醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理措施

文/鶴山市人民醫(yī)院 張曉敏

醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理措施

文/鶴山市人民醫(yī)院 張曉敏

基建檔案能夠?yàn)獒t(yī)院建設(shè)、規(guī)劃以及管理工作提供歷史依據(jù)，也能夠?yàn)獒t(yī)院建筑物維修、擴(kuò)建、資料查詢以及科學(xué)研究提供原始憑證。因此，認(rèn)識醫(yī)院基建檔案的重要性，對基建檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)施科學(xué)的管理措施，為醫(yī)院管理工作發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

醫(yī)院；基建檔案；科學(xué)化管理

醫(yī)院基建檔案主要記錄了醫(yī)院工程的文字、圖表、工程圖片等重要信息，包含了工程從設(shè)計(jì)到施工再到竣工的最原始記錄和數(shù)據(jù)。但在當(dāng)前基建檔案記錄中經(jīng)常會出現(xiàn)記錄數(shù)據(jù)不符合實(shí)際，記錄人員敷衍式工作的情況，同時(shí)監(jiān)督機(jī)制不完善，影響醫(yī)院基建檔案的正常記錄和審閱。因此，加強(qiáng)對醫(yī)院基建檔案信息的科學(xué)化管理很有必要，同時(shí)具有深遠(yuǎn)的意義。本文對醫(yī)院基建檔案的重要性進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上對醫(yī)院基建檔案管理當(dāng)前現(xiàn)狀進(jìn)行了討論，對現(xiàn)狀中存在的問題提出了解決策略，結(jié)果報(bào)告如下。

一、醫(yī)院基建檔案管理的意義

（一）具有歷史記錄作用。醫(yī)院基建檔案中保存有大量的醫(yī)院建筑從設(shè)計(jì)到竣工的數(shù)據(jù)，記錄方式有文字、圖片、視頻等。詳細(xì)記載了醫(yī)院工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、施工、竣工、投入使用的情況，并且如實(shí)提供了投資計(jì)劃、預(yù)算、額外費(fèi)用等信息。因此，醫(yī)院基建檔案記錄完整，會使得醫(yī)院再建一個(gè)新的項(xiàng)目時(shí)有詳細(xì)的參考信息，同時(shí)能夠幫助原工程項(xiàng)目的維護(hù)，為醫(yī)院整體設(shè)施的利用、維護(hù)、改造提供了參考依據(jù)。

（二）具有參考價(jià)值作用。醫(yī)院基建檔案的完備，能夠?yàn)獒t(yī)院基建設(shè)施的使用提供幫助，基建檔案發(fā)揮著規(guī)劃和預(yù)算的作用。基建工程設(shè)計(jì)檔案已經(jīng)接受過施工考驗(yàn)，這些檔案的反復(fù)使用，使設(shè)計(jì)人員能從中汲取經(jīng)驗(yàn)，能夠?qū)ξ磥硎┕て鸬綌?shù)據(jù)參考作用，能有效提高醫(yī)院施工的效率和工程質(zhì)量，同時(shí)最大化地保證醫(yī)院基建工程的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）具有法律維護(hù)作用。醫(yī)院基建檔案能夠起到維護(hù)醫(yī)院法律價(jià)值的作用。醫(yī)院在進(jìn)行擴(kuò)建時(shí)，新建的工程會因土地邊界和醫(yī)院權(quán)屬與周圍居民產(chǎn)生較大的爭議。基建檔案中對工程所占面積、歸屬問題等有詳細(xì)的記錄，在醫(yī)院與周圍居民產(chǎn)生糾紛時(shí)能夠提供有力證明。同時(shí)醫(yī)院基建檔案能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)期間的質(zhì)量提供證明，把醫(yī)院基建工程中的真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)表現(xiàn)出來。基建檔案中還包括基建項(xiàng)目的申請、批復(fù)、規(guī)劃的法律文書、歷史憑證等，為醫(yī)院解決歷史遺留問題提供依據(jù)，為醫(yī)院長久發(fā)展提供有力的保障。

二、醫(yī)院基建檔案管理存在的問題

（一）基建檔案缺乏足夠的重視。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于檔案部門重視程度不夠，對于檔案部門的工作檢查也主要檢查醫(yī)院設(shè)備、人員等基本資料，對于基建檔案的管理非常輕視。同時(shí)，醫(yī)院檔案部門對基建檔案的宣傳力度不夠，基建檔案管理工作人員檔案意識非常淡薄，多數(shù)工作人員都以推進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)為主要工作，輕視基建檔案的管理工作。在這樣的環(huán)境下，對基建檔案的數(shù)據(jù)資料收集不重視，導(dǎo)致大量的基建檔案數(shù)據(jù)和實(shí)際項(xiàng)目數(shù)據(jù)不相符，存在案卷內(nèi)容不全、管理不科學(xué)、不規(guī)范的現(xiàn)象。

（二）基建檔案管理制度不完善。由于醫(yī)院對基建檔案的不重視，導(dǎo)致現(xiàn)在醫(yī)院設(shè)立的基建檔案管理制度多半存在較大的漏洞。管理制度的不完整，導(dǎo)致基建檔案缺乏系統(tǒng)的規(guī)整流程。沒有完整的流程，使得工作人員對于資料應(yīng)該是刪除還是留存沒有規(guī)定可以參考，也沒有目標(biāo)，導(dǎo)致基建檔案管理無法形成有效管理。而且在醫(yī)院管理中，基建檔案的錄入多半是由工作人員依靠自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行錄入，缺乏系統(tǒng)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。對于醫(yī)院以后需要查找檔案數(shù)據(jù)時(shí)造成很大誤導(dǎo)，使得尋找有效基建數(shù)據(jù)的難度增大，影響基建工作的效率，對醫(yī)院提升管理水平造成不利的影響。

（三）醫(yī)院基建檔案人員素質(zhì)較低。在醫(yī)院基建檔案管理工作中，檔案工作人員的素質(zhì)對資料的收集有很大的影響。在檔案資料整理中，如果工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理技能和方法，會增加檔案工作的難度。很多醫(yī)院的檔案管理工作人員是文科類專業(yè)畢業(yè)，對建筑工程項(xiàng)目了解較少，會出現(xiàn)一些低級的常識性錯(cuò)誤。隨著當(dāng)前醫(yī)院科室的不斷增加，醫(yī)院基建項(xiàng)目也在不斷增多，需要收集的數(shù)據(jù)也變得更加繁多和復(fù)雜。如果工作人員的專業(yè)知識和技能水平缺乏，會使得醫(yī)院基建檔案在收集資料和整理資料上出現(xiàn)規(guī)范性和正確性不足的問題。

（四）已經(jīng)歸入的資料出現(xiàn)問題。在進(jìn)行醫(yī)院基建檔案資料檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)資料管理室比較混亂，而且資料擺放沒有順序。在查找資料中發(fā)現(xiàn)檔案中有很多文件、圖紙出現(xiàn)褪色、損壞的情況，影響了資料的有效性。同時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔材料收集較混亂，很少有完整的項(xiàng)目資料，表格、文字等填寫不完整，內(nèi)容填寫不齊全，表達(dá)的意思比較片面，有些圖紙質(zhì)量較次，已經(jīng)呈現(xiàn)模糊不清的情況。一些工程圖紙的修改意見以及會審意見沒有及時(shí)收錄到檔案內(nèi)，在竣工圖上也沒有做出修改標(biāo)注和說明，造成竣工圖紙以及設(shè)計(jì)最終定稿失去準(zhǔn)確性，失去作用。

三、醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理措施

（一）總體上重視基建檔案管理工作。醫(yī)院基建檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，醫(yī)院的基建檔案工作對醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。因此，做好基建檔案管理的第一步應(yīng)該使整個(gè)醫(yī)院重視起來，鼓勵(lì)所有醫(yī)院人員積極參與到基建檔案基礎(chǔ)建設(shè)中。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視檔案建設(shè)，從制定醫(yī)院規(guī)劃上加大對基建檔案的建設(shè)力度；同時(shí)實(shí)施嚴(yán)格的檔案檢查與監(jiān)督規(guī)定，保證基建檔案的工作正常開展。

其次，應(yīng)該加強(qiáng)對醫(yī)院全體員工的整體意識，使每個(gè)科室部門對自己科室基建檔案資料進(jìn)行完整收集，并且以部門為一體及時(shí)上交。保證基建檔案管理工作的正常有序進(jìn)行，提高醫(yī)院基建檔案管理工作的效率。

（二）建立健全基建檔案管理制度。完善的醫(yī)院基建檔案管理制度在基建檔案管理工作中不可或缺。因此，在醫(yī)院具體的管理工作中，應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院當(dāng)前基建檔案工作情況進(jìn)行管理制度的完善，強(qiáng)化工作流程，制定明確的責(zé)任歸屬，加強(qiáng)基建檔案的工作管理。首先，必須明確檔案管理的范圍，避免管理人員出現(xiàn)職權(quán)濫用或使用不當(dāng)?shù)那闆r，保證管理工作的正常開展。然后，醫(yī)院要明確基建檔案整理、移交、保存等相關(guān)的要求，使管理人員的工作職責(zé)明確化，使工作人員分工明確。第三，嚴(yán)格制度的管理。在進(jìn)行基建檔案管理和工作人員的管理時(shí)，要把責(zé)任明確到每個(gè)工作人員，使基建檔案的資料具有更強(qiáng)的真實(shí)性，以保證基建檔案在以后使用時(shí)減少出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。提高基建檔案管理人員的綜合素質(zhì)對實(shí)施科學(xué)化管理措施有很大促進(jìn)作用。醫(yī)院應(yīng)該全面引進(jìn)的檔案管理人員，管理人員應(yīng)該是建筑工程類專業(yè)的人員，熟悉工程建設(shè)，并且參與到整個(gè)建設(shè)過程中，保障基建檔案管理工作的質(zhì)量和效率提升。同時(shí)，醫(yī)院不斷對檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高其工作能力和綜合素質(zhì)能力，能夠適應(yīng)醫(yī)院不斷發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體管理工作高效率運(yùn)行。不斷提高基建檔案管理人員的素質(zhì)，能夠最大化提高對復(fù)雜工作的管理效率，滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

（四）加強(qiáng)基建檔案信息化建設(shè)。隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透到社會的各個(gè)領(lǐng)域，醫(yī)院檔案管理部門也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，加大檔案部門的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用范圍。加強(qiáng)基建檔案的信息化建設(shè)，使用多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案資料實(shí)施科學(xué)化的管理方式，將檔案的三級目錄錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，同時(shí)將基建檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，能夠保證檔案資料的完整性，延長資料的保存時(shí)間。這些措施能夠大量減少工作人員的壓力和負(fù)擔(dān)，提高工作效率，使檔案部門能夠?yàn)獒t(yī)院建設(shè)提供更好的服務(wù)。

四、結(jié)論

醫(yī)院基建檔案數(shù)據(jù)是醫(yī)院工作正常運(yùn)行、日后擴(kuò)建、建筑修整等的重要保證，是醫(yī)院整體規(guī)劃工作的重要組成部分。醫(yī)院重視基建檔案工作的科學(xué)化管理，對當(dāng)前工作中存在的問題進(jìn)行發(fā)掘，并采取科學(xué)有效的措施進(jìn)行解決，使基建檔案的價(jià)值和作用在增強(qiáng)醫(yī)院實(shí)力和競爭力上體現(xiàn)出來，幫助醫(yī)院的發(fā)展邁向新臺階。

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