醫(yī)院文書檔案管理工作的體會

文/新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團第十三師紅星醫(yī)院 李軻

醫(yī)院文書檔案管理工作的體會

文/新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團第十三師紅星醫(yī)院 李軻

目前，醫(yī)院文書檔案管理逐步由紙質(zhì)管理向電子檔案管理過渡，從而實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范性和標準性，保持醫(yī)院文書檔案運用的有效性。

醫(yī)院文書；檔案；工作體會；管理；有效

醫(yī)院文書檔案管理是非常重要的一項工作，是檔案管理體系的重要組成部分，對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展具有重要作用。在醫(yī)院管理的過程中，我們必須要加強檔案管理的規(guī)范性和標準性，從而確保檔案的有效性和管理的規(guī)范性。

一、醫(yī)院文書檔案管理的標準性

檔案管理工作是一項操作性較強的工作，我們在檔案管理的過程中，必須確立檔案收集管理一體化的流程，每個流程必須要體現(xiàn)科學(xué)性和標準性。第一，我們在檔案管理的過程中，必須要保持一致性原則，歸檔的文件以醫(yī)院形成的文件為主，在實際工作中，要努力遵循檔案管理的相關(guān)規(guī)則，努力掌握文書檔案歸卷過程中的時效性。第二，必須要加強立卷歸檔的重點和合理分工，從而加強文件的分類及其補充。第三，我們必須要維護整個卷宗的相對完整性，既能夠把握重點，又能夠分清主次。第四，我們必須要加強文書檔案保管期限內(nèi)的永久性問題，在最大數(shù)量文件增長和需要的過程中進行補充，保證文書檔案的齊全，對于一些沒有價值的文書檔案及時進行整理和剔除。在文書檔案管理工作的過程中，我們必須要注重操作技術(shù)的統(tǒng)一性，使其能夠具有紙質(zhì)檔案和電子檔案操作流程的統(tǒng)一標準，按照文書檔案管理的規(guī)章制度和管理標準保持檔案資料的完整性。

二、醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性

目前，醫(yī)院所有的文書檔案都是由公文轉(zhuǎn)化來的，而公文管理是整個文書檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容，因此我們必須以文書檔案作為核心，將文書規(guī)范性作為基本的保障，努力使公文標準化。首先，公文用紙必須要嚴格，符合國家的統(tǒng)一標準和規(guī)范。第二，公文在檢查的過程中，必須對公文嚴格檢查和監(jiān)督，公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否能夠具備審批權(quán)限等各項內(nèi)容。第三，公文的字跡必須要嚴格，這是指對公文字跡要求中，必須做出相應(yīng)的筆錄和報表簽字等，保證字跡的清晰，有利于日后長久保管和使用。第四，加強公文文種的嚴格性，要努力做到日后標準一體化和現(xiàn)代化檢索的手段持續(xù)使用。第五，我們必須要嚴格公文傳遞程序，上級和相關(guān)機構(gòu)在公文傳遞過程中避免相關(guān)的損失，嚴禁丟失。

三、必須對文書檔案的服務(wù)性質(zhì)進行定位

文書檔案在管理的過程中，主要是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和職能科室提供相關(guān)的服務(wù)和參考標準。按照醫(yī)院和國家等相關(guān)的政策，在醫(yī)院進行評審或者是專科建設(shè)等過程中，提供相關(guān)的檔案資料信息。第二，在醫(yī)院干部任免、考查、職稱評定、晉升過程中，提供相關(guān)依據(jù)。第三，主要是指醫(yī)院進行重大基建項目過程中，我們能夠通過檔案的提供為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進行決策，幫助醫(yī)院完成相關(guān)的改造任務(wù)。第四，我們必須要加強檔案管理信息的數(shù)字化服務(wù)，優(yōu)化管理使查閱和檢索更為方便快捷，提高檔案利用率。

四、醫(yī)院文書檔案管理工作的具體措施

第一，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入和支持力度，保證了檔案工作的順利開展。為加強檔案工作的科學(xué)管理與檢查指導(dǎo)，逐步實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化、制度化管理，逐步建立健全檔案工作機構(gòu)、檔案工作制度，明確主管檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)，并把檔案工作列入崗位職責。

第二，建立完善的檔案管理制度，確保檔案工作有章可循。結(jié)合醫(yī)院工作實際建立健全了《醫(yī)院檔案管理制度》《立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案查（借）閱制度》《庫房管理制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案員崗位責任制》《檔案保管制度》等。保證了檔案工作的規(guī)范性，充分發(fā)揮指導(dǎo)和監(jiān)督作用。

第三，普及檔案知識，加強檔案管理水平。努力提高醫(yī)院職能部門對檔案工作的認識，加強對檔案工作的依法管理，增強干部職工檔案意識和法制觀念，安排檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)及理論培訓(xùn)，加強與上級檔案部門或同行進行業(yè)務(wù)交流，及時把握檔案工作趨勢、更新思維觀念、獲取業(yè)務(wù)新知識。

第四，加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、提高服務(wù)水平。結(jié)合醫(yī)院實際，建立了齊全、完整、符合規(guī)范的全宗卷；確定了醫(yī)院文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍及保管期限表，檔案保管期限劃分準確,各門類檔案經(jīng)過系統(tǒng)化整理。檔案和資料的收進、移出及查（借）閱有嚴格的登記、審批手續(xù)。檔案部門為醫(yī)院各部門提供了方便快捷的服務(wù)，查閱利用檔案率逐年提升。為醫(yī)院的重點工程建設(shè)、解決矛盾、核實工齡、落實政策、上報各類報表、查辦案件、干部考查、考核、職稱評聘、晉升等提供了良好的服務(wù)。

第五，加強檔案工作開發(fā)與利用。檔案人員要利用檔案信息資源，挖掘檔案利用價格，對檔案信息進行加工整理，編制各類文件匯編，編制大事記、編制組織機構(gòu)沿革、檔案展覽展板等。通過編研工作，把檔案中具有醫(yī)院特色、富于利用價值的檔案資料按專題集中編排起來，裝訂成冊，供領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門參考利用。

綜上所述，醫(yī)院文書檔案是非常重要的一項任務(wù)，作為醫(yī)院文書檔案管理的工作人員，必須要加強醫(yī)院文書檔案管理工作的嚴謹性和規(guī)范性，從而推動醫(yī)院文書檔案管理工作的順利開展，更好地為醫(yī)院服務(wù)。

[1]張星黔.醫(yī)院文書檔案管理工作的體會[J].貴陽中醫(yī)學(xué)院學(xué)報,2011(04):161-162.

[2]龍懿.醫(yī)院文書檔案管理工作的體會分析[J].管理觀察,2015(15):189-190.