電子文件檔案管理存在的問題及對策分析

文/河南省舞鋼市檔案局 楊向麗

電子文件檔案管理存在的問題及對策分析

文/河南省舞鋼市檔案局 楊向麗

電子政務系統中大量的政府公文通過Internet發布、高效流轉，不可避免地面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅等，通過對電子文件檔案的概念、特點分析電子文件檔案管理中存在的一系列問題。

電子文件；檔案管理；問題；對策

隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，以磁、電、光等介質為主要信息載體的文件應運而生。檔案已不再僅僅以單一的紙質形式存在，而因特網的全球性、開放性、共享性、動態性發展，使得任何人都可以自由地介入Internet。網絡環境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅等諸多問題，因此，對電子文件檔案的科學管理已成為新時期面臨的急待解決的重要課題。

一、電子文件檔案概述

國際檔案界認識到計算機對檔案的影響可以追溯到50多年前。1961年在倫敦舉行的第九次國際檔案圓桌會議上曾將數據自動化處理列入會議的議程；1968年，馬德里國際檔案大會呼吁，檔案人員要準備迎接計算機時代的到來；1971年，第十三次國際檔案圓桌會議上，秘書長鮑弟埃強調，現在是確定檔案部門應用計算機政策的時候。其專門術語的發展經歷了機讀文件、機讀檔案、電子文件等幾個階段，最近幾年出現了“歸檔電子文件”“電子檔案”的提法。

《美國聯邦文件管理術語手冊》對電子文件的解釋是：“其存儲形式是只能由計算機處理的文件，也叫機讀文件和自動化數字處理文件”。美國聯邦管理法規中對電子文件的解釋是：“電子文件包括數字的、圖形的以及文本的信息，它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”

2002年，國家質量監督檢驗檢疫總局發布的《電子文件歸檔與管理規范》將電子文檔定義為“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”由此可見，電子文件(Electronic Records)是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。

二、電子文件檔案的特性

電子文件檔案的特性與以往各種形態的文件、檔案相比，電子文件檔案具有以下主要特點：

（一）電子文件信息與載體的相分離性。電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，通過網絡在不同的計算機之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，而內容卻不發生任何變化，信號形態也無任何變化。

（二）信息形態的數字化與非人工識讀性。電子文件是在計算機中產生和處理的，其信息形態是數字化的。在計算機內部，無論是傳輸還是運算、存儲等處理，電子文件均是以數字編碼的形式存在。對于這種經過復雜編碼的信息人工無法破譯它的含義，只有通過計算機特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態，才能識讀它。

（三）對設備的依賴性。電子文件需要依賴于計算機系統，包括計算機硬件、操作系統和軟件而具有生命力并發揮作用。從文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統才能實現。離開了計算機系統，既無法識讀，更無法對電子文件施加任何影響，管理活動便無從談起。

（四）信息的可變性、不安全性。計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點使得對系統中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改動過的痕跡。計算機系統中的靜態文檔已大量被動態文檔所取代，而動態文檔中的數據不斷被更新或補充，以反映最新的情況。如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存，毫無痕跡。

三、電子文件檔案管理面臨的主要問題

在很多辦公自動化系統設計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作缺乏相關知識無法參與意見，使得檔案電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。要對電子文件檔案進行科學管理，必須分析其面臨的一些主要問題。

（一）電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術難度較大。檔案的本質屬性是原始記錄性。紙質文件內容原始性很容易被確認，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機內存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區別，一旦被刪改、復制或纂改都很難被識別。

（二）電子文件檔案長久保管因難，信息難以維持永久地存取。電子文件的產生、傳輸和利用等都會受到硬件、軟件與服務系統構成的技術系統和數字環境的制約。電子文件存儲載體對環境要求較高且使用壽命較短。此外，這些存儲載體對自然災害、病毒入侵、黑客攻擊、硬盤故障、電壓不穩、誤操作等造成的危害抵御能力不強，極易丟失電子文件的數據信息。因此出現長久保管困難。

（三）電子文件檔案信息安全問題日益突出。隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，因特網的全球性、開放性、共享性、動態性發展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務系統中大量的政府公文通過Internet發布、高效流轉。電子文件檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。以辦公自動化和網絡作為生存基礎的電子文件處于這樣一種惡劣的網絡環境之中，可以想象一個疏忽就可能導致滅頂之災。接入互聯網所遇到的非法訪問難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。

四、電子文件檔案管理問題的對策

（一）建立統一的電子文件檔案歸檔基本結構標準。在電子文件大量產生的今天，作為檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性鑒定，而“保護體系”的實現正是為解決該問題而提出的一個重要途徑與方法，制定科學、合理及符合我國實際情況的統一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎。

（二）檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統的設計。

對于電子文件與電子檔案管理系統而言，它和所有檔案輔助管理軟件有著根本的區別，它承擔了電子文件與電子檔案從接收、鑒定、保管、利用等全部工作，不僅要具有電子檔案的管理功能，而且還具有相當于實體檔案庫房的保管存儲功能。把原來紙質文件管理系統中的許多后控制手段提到了最前端，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統作為管好電子文件的先決條件。

1.對電子文件檔案實施備份制度。對電子文件檔案的備份，是指使用存儲媒介保存兩份以上的電子檔案。由于電子檔案存在有不安全、不穩定的因素，比如電子檔案被誤刪除，電子檔案被計算機病毒感染，文檔被破壞等等，那么電子檔案的備份尤為必要。

2.保證用作處理和存儲電子文檔的計算機專用。用作處理和存儲電子文檔的計算機必須做到專人專用，這對電子檔案的安全也有非常重要的作用：如果計算機用于上網等其它用途后，一方面不可避免要使用其它媒介信息，可能帶入計算機病毒，感染電子文檔；另一方面計算機的廢文件就會增多，會誤刪有用的電子文檔。

3.對重要的電子文件檔案實行分布式雙機備份。為保證需要處理和存儲電子檔案的計算機隨時能正常工作，可以采用分布式雙機備份，當工作計算機出現問題后，另一臺備份機立即開始工作，使處理和存儲電子檔案的計算機不會發生崩潰，電子檔案不會發生丟失，保證電子檔案的安全。

（三）對電子文件法律效力問題的解決。加強立法，確保電子文件的法律效力，使電子文件具有充分的證明力，在已有相關立法的基礎上，如《檔案法》中，進一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實可行的電子文件管理法規及實施細則，保證電子文件的關聯性、真實性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。電子文件是社會進步的產物，確保電子文件檔案的安全是新時期檔案工作遇到的新課題。只有不斷地研究、探索，才能發現計算機操作系統的不足，及時改進技術措施，增加電子文件的安全性，才能使檔案資源得到安全、可靠的保護。

電子檔案是社會進步的產物，確保電子文件檔案的安全是新時期檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，不但能夠及時發現計算機操作系統的不足，改進電子技術措施，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，更能加強檔案信息交流，準確、快遞地向社會提供有利的信息資源，促進經濟建設的穩步發展。

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