，需要利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理，便于之后的閱覽、統(tǒng)計(jì)和打印。

（五）光盤刻錄。圖像文件在光盤中占用的存儲(chǔ)空間最大，數(shù)據(jù)庫(kù)、輔助文件以及程序等都在計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)，在查詢輸出過程中，光盤與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都必不可少。利用史志檔案信息管理信息系統(tǒng)，可以在同一張光盤上集成圖像文件、輔助文件、數(shù)據(jù)文件以及檢索程序。就算計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生故障，也可以只用這張光盤，就可以進(jìn)行檢索。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，為史志檔案管理工作帶來了更多有利條件。相關(guān)部門應(yīng)引起重視，加快史志檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，充分運(yùn)用信息技術(shù)手段管理史志檔案。這樣才能滿足當(dāng)前史志檔案管理工作要求，提升檔案管理工作效率，讓史志檔案的作用充分發(fā)揮出來。

[1]馬世仙.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)若干問題探討[J].中國(guó)管理信息化,2017(03):179-180.

[2]張燕雙.城建檔案信息管理系統(tǒng)改造與應(yīng)對(duì)措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(07):167-168.