怎樣發揮計生工作檔案的管理職能

文/河南省鄧州市花洲辦事處計生服務中心 魏躍先

怎樣發揮計生工作檔案的管理職能

文/河南省鄧州市花洲辦事處計生服務中心 魏躍先

計生工作檔案是衛生和計劃生育部門的文書檔案中重要的組成部分，包含內容比較廣泛，比如獨生子女光榮證、一孩、二孩的申請以及審批各種利益導向的政策資料等等，而檔案管理包含對這些資料收集與歸檔等各種活動。在人們求學、生育、出國以及創業等各項活動中，計生檔案具有重要的價值。因此積極提高計生工作方案管理職能，對計生工作具有促進意義。

檔案管理；計生檔案管理；管理職能

一、新時期檔案管理新特征

在新形勢下，檔案管理也具有自己的新特征，只有在全面了解新特征基礎上加強檔案管理職能才具有實用價值。總體而言，新時期檔案管理的新特征表現在兩個方面：

（一）應用電子檔案優化存儲環境。傳統檔案管理的對象大多為紙張檔案，受到物理特性所限，容易被磨損、保質期有限、極易受潮或者蟲蛀等各種特點，需要定期對檔案管理資料重新記錄與整理。這類檔案存放時間比較短，存在諸多受限條件。而且紙質檔案在記錄與整理上都是人工完成，重復內容較大且工作量大。因此新時期下，在檔案管理中應用信息化技術，挑選合適儲存環境保存檔案，確保檔案不會因儲存不當而損壞。比如將電子檔案存入單位檔案管理后，大部分檔案都可以以電子媒介形式存放到硬盤中，依據實際所需對方案進行復制、調取、查閱。

（二）信息時代有利于檔案使用。傳統的檔案管理裝訂及整理均要耗費工作人員大量的精力、時間，這樣制成的檔案資料比較珍貴，日后進行查閱及查詢時，所設置申請手續比較繁瑣。而且在查詢、借閱等各種使用過程，檔案本身會與粉塵、空氣等外界因子大量接觸，建設信息化管理體系，降低了檔案耗費的時間及占據空間，確保檔案管理在內部使用和外部共享具有同等便利。例如，查閱檔案時工作人員不需要多次查閱，只需借助電子信息的搜索功能就能獲得所需相關資料，從而避免因使用檔案資料而遭受磨損。

二、計生工作檔案管理職能的現狀

隨著信息技術不斷普及及計生業務管理隊伍整體素質不斷提高，計生檔案管理工作的質量和效率都得到顯著提高，計生業務的檔案資料數量明顯增多，種類也朝著多元化發展，而且檔案資料利用率也得到提升。但是計生工作的檔案管理長期處于“被動服務”局面，短時間內無法徹底改變，制約計生檔案管理職能的原因主要體現在以下幾點：

（一）工作人員的服務意識比較淡薄。隨著我國區域限制放開，人員流動數量與日俱增，尤其是處于經濟繁華地段的鄉鎮流動人口數量不斷增多，導致計生檔案管理人員的任務是越來越繁重，很多檔案管理人員將檔案資料收集、檔案建檔及檔案管理等各種基礎性工作作為檔案管理的唯一工作，而與計生檔案資源相關的編研、利用及開發等各種服務性工作，根本不能夠從計生檔案管理人員工作績效上體現出來，許多檔案管理人員不重視服務性業務，并沒有充分挖掘出利用計生檔案資源的價值。

（二）計生檔案管理有效性及規范性不足。因為檔案管理中有效性及規范性不足，必定會影響檔案管理的效率，影響發揮檔案管理工作的職能。比如，采用信息化檔案管理，計生檔案人員沒有及時錄入計生檔案信息，設計檔案目錄殘缺不全等，導致需要計生檔案資料時查找不到、無法便利快捷調用，檔案需求者必定對檔案服務不滿意，從而降低發揮檔案工作的管理職能。

（三）計生檔案管理和需求檔案資源者溝通不暢。和需求檔案資源者進行有效溝通，有利于深入、準確發掘實際所需，才能夠為需求者提供更符合要求、更具針對性的檔案服務。但是因計生檔案管理人員屬于衛生與計劃生育機構，工作并未獨立出去，因此極少和群眾進行有效溝通，即便是溝通大多都是采用面對面溝通形式，而極少通過網絡、電話、微信等各種溝通渠道，使檔案需求者和計生檔案管理人員間聯系極少，存在一定距離，計生檔案管理人員極難深入了解群眾所需，無法滿足群眾實際所需。

三、發揮計生工作檔案管理職能的策略

為了不斷提高計生檔案管理工作的服務職能，就必須要針對管理現狀中暴露出來的不足，采取有效的的強化措施發揮管理職能，可以從如下幾種措施入手發揮管理職能。

（一）加強計生檔案管理隊伍的建設。在信息化不斷普及的情境下，計生檔案管理的方式和內容隨之變化，對計生檔案管理隊伍素質提出了更高要求，需要充分發揮計生檔案的管理職能，現代管理人員不僅要具備管理檔案資料的能力與知識，熟練使用計算機，具備一定處理信息能力、良好的交流溝通及應變能力等。為了提高計生檔案管理隊伍的整體素質，可以采用如下措施：首先，積極從外面引入高素質的檔案管理人才，特別是服務意識極強、信息素質突出及具有出色的創新能力的檔案管理人才，更要引入重點人才。這些人才能夠為計生檔案管理注入新鮮血液，帶動檔案管理隊伍不斷進步與創新。其次，對現有計生檔案管理人員進行培訓教育，從而提高管理人員的素質和技能；同時還要組織與鼓勵檔案管理人員參與更深層次培訓與學習技術，比如專題講座、外出學習、在職深造、技能考核等各種途徑進行在職教育，有效提高管理人員的技術水平和知識結構。

（二）規范計生檔案管理工作。實現計生檔案管理手段和模式的科學性及規范化，能有效提高計生檔案資源的質量，提高計生檔案的管理效能。所以積極加強計生檔案管理的規范化，有利于發揮計生檔案的管理職能，可以采用如下幾方面對策：首先，要加強管理基礎工作的規范化建設。要合理對類目體系進行設置，建立完善的定期歸檔制度及檔案工作檢查制度；同時還必須要加強檔案管理人員法制意識，將檔案保管工作落到實處，貫徹執行相關規章制度，保障檔案資源的完整性與安全性；加強每年度的檔案開發利用和整理收集工作，通過前面提出的制度以及配套制度的執行規范檔案管理工作，為發揮計生檔案管理的職能奠定基礎。其次，規范計生檔案信息化管理措施。在檔案排序時要按照檔案的重要程度、利用率以及使用率進行；檔案信息的錄入時間、格式以及更新頻率等都要按照標準進規范，隨著信息化不斷普及，答案資源的開發更加豐富，檔案目錄更完善，因此需要將每份單子檔案保存到相應類目下，這樣才能能更為檔案資源需求者提供調查、查找檔案資料便利。

（三）加強和檔案資源需求者間的交流溝通。計生檔案資源具有較高的利用價值，不僅能夠給衛生與計劃生育單位開展日常業務活動提供參考價值，同時還能夠滿足其企業及事業單位所需，滿足群眾對計生檔案信息所需。為更好了解計生檔案資源需求者所需內容，計生檔案管理人員要主動出擊，和需求者進行交流溝通，不僅可采用面對面溝通形式了解需求者的需要，還應該公布微信公眾號、Q Q群、微博等，和檔案資料需求者溝通交流，了解計生檔案資源需求者的認知程度、疑惑及需求等，在此基礎上不斷優化和調整管理職能，從而有效、全面發揮計生檔案的管理職能。

四、結語

充分發揮計生檔案的管理職能，是發揮計生檔案資源價值、貫徹落實計生政策的必然選擇。因此，計生檔案管理部門要加強隊伍建設，加強管理規范化建設，提高和檔案資源需求者之間的溝通等對策，從而充分發揮管理職能。

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