新時期檔案數字化管理及其創新策略

文/中鐵十八集團隧道工程有限公司 韓娟

新時期檔案數字化管理及其創新策略

文/中鐵十八集團隧道工程有限公司 韓娟

檔案數字化管理就是把傳統的以錄音帶、紙張、錄像帶等為存儲介質的各類原始檔案資料，通過壓縮、掃描、轉化等手段轉換為圖片文件、聲音文件與錄像文件等，再通過存儲管理技術把圖片與索引字段存儲在光盤庫、磁帶庫等各類大容量存儲介質里，發布到廣域網、局域網、國際互聯網、機關企事業單位內部網，便于使用者利用各種方便的查詢手段快速檢索所需要的檔案資料，實現了數字化檔案管理的新興管理技術。

檔案管理；數字化；創新策略；規章制度；檔案信息安全

一、新時期檔案數字化管理及其創新的意義

在信息技術被應用到檔案管理工作的背景下，檔案管理數字化趨勢越來越明顯，其重要作用表現在以下幾點:

（一）順應時代發展趨勢。當前，信息技術、掃描儀等先進設備逐漸被廣泛應用到檔案管理活動當中，有力地推動了檔案管理的創新發展，也為檔案管理創新發展提供了便利，有利于提升檔案管理水平。因此，在這樣的背景下，創新管理方式，健全完善管理規章制度，實現檔案管理數字化，這是順應時代發展趨勢的必然要求，對推動檔案管理各項活動順利進行具有重要作用。

（二）提高檔案管理水平。當前，在信息技術和掃描技術得到有效利用的背景下，再加上檔案管理人員綜合技能的提升，檔案管理數字化是一種必然趨勢。事實上，實現管理數字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進檔案管理服務質量的提升。數字化管理還可以減少檔案資料的占地面積，提高檔案資料的防火、防水能力，進而促進檔案管理水平的提高，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。

（三）提升檔案工作服務質量。在檔案管理數字化的趨勢下，通過創新管理方式，構建檔案信息資源數據庫，對檔案資料進行數字化處理，然后編號并存儲，構建完善的檔案信息資料庫。當使用者需要使用檔案資料時，只需要輸入目錄和編號就可以快速查詢到所需要的檔案資料，滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對提升檔案信息服務質量，有效滿足人們日常生活需要，意義是不言而喻的。

二、檔案數字化管理的不足

（一）檔案數字化管理有一定的風險性。在信息技術逐日普及的今天，網絡信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計算機系統里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉換成電子檔案時，主要利用電子編碼技術來進行檔案編輯，電子編碼技術在應用時有一定的弊端，如果對原始憑證內容進行修改不會留下任何痕跡，相關管理人員是很難及時發現的。所以，違反《檔案法》的行為應備加警惕。

（二）電子文件檔案儲存受載體制約性強。電子文件對軟硬件設備的依賴性相當強，計算機儲存設備容量雖大，不過面對呈幾何級數發展的電子文件也有窮盡之時，且計算機應用軟件更新相當快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環境下無法讀取，即使是同時期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長期乃至永久管理。

三、新時期檔案數字化管理及其創新的策略

（一）做好宣傳工作，重視檔案數字化管理。新時期，要充分認識檔案管理數字化的重要意義，創新思維，革新管理理念，順應時代發展趨勢，推動檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度，健全完善檔案管理制度措施，加大相應的資金投入，注重提高檔案管理人員的綜合素質，進而推動檔案管理數字化的各項活動順利進行。檔案管理人員要增強責任感和使命感，順應時代發展趨勢，把握檔案管理數字化的要求，加強自身學習，掌握檔案管理專業知識和技能，不斷豐富檔案管理工作經驗，努力適應新形勢和新需要，進而推動檔案管理工作順利進行，有效提升檔案管理水平。

（二）健全完善檔案數字化管理的規章制度。根據檔案管理數字化需要，健全完善管理規章制度，并嚴格執行和落實，為各項活動順利開展提供制度保障，推動檔案管理規范化和制度化。要明確檔案管理人員職責，建立并落實責任制，讓他們自覺遵守制度要求，履行好自己的職責。健全完善檔案管理制度，加強整理、歸檔、存儲、使用等各環節的管理，從而提高管理工作的規范化水平。建立獎懲激勵機制，對管理工作到位，服務質量高的部門和個人實施獎勵。從而激發他們的主動性，更好順應檔案管理數字化趨勢，努力提升檔案管理和服務質量。

（三）重視數據庫建設，提高數字化管理水平，構建檔案管理數據庫，對檔案信息資源進行統一管理。做好檔案資料掃描、圖像處理、業務管理、目錄管理、信息查詢、數據分析等工作，充實和完善檔案管理信息系統。同時還要采集檔案信息資源，構建檔案信息數據庫。利用掃描儀、數據壓縮等技術，將紙質檔案轉化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數據信息查閱和使用，促進檔案管理水平的提升。

四、結語

新時期，隨著信息技術在檔案管理工作的應用，檔案數字化管理趨勢越來越明顯。在這樣的背景下，應該注重現代信息技術應用，創新思想觀念，健全完善管理規章制度。從而有效約束和規范檔案管理的各項工作，促進檔案管理水平和服務質量的提升。

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