關(guān)于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及開發(fā)利用的思考

文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

關(guān)于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及開發(fā)利用的思考

文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

檔案管理是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的基礎(chǔ)工作，管理難度大，專業(yè)性強(qiáng)。該項(xiàng)工作中涉及的相關(guān)內(nèi)容比較多。檔案管理人員要依據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)檔案管理現(xiàn)狀具備清晰的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到該過程中存在的不足，對(duì)其進(jìn)行合理開發(fā)和利用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；開發(fā)利用

醫(yī)院檔案即日常各項(xiàng)工作或醫(yī)療服務(wù)中形成的文件、圖表和音像資料等。醫(yī)院檔案是各類文獻(xiàn)資料的匯編，反映了醫(yī)院各項(xiàng)工作開展情況。在醫(yī)院工作中，檔案管理屬重點(diǎn)內(nèi)容，是科學(xué)決策和醫(yī)院現(xiàn)代管理的基礎(chǔ)性保障。檔案管理部門要認(rèn)識(shí)到該工作的重要性，對(duì)各類檔案進(jìn)行充分開發(fā)和利用，確保醫(yī)院各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

一、 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，信息缺乏共享。我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作因起步較晚，仍存在諸多問題。醫(yī)院檔案管理工作性質(zhì)決定了其所需資料多由人事科、護(hù)理部和醫(yī)務(wù)科收集，各自保管，無(wú)論是標(biāo)準(zhǔn)，還是編碼，都不統(tǒng)一。檔案管理和利用往往依科室具體情況而定，各類檔案資料相互獨(dú)立，缺乏統(tǒng)一性和聯(lián)系性，使材料收集難度增加，而信息也不夠完整。

（二）制度不完善，考核未落實(shí)。醫(yī)院管理工作以管理制度和內(nèi)部人員具體工作職責(zé)為依托。因尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，該方面管理制度相對(duì)較少，職責(zé)不明確，缺乏有效的管理制度和考核措施。同時(shí)，并未將檔案管理工作納入醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作效果不佳。

（三）缺乏認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)重視不足。不同于臨床工作，醫(yī)院檔案管理無(wú)顯著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層，還是各職能部門均未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。將臨床和業(yè)務(wù)作為日常工作重點(diǎn)，忽視了醫(yī)院檔案管理工作，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理與醫(yī)院建設(shè)及各項(xiàng)工作執(zhí)行間的聯(lián)系，忽略了醫(yī)院檔案價(jià)值，使醫(yī)院檔案尚未充分發(fā)揮作用。

二、醫(yī)院檔案開發(fā)利用思考

（一）強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)和管理。醫(yī)院檔案工作，無(wú)論是思想性、專業(yè)性，還是科學(xué)性都很強(qiáng)。內(nèi)部檔案種類及數(shù)量的增多，使其管理工作要求也很高。因而，要及時(shí)落實(shí)檔案基礎(chǔ)管理工作。具體管理工作實(shí)施中，確保檔案齊全，且內(nèi)容完整，嚴(yán)格按照具體要求，收集檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行歸納、整理、分類、鑒定等，使其具備較高的保存價(jià)值。醫(yī)院檔案管理工作極為嚴(yán)謹(jǐn)，根據(jù)檔案類別及內(nèi)容，進(jìn)行主次劃分，有計(jì)劃地開展檔案管理工作，以免實(shí)施過程中過于隨意，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作及其與醫(yī)院建設(shè)事業(yè)間的關(guān)系具備清晰的認(rèn)識(shí)和理解。合理開發(fā)利用檔案資源，使其切實(shí)服務(wù)于醫(yī)院工作。通過該種方式，使醫(yī)院檔案具備較高的使用價(jià)值，為醫(yī)院各項(xiàng)工作開展提供便利。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作，提升醫(yī)院檔案建設(shè)及管理水平。

（二）保證檔案的完整性。完整性是歸檔文件材料能夠?qū)Ω黜?xiàng)活動(dòng)的發(fā)展、經(jīng)過、結(jié)果等進(jìn)行全面反映。該過程中，任何文件類型都很重要，注重日常積累和歸檔，使其更加完整、齊全。兼職檔案人員對(duì)日常檔案資料的收集、整理的時(shí)候，部門科室要對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行督促，使檔案能夠順利歸檔。無(wú)論是醫(yī)院檔案的收集、立卷，還是歸檔和開發(fā)利用，都需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及職工參與。因而，要注重網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。行政、基建、設(shè)備儀器、財(cái)務(wù)等綜合檔案和門診、病房、臨床科室等業(yè)務(wù)檔案兼?zhèn)洹?shí)施醫(yī)院檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建，用以對(duì)各部門管轄范圍內(nèi)的各類檔案資料進(jìn)行管理，以免出現(xiàn)遺漏或丟失。加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員思想教育，使其能夠?qū)Σ“高M(jìn)行規(guī)范書寫，具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，將病案書寫規(guī)章制度落實(shí)到位，增強(qiáng)其規(guī)范性，并由專人負(fù)責(zé)。重視影像和數(shù)字資料管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)背景下，醫(yī)院檔案管理工作要求提高，無(wú)論是檔案種類，還是管理過程更加復(fù)雜。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體，對(duì)各類檔案資料進(jìn)行線上存儲(chǔ)，減少不必要的空間占用，使檔案管理工作更加便利，載體也更加多樣化。

（三）合理開發(fā)利用檔案資源。醫(yī)院檔案管理主要為醫(yī)院日常各項(xiàng)工作服務(wù)。依據(jù)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展背景及具體工作要求，對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案價(jià)值及管理工作效用，對(duì)醫(yī)院當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r及職工先進(jìn)事跡進(jìn)行宣傳，為醫(yī)院各項(xiàng)工作決策提供依據(jù)。開發(fā)利用是檔案管理工作中的重點(diǎn)，加大檔案編纂力度，對(duì)原始檔案和文件進(jìn)行直接利用，對(duì)檔案資料進(jìn)行合理匯編和研究，滿足工作人員日常查詢要求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案優(yōu)質(zhì)管理和高效利用。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的前提和基礎(chǔ)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)護(hù)人員及檔案管理人員都要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，并參與到該項(xiàng)工作中，使管理制度更加完善，實(shí)現(xiàn)信息化應(yīng)用，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理開發(fā)和利用，滿足日常醫(yī)療、科研要求，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，確保醫(yī)院各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，推進(jìn)其快速發(fā)展，為人們提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

[1]蔣杼林.醫(yī)院檔案在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的作用與開發(fā)利用探討[J].大家健康(學(xué)術(shù)版),2016(13):284-285.

[2]王鳳芝.淺析醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)及開發(fā)利用[J].赤子(上中旬),2015(21):202.

[3]甄玲.醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)以及開發(fā)利用[J].中國(guó)管理信息化,2015(03):195-196.

[4]黃萍.淺談醫(yī)院檔案管理及開發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(11):187.

[5]葉肖鳳.關(guān)于醫(yī)院文書檔案管理工作現(xiàn)狀的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(19):52.