大數據時代醫院干部檔案管理變革的思考

文/佛山市第一人民醫院 呂慧萍

大數據時代醫院干部檔案管理變革的思考

文/佛山市第一人民醫院 呂慧萍

本文闡述了目前醫院干部檔案管理的現狀及存在問題，提出了大數據時代醫院干部檔案管理變革的思路與注意的問題。

大數據；醫院；干部檔案；管理

大數據開啟了一次重大的時代轉型，它正在改變我們的生活及理解世界的方式，成為創新服務的源泉，而傳統的干部檔案管理模式及服務體系已經很難適應當前時代的需要。醫院干部檔案管理將如何對大數據干部檔案進行挖掘與分析以利用其深藏的巨大價值，又將以什么樣的形式對醫院檔案資源進行開發與利用。這些都是檔案工作者所面臨的新課題與挑戰。

一、大數據時代醫院干部檔案管理的要求

（一）數量巨大。根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，檔案的收集包括：履歷材料、自傳材料、報告個人有關事項的材料、考察、考核、鑒定材料、考察材料、審計材料、學歷學位材料、培訓材料、職業(任職)資格材料、評(聘)專業技術職稱(職務)材料、反映科研學術水平的材料、政審材料、更改(認定)姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料、黨團組織建設工作中形成的材料、表彰獎勵材料、涉紀涉法材料、招錄、聘用材料、任免、調動、授銜、軍人轉業(復員)安置、退(離)休材料、辭職、辭退、罷免材料、工資、待遇材料、出國(境)材料，黨代會、人代會、政協會議、人民團體和群眾團體代表會議、民主黨派代表會議形成的材料，健康檢查和處理工傷事故材料、治喪材料，干部人事檔案報送、審核工作材料，其他材料等材料，它全面、歷史、客觀、完整地反映醫務人員在德、能、勤、績等方面的綜合情況，再現醫療衛生專業技術人才的面貌、特點及專長，是人才信息的綜合載體。但傳統的檔案收集、呈現還是以紙質材料歸檔并裝訂成冊的模式，這種簡單的手工操作模式與現代信息量日新月異洶涌澎湃的大數據時代顯得格格不入，所以，數據化檔案是干部檔案管理的必由之路。

（二）類型繁多。紙質的干部檔案只能收集靜態文字及圖片，而反映醫療衛生專業技術人員個人專長及特質的是科研學術水平的材料，歸檔材料的局限性使一些科研檔案、教學視頻、業績成果、專利產品、組會參會的材料無法歸檔。而數據化的干部檔案將實現動態圖片、音頻、視頻等形、聲、色俱全的多媒體信息，豐富地呈現醫務工作者的專業專長，全面地向信息使用者提供更為翔實的信息材料。

（三）高效利用。檔案的價值在于利用，紙質檔案利用靠人手翻閱，而大數據下的干部檔案利用，打破紙質檔案“有形”的觀念，實現“無形”的信息檢索利用，縮短檢索時間，打破紙質檔案查閱的“固定化”限制，在何時何地管理者或個人都可以借助網絡平臺、手機等電子設備不受時間、地域限制，快捷、方便地查閱本單位或個人所屬的電子檔案，實現干部檔案信息資源共享，快速、方便查閱資料，既減少了檔案人員工作量，又使干部檔案信息資源得到充分利用，為促進人力資源的合理配置提供有效的途徑，為醫院在發展、培養、選拔使用人才上提供堅實可靠的材料。

二、醫院干部檔案管理的現狀分析

（一）管理人員不足。以我院為例，干部檔案室設在人力資源部，2名兼職檔案員，她們既要負責人力資源方面的工作，還要負責全院3000多名在職員工，600多名退休員工的檔案，本來工作量已經很大，隨著醫院業務量的不斷提高，每年約增加200名新員工，導致干部檔案人員的工作量日益繁重。而且由于是兼職，沒有受到規范的檔案專業知識和技能的培訓，檔案管理都是“做中學”，嚴重影響了檔案管理工作水平的提高。

（二）檔案材料不齊。1.個人缺乏檔案意識。有些醫務人員對干部檔案缺乏基本認識，對于哪些檔案材料需要歸檔并不清楚，有相當一部分例如獲獎材料、進修材料等都是自己保存。有些則認為自己持有資格證、執業證、學歷學位證就行了，檔案可有可無。還有些則在填寫個人信息時態度不認真，導致個人失誤書寫，與最早記錄信息不一致。2.有關部門缺乏檔案意識。檔案材料形成部門對形成的材料未能及時進行移交，導致檔案的積壓或丟失。

（三）管理模式滯后。現階段的管理模式還是處在紙質檔案的收集、整理、裁切、裝訂、保管等基礎性層面工作，重保管輕利用，信息化建設滯后，檔案系統只是局限于個人信息、檔案目錄、檔案索引目錄輸入電腦的狀態，對人事信息實行封閉管理，檔案查閱手續繁瑣、檔案材料歸檔不及時、內容信息更新慢，都是導致干部檔案信息準確性和利用效率低的主要原因。落后的管理模式不利于人才資源的開發與利用，也在一定程度上影響了檔案信息的監督與公開。

（四）利用率不高。1.由于制度的原因，目前醫院干部人事檔案管理模式都實行封閉式管理，主要供院領導和人力資源部門利用，一般不對外開放。由于干部本人不能查閱自己檔案，并且檔案材料不能為干部個人提供有效的利用，所以檔案在醫務人員心目中變得可有可無。2.由于歷史的原因和習慣的影響，檔案材料套話、官話多，而工作業績資料較少，大大降低了干部檔案開發使用的價值。

三、大數據時代醫院干部檔案變革的思路

（一）建立人才數據庫。國家宏觀調控，在大數據時代下，醫院自身建立的數據庫規模較小，無法適應大數據時代的實際需求，這種狀況下，由國家、省、市建立大型人才數據庫，醫療衛生部門都使用該數據庫，以醫院為單位按照大數據相關手段方法、技術進行著錄與處理等工作，實現醫院干部檔案的信息資源整合，干部轉調或提拔時，連同紙質檔案一同移交，實現資源共享，既節省建立數據庫給各單位帶來的經濟壓力，又在保證信息資料完整的同時方便了人才的流通，而且節約了人力成本，減輕了檔案工作者的工作量，提高醫院干部檔案管理的效率。

充分發揮大數據檔案平臺效能，檔案信息資源的利用不能僅局限于低價值、淺層次的閱讀，通過對干部檔案信息資源的科學管理、深層挖掘、開發利用，使其對醫院在選人用人、人才評估等各項工作上提供強大的數據支撐和分析，以此創造豐厚的社會效益。

（二）轉變檔案管理模式。在大數據時代，醫院干部檔案室必須積極革新，轉變工作思路，改變管理模式，與時代接軌，建立健全的檔案制度，規范和約束管理，使各個職能部門及個人將自身形成的檔案及各項信息資源按照規范定期報送檔案室。滿足大數據時代使用者對干部檔案的實際需求，及時更新及獲取最新數據信息，提高檔案管理工作的科學性、高效性。變被動服務為主動服務，提供多層次、多方面的信息，提高檔案的利用價值，將原來的“死檔”變成“活檔”，為干部檔案管理帶來新的活力。

（三）檔案信息適度公開。建立人事檔案管理信息服務平臺，實現網路查詢和信息共享。根據檔案保密程度和有關制度實現干部檔案信息部分公開。干部本人通過密鑰申請、身份認證等手段，實現人事檔案遠程化查找和利用。把人事檔案信息數據庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續保密外，其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，以及學歷學位材料、培訓材料、職業(任職)資格材料、評(聘)專業技術職稱(職務)材料、反映科研學術水平的材料等，對這些信息個人只有查閱權利而沒有修改權利。在一定范圍內開放檔案，保證干部對檔案的知情權，便于檔案的利用，促進檔案的完整、真實和透明。干部檔案信息部分向個人開放，不僅方便了醫務人員對檔案的利用，而且增強了公眾的檔案意識，對干部檔案管理工作也起到了監督的作用，使干部檔案更好地為公眾服務。

（四）建立專業、高效人才隊伍。有好的措施，也應該有好的專業人才，所以，大數據檔案管理要培養、引進一批高層次檔案專業人才。重視人才引進、人員培訓，對檔案管理員實行定期業務培訓，從檔案專業知識到大數據甄別、應用、分析，培養出具有特色、專業、高效的醫院大數據檔案工作人才隊伍。

四、大數據時代醫院干部檔案管理需注意的問題

大數據時代將推動檔案工作由封閉走向開放，提升檔案工作與社會的互動與合作性，為檔案工作發展提供新的社會資源，提供新的動力。同時，檔案數字化、檔案開放鑒定、檔案信息安全維護等工作的重要性與緊迫性日漸突出。

（一）電子檔案并非萬能。大數據下的電子檔案打破了時間、地域、空間的限制，其便捷性、共享性、多樣性、經濟環保性很大程度上滿足了使用者的需求，但它并不能完全替代傳統紙質檔案，紙質檔案的原始性、不可復制性、耐久性、保密性的特點，是電子檔案無法取代的。而且電子檔案缺乏證據性，很容易通過相關技術改變原始信息。所以，在一定時期內，電子檔案還將與紙質檔案并存，正確處理好兩者并存的局面，實現檔案利用的最大化。

（二）數據的安全性。大數據為我們的提供了便利，同時也讓保護隱私的法律手段失去了應有的效力，面對大數據，保護隱私的核心技術不再適用。那些別有居心或嘗到大數據益處的人，可能會把大數據運用到它不適用的領域，在設定一定權限的基礎上實現數據資源的共享的同時，更應當建立健全干部檔案的信息保密制度，做好防護和保護措施，從錄入信息到存儲、傳輸等方面都要充分考慮保密性。

最終，大數據標志著“信息社會”的來臨，我們收集的所有數字信息都可以用新的方式加以利用。這種新的思維模式將挑戰我們的社會機構，更為檔案管理工作帶來了很大沖擊，推動著檔案管理模式的變革。在做好檔案全面收集、安全保管的同時，充分發揮檔案的利用效能。干部檔案管理工作的科學化、高效化、標準化，為實施醫院人才戰略提供完整、準確、公正的第一手資料，充分發揮其社會效益。