事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

文/長沙血液中心 丁曉芳

事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

文/長沙血液中心 丁曉芳

提升檔案管理工作效率與質量，能夠為相關工作的開展提供有力依據。然而受各種因素影響，事業單位檔案管理工作仍存在諸多不足之處，阻礙了事業單位工作的有序進行，給事業單位的穩定發展帶來不利影響。

事業單位；檔案管理；存在問題；應對對策

檔案管理工作涉及內容廣泛，主要包括單位人才的選撥、考核、資金利用和其他活動的有序開展，通過有效的檔案管理工作，可查詢到所需數據信息，對工作的順利完成具有重要意義。但是在我國當前事業單位的檔案管理工作中，仍存在諸多不足之處，影響到事業單位的有關工作有序開展。因此為了提升檔案管理工作效率與利用率，事業單位必須積極面對存在的問題，對檔案管理工作模式進行創新，采取相應的解決措施予以處理，才能確保事業單位各項工作有序開展。

一、事業單位檔案管理中存在的問題分析

（一）檔案管理信息化水平低。信息技術在檔案管理中的應用能快速、準確提取檔案信息，方便檔案管理工作人員的日常管理，減少工作量，提升檔案管理工作的質量與效率。然而在實際檔案管理工作中，受客觀條件的影響，部分事業單位的信息設備沒有得到及時更新與升級，管理基礎設備設施守舊，仍沿用傳統的手工檢索方式對其進行管理，導致檔案信息管理出錯，給檔案數字化管理帶來影響。

（二）管理人員缺少主動服務意識。事業單位的穩定發展需要全體人員的參與，共同努力，才能協同發展。然而在進行人事檔案管理過程中，由于部分管理人員的綜合業務素質較低，管理水平不高，降低了檔案信息管理的總體水平。同時，從事檔案管理工作的職工思想覺悟較低，認為人事檔案管理工作對事業單位發展可有可無，缺乏主動服務意識，工作態度不積極、不認真，甚至是玩忽職守，使得檔案管理工作效率下降，從而影響到事業單位整體管理水平。

（三）事業單位檔案管理制度不健全。事業單位的檔案管理工作模式相對滯后，導致檔案管理工作缺少科學性與技術性。加上部分事業單位過于重視自身效益，忽略了檔案管理部門的管理；未建立完善的檔案管理制度；管理人員缺少有關的管理依據，工作自由散漫，隨意性較大。此外，檔案管理內容涵蓋范圍，沒有將檔案信息歸檔的范圍、要求、手續和實踐及時歸入制定規章制度中，檔案管理監督力度與執行力不足，降低了事業單位檔案管理工作效率。

二、事業單位檔案管理中的應對對策

（一）加快檔案管理信息化建設。計算機網絡技術的發展與利用，讓事業單位檔案管理模式發生了明顯變化，為檔案信息管理的完善提供了新的發展機遇，是事業單位檔案管理工作發展的必然趨勢，這就要求事業單位有關人員加強檔案管理信息化建設，積極參與到事業單位信息化建設中，貢獻一份力量。例如在進行檔案管理的過程中，事業單位需增加對信息化設備的成本，購買適合自身檔案信息管理的先進辦公設備,以適應檔案管理工作需求；加強管理人員的計算機培訓力度，通過組織開展交流會，掌握有關處理方法，為日后管理工作奠定基礎。此外，還需加強網上檔案管理建設，將云技術引入檔案管理工作中，通過信息網絡平臺，減少傳統手工對檔案信息摘抄、分析、統計以及查閱的時間，實現信息資源的共享，從而提升資源的利用率與檔案部門的管理水平。

（二）提高管理人員的主動服務意識。在應聘管理人員的過程中，選擇具備專業技能與綜合業務素質較強的人來管理檔案信息，以提升檔案管理工作質量與效率。此外，管理人員還需樹立正確的檔案管理服務理念，緊緊圍繞事業單位檔案管理工作需求，延伸檔案管理服務領域，更好地為事業單位穩定發展作出貢獻。并樹立以利用為中心的業務指導思想，注重研究如何提升檔案信息為事業單位建設和發展的服務效益，爭取拓寬利用檔案信息的新路徑，從而提高自身管理的主動服務意識。例如檔案管理部門應利用檔案信息，借助統計分析方法對檔案信息進行編制并加以分類，做好檔案信息存檔，為領導、相關部門和人員利用提供有力參考依據，對醫院經濟建設與科技發展起到推動與借鑒作用。同時，為了激發管理人員的工作熱情，讓他們積極參與到檔案管理工作中。此外，事業單位負責人還需在人才培養的基礎上，制定相關激勵與獎懲制度，對優秀管理人員給予表揚與獎勵，幫助他們樹立管理效率觀念，真正做到人盡其才，物盡其用，從而為事業單位創造經濟效益，促進事業單位檔案管理工作的有序開展。

（三）建立完善的事業單位檔案管理制度。檔案管理工作是一項復雜、龐大的項目，管理工作內容機械化，除了需要部門之間的積極配合外，還應建立完善事業單位檔案管理制度，提升檔案管理的科技含量，保證檔案管理制度切實可行。例如檔案管理部門應立足實際，從檔案管理人員入手，完善單位目標管理考核的各項指標，做好就職人員、新聘人員以及離職、退休人員的檔案記錄工作，對于轉調管理人員的檔案，需要根據提檔程序進行檔案轉接，并及時進行編號歸類，避免檔案信息丟失。此外還需制定與檔案管理日常有關的歸檔、管理、銷毀與調閱制定，實施專人專管，保證人事單位的檔案完整性，并制定符合本單位管理有關的規章制度，實現檔案信息管理的有條不紊。

三、結束語

綜上所述，事業單位檔案管理中存在的問題，給事業單位工作的開展帶來不利影響，只有解決存在的問題，才能提升事業單位整體工作效率與質量。這就要求事業單位有關管理人員認識到檔案管理工作對事業單位穩定運行的重要性，給予足夠重視，并加快檔案管理信息化建設，建立完善事業單位檔案管理制度，充分發揮檔案管理的作用，從而保證檔案管理工作有序開展，促進事業單位穩定發展。

[1]陳靜.事業單位檔案管理中存在的問題及對策[J].環球市場信息導報,2016(30):89.

[2]金潔,關鈺千.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].企業改革與管理,2015(22):228.