醫學院校教務檔案處理的規范化研究

文/福建醫科大學附屬第一醫院 李倬倩

醫學院校教務檔案處理的規范化研究

文/福建醫科大學附屬第一醫院 李倬倩

隨著社會的快速發展，醫學院校教務檔案管理十分重要。尤其是在互聯網的推波助瀾之下，醫學院校在檔案處理上開始逐步規范化，其整體的信息化水平也在全面提升。

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教務檔案工作作為醫學院的管理工作之一，在管理過程中發揮著至關重要的作用，教務檔案能夠全面規范醫學院校的教學管理水平。在教學改革中，教務檔案是檔案管理的重要組成，但是在目前醫學院的教務檔案管理工作中，任然存在許多問題，我們需要在現有檔案管理的基礎上不斷對檔案管理過程中出現的問題進行總結，并且針對這些問題提出有效的解決方案以及創新的管理模式。接下來，我們針對醫學院檔案管理過程中出現的問題進行深度剖析。

一、醫學院校教務檔案處理概況分析

(一)處理現狀分析。在醫學院校，檔案的管理水平已經逐步走向了信息化，很多檔案已經開始采用電子檔案的管理方式進行管理。但在具體的管理中，其管理水平依然有待提升，現有的計算機設備，只是簡單地對人員基本信息進行登記，使其應用無法得到真正發揮。對于計算機設備的應用相對較少，僅存在于醫院人員信息登記工作中，所以為了全面提升醫學院校檔案管理的效率，需要將數字化信息技術全面融入其中。在檔案的整體管理中，很多院校表現得參差不齊。為了使檔案處理的規范性得到提升，需要采取各種不同的方式對其檔案進行科學性的管理，讓檔案逐步信息化、規范化。

（二）檔案規范化管理的意義。對于醫學院校而言，檔案的規范性管理十分重要，能讓檔案的整體結構更加清晰，方便管理人員的查詢。同時檔案的審核以及備份都能讓檔案的管理更加科學化。醫學院校的檔案管理相對而言較為復雜，對其進行規范性的管理能夠有效避免出現管理錯誤，能夠讓檔案查詢人員分類別進行綜合查詢。

二、醫學院檔案管理過程中發現的問題

（一）對檔案管理的認知不足，檔案資料不完整。目前，大多數醫院檔案管理工作人員的思維模式較為陳舊，對檔案管理理念的認識不充分。由于受到傳統的“就事論事”思想的影響，在檔案管理過程中，對于規章條例過于重視，而缺乏“以人為本”的管理理念。檔案管理工作人員集體意識薄弱，甚至出現“官本位”的思想觀念。在工作中獨斷專行。檔案管理的缺陷長期得不到解決，問題進一步擴大化。在工作中，難以適應現代的新型檔案管理價值體系，管理質量低下。

（二）不完善的管理體系，檔案缺乏合理利用性。經過調查發現，目前大多數醫學院的管理格局以及檔案管理運行方式為“科層制”，這種現象直接導致官僚主義在醫學院管理體系中的盛行，這種類似于政府部門的設置，執行度低下，工作人員數量較多，也造成檔案管理工作的靈活度下降。在檔案館管理過程中，不能及時解決工作中的問題，行政化的管理手段對完善檔案管理制度造成一定的阻礙。另一方面，醫學院領導層內部權力構架復雜，部分領導利用職權謀取私利。對醫學資源極大地浪費，更是對醫學院長久發展造成嚴重的影響，醫學的學術發展步伐也將變得緩慢。由于教務檔案管理的弊端，更加劇了教師與領導人員中間的矛盾，檔案實際記載出現問題，以至于現有檔案不能為醫學學術研究提供切實的幫助。

（三）檔案管理方式落后，加大檔案管理工作任務。檔案管理工作主要分為收集信息、對信息進行分類、保存完善等幾個部分。檔案管理工作方式要根據具體的情況，對信息進行合理的研究，然后采用合適的檔案管理方法以及檔案管理工具。但是，目前醫學院的檔案管理工作主要依靠人力手工操作完成，不僅加大了檔案管理過程中的工作量，而且不能完全保障檔案管理的精準度。檔案管理過程中，工作往往環環相扣，人力手工操作過程中出現的問題，更是加大了醫學院資源的浪費。機械化和自動化的管理方式并未引入醫學院檔案管理的工作中，檔案的整理以及檢索等一系列工作不僅耗時耗力，最終效果往往也不盡如人意。

三、醫學院教務檔案管理的改善措施

（一）加強工作人員對檔案管理重要性的認識。醫學院校教務檔案工作作為教學管理的重要組成部分，需要每個工作人員共同去完成。學院應根據檔案學理論制定科學的檔案管理條例，工作人員通過基本的檔案學理論，對檔案管理工作進行深入的研究，積極配合醫學院的科研工作。學院可以《中華人民共和國檔案管理法》為依據，為學校的教務檔案管理工作制定基本的工作準則，科學的責任制度，以此來規范學院的教務檔案管理工作。定期組織學習活動，以提高檔案管理人員的基本工作素質。只有檔案管理人員的基本工作素質和檔案管理的基本技能得到提高，檔案管理工作的工作效率才能得到保障。要提高檔案管理工作人員的責任感，加強責任意識。做好具體分工，各個科室的檔案管理人員要明確自己的工作范圍，定期做好檔案的收集、檢查以及歸檔工作。避免檔案丟失的現象，為檔案工作提供最基礎的保障。

（二）教務管理實現網絡化和數字化。隨著計算機時代的飛速發展，計算機的普及為教務檔案管理提供了硬件支持。教務管理方式是運用新型的技術，通過數字化和網絡化的管理方式，為檔案的管理工作提高工作效率。實現教務檔案管理的網絡化主要從以下幾點著手：首先，建立目錄查詢系統，將已有的檔案分類錄入系統。然后，檔案一體化管理前期，對公開信息以及電子檔案進行及時追蹤和記錄，每份檔案的修改、存儲以及傳送各個過程都要進行實時登記，建立完善的數據系統。要實現檔案管理的數字化，需要建立一個信息數據庫。可以通過云數據進行相應數據的儲存。為了能夠實現整體的辦公自動化，需要將H I S信息管理技術應用到云數據的整體管理中，同時還要做好紙質檔案與信息化檔案的相互交替。現在部分醫學院校已經開始實現檔案管理自助管理，不僅將紙質檔案全部融入信息數據庫之中，而且還利用云數據的儲存效果，進行了信息檔案的整體備份，這樣其信息數據不會因為系統的更新和維護而出現數據的丟失。在進行數據信息的圖案采集過程中，需要先建立一個整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統中的word和excL進行圖文處理，讓檔案數據更加清晰化、具體化。對于不同信息文件的份數以及頁數一定要與電子檔案進行全面的對應，從而達到良好的設計效果。其次，還要做好信息系統交互界面的處理工作，檔案信息在經過前臺處理之后，一般較為規范。然后后臺系統維護人員要及時對檔案信息進行上傳并進行良好的維護，保證查詢人員能夠快速準確地查詢到信息數據。

（三）推進現代化的檔案管理技術。檔案管理逐漸趨于網絡化和數字化，這就要求檔案管理人員掌握檔案管理過程中的計算機相關技術，并通過計算機對教務檔案進行管理。加強對計算機的學習，不斷提高技術水平。檔案管理工作人員需要利用嫻熟的技能緊追教務檔案網絡化服務進程。為廣大師生對教務檔案的查詢提供方便。同時，通過現代化的教務檔案管理技術，為檔案的收集進行提前管理，最終保障檔案的完整度。通過計算機軟件對檔案資料進行系統的分類，為今后檔案的使用和查詢提供方便。檔案整理的每一個環節，都要按照規定的標準進行，計算機檔案信息要做到及時更新，線上與線下相統一，以避免互聯網檔案信息的失誤。

醫學院教務檔案工作作為醫學院研究工作的基礎工作，對于整個學校的社會地位有著一定的影響。教務檔案工作網絡化不僅能夠減少工作中的失誤，提高檔案整理工作的準確性，還能為學生和教師提供的教研工作提供便利。檔案管理工作也更加系統化。當然，作為檔案管理工作人員，要努力提高自身的專業技能，不斷完善檔案管理工作中的缺陷。在工作中嚴格按照學院的規章制度，以身作則。以高度的責任感為醫學院的教務檔案管理工作獻計獻策，為學校檔案工作的安全性和可靠性作出應有的貢獻。

四、結語

醫學院校的檔案處理十分重要，能夠讓檔案的整體管理更加具有科學性以及合理性。醫學院校在進行檔案管理過程中，需要采取多種管理方式，讓檔案的管理逐步信息化以及規范化。在整體的檔案管理中常常會遇到諸多的困難，需要結合管理中的各種問題，對醫學院校的檔案管理體系進行全面性優化。讓醫學院校教務檔案處理更為規范，達到理想的檔案管理效果。

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