做好考生檔案管理工作的研究與探討

文/肇慶市端州區教育局 蘇子毅

做好考生檔案管理工作的研究與探討

文/肇慶市端州區教育局 蘇子毅

對于考生而言，考試檔案的齊全性、完整性，不僅有利于其正常錄取和順利報到，而且還對他們以后的就業、提干等具有重要的作用。因此，從這一點來看，考生所在的學校以及招生辦必須對考生檔案高度重視，切實做好考生的檔案管理工作。在本文中，筆者通過結合本人在招生辦公室的相關工作經歷，通過概述考生檔案的作用，以及做好考生檔案的相關措施，以期能夠引起相關部門的重視。

考生檔案；作用；措施

一、考生檔案的作用概述

（一）考生檔案具有法律憑證作用，能夠維護考生個人權益?？荚嚈n案真實記錄了考生在考試過程中的行為、考生成績、歷史以來的就學經歷等，是證實個人利益的書面文件。因此，對于每一位考生來說，考生檔案都具有無可替代的作用。

（二）真實、完善的考生檔案有利于促進教育公平。考試一直以來都是人才選拔的重要途徑之一。尤其是近年來，高考越來越被人們看做成為“飛黃騰達”的重要途徑之一。因此，很多考生家長為了使自己的孩子能夠順利進入大學讀書而采取一些不正當手段，嚴重損害了高考的信譽以及公信力。在這種社會背景下，制定并完善考生誠信檔案就顯得尤為必要。考生誠信檔案主要記錄了考生參加各類全國性考試所發生的一些作弊行為，以及有關部門對考生此類行為的處理方法和結果。隨著信息技術的發展，近年來考生誠信檔案已被納入其電子檔案之中，并成為考生檔案的主要組成部分。因此，考生一旦在各類正規考試中發生違規行為，那這一行為就會被永遠記錄在其電子檔案之中，而成為一生揮之不去的污點，從而會對考生以后的學校報考和工作招聘產生負面影響。這樣一來，就對考生作弊行為起到了強有力的震懾作用，有效降低了考生作弊行為發生的幾率。因此我們說考生誠信檔案的建立，對于維護教育考試的公平公正起到了非常有效的作用。

（三）考生檔案有利于考試管理機構進行責任認定和考查?？忌鷻n案不僅包含與考生誠信和成績有關的資料，還記錄了各部門對學生違規行為處理的過程以及在此過程中的法律依據。無論是考生進行考試報名的憑證、與各類考試相關的資料的領取還是相關部門對有違規行為考生的認定過程，都會保存在考生檔案袋之中。因此，一旦在考試過程中發生意外情況，省考試院通過調取監控錄像就能查清真相，進行科學合理的責任認定工作。

（四）考生檔案有利于提升教育考試管理的效率。利用現有考生檔案進行分析，能夠有效避免考試管理工作中的各種盲目性，從而最大程度地提升考試管理效率?？忌荚嚈n案對考試管理活動具有顯著的警示作用。有關部門若能在組織考試前通過研究學生考試檔案，注意總結考試管理經驗，在組織考試過程中充分注意到以前考生常用的一些手段，就能極大地提升檔案管理工作的有效性、真實性和考試的規范性，從而促進教育考試管理效率的提升。

（五）考生檔案具有宣傳教育作用。正是由于考生的考試檔案詳細記錄了其各類型考試的歷程，因此有關機構在利用這些考生奮斗史進行宣傳教育時，能夠給后來者以警示，幫助他們調整心理狀態、做好試前準備，并從前人的失誤中吸取教訓，避免此類事件的再次發生。

二、做好考生檔案管理工作的措施

（一）提升各部門人員對考生檔案管理工作重要性的認識。由于種種因素的阻礙，招生辦一直沒能對檔案管理工作進行有效的宣傳，導致部門人員認為考生檔案并不重要。因此，要想提升考生檔案管理的效率，首先就要加大對考生檔案重要性、檔案管理工作重要性的宣傳力度，使各部門人員意識到考生檔案管理工作的意義所在，然后，招生辦要根據實際情況對考生檔案管理部門進行適時適度的資金支持，以不斷完善內部設施。

（二）建立嚴格的考生檔案管理制度。一方面要明確規定，在考生檔案建立之后，任何人員未經允許不準更改；另一方面要進一步加強對考生檔案隱私性的保護力度，對其中需要保密的內容要明文規定未經批準不得擅自提供給他人。此外，還要制定嚴格的考生檔案泄露追責制，對于一些違反規定的工作人員要實行嚴厲的處罰措施。

（三）加強對考生檔案管理人員的培訓力度。一個地區招生辦檔案管理工作的總體發展水平，很大程度上依賴于當地檔案管理人員的繼續教育水平。因此，要想做好考生檔案管理工作，首先要加強對考生檔案管理人員的專業知識培訓力度，使他們不斷擴充自己的知識庫，以提升個人的學歷層次，并掌握一些先進的檔案管理工作技巧；其次要加強對考生檔案管理人員的信息技術培訓力度，使他們通過學習掌握一些基本的現代信息技術知識，從而增強自己對與檔案管理有關的應用軟件的熟練使用程度；最后要加強對考生檔案管理工作人員的道德素養培訓，以使他們在對工作時刻保持積極性的同時，恪守職業道德規范，對一些特殊檔案做到嚴格保密。只有這樣，才能為做好考生檔案管理工作提供強有力的人才保證。

三、小結

綜上所述，考生檔案不僅對于考生個人具有重要的依據作用，而且還對提高教育考試管理效率、促進教育公平具有重要意義。但是反觀當下我們的考生檔案管理工作，仍然存在很多的問題沒有解決，阻礙了教育事業的進一步發展。因此，我們必須從提高對考生檔案的重要性入手，通過建立嚴格的檔案管理制度、加強對檔案管理工作人員的培訓等方式來為考生檔案管理工作保駕護航。

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