大數據背景下的電子檔案管理模式研究

文/臺州市交通投資集團有限公司 徐郁萍

大數據背景下的電子檔案管理模式研究

文/臺州市交通投資集團有限公司 徐郁萍

大數據是繼云計算、物聯網之后又一次顛覆性技術革命，在短短的時間內廣泛地影響甚至顛覆著各行各業。本文通過對大數據時代下檔案管理模式變化的研究，有利于保護各類檔案數據信息資源，優化檔案業務流程，挖掘檔案增值信息，實現檔案資源的互通互用，達到促進檔案事業發展的目的。

大數據；電子檔案；管理模式

大數據是繼云計算、物聯網之后又一次顛覆性技術革命，在短短的時間內廣泛地影響甚至顛覆著各行各業。麥肯錫全球研究所將大數據定義為一種大規模的數據集合，具有海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型和價值密度低四大特征。由于大數據有極高的使用價值，使人們開始意識到大數據的重要性，有意愿主動地去學習、運用這一新技術和理念，并將其運用到各類管理中。

大數據時代已經來臨，改變了人們傳統的生活工作模式，給各個行業、產業都帶來了巨大挑戰，同樣也給檔案事業的現代化發展帶來勃勃生機。本質上，檔案是對文字、圖片、影像等原始性符號的記錄方式。檔案數據信息資源在不停地增長中，因此，檔案足以稱之為大數據。在進入大數據時代之后，數字的存儲方式也在不斷發展及完善，減少了數據信息資源保管的成本。近幾年的檔案資源較多以數字化的方式存儲，更方便于保管與維護。因此，本文基于大數據時代背景下，對檔案管理工作進行分析，順應了時代的發展要求。

一、大數據時代對檔案管理的要求

（一）保證企業檔案存放與保存的完備性。大數據背景下的檔案管理與傳統檔案的管理的要求大有不同。從存放上來看，傳統的檔案大多是紙質的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，而大數據往往帶來多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，包括音像、光盤、電子軟硬盤到數碼縮微檔案等。這些電子類檔案除了對基本保存的條件和場所有了更高的要求外，音像檔案要遠離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩定，同時還要引入專用的設備來保護類型各異檔案的安全。從收集上看，大數據背景下的檔案材料種類較為復雜，各檔案資源的價值也參差不齊，給收集工作帶來了較大的困難。

大數據時代的電子文件、數字檔案都面臨著因載體、格式、計算機技術的滯后以及保存標準規范不完善等帶來的潛在威脅。而大數據材料更新速度快，內容和技術復雜這些特點為檔案管理人員在收集、歸檔上提出更高的要求，大大增加了檔案館館員的工作強度和工作難度。

（二）保證企業檔案的信息內容安全性。檔案信息內容安全是指防止檔案數據信息資源被非法的泄漏、篡改甚至破壞，給檔案管理的工作帶來了較大的挑戰。在大數據背景下，往往產生很多數字化的檔案，數據越多，共享程度越高，就越難以保障信息的安全。企業檔案大部分保存在計算機中，計算機網絡系統中可能出現的計算機病毒、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會造成檔案信息丟失，這些信息安全隱患可能使企業檔案信息化為烏有，從而帶來難以估量的損失。根據有關安全管理的專家所稱，近百分之十的局域網遭遇到非法訪問的情況，目前的防火墻技術十分有限，難以阻擋黑客的入侵。假若某一局域網只是在邏輯上對檔案進行歸檔，并未充分考慮到物理歸檔的重要性，假若這一網絡遭遇到破壞時，將對檔案管理的工作遭遇巨大的威脅。因此，在大數據時代背景下，保障對檔案保管的完備性、安全性、保密性是未來檔案管理的重中之重。

（三）數字化檔案管理的技術水準。在大數據檔案管理中，技術作為檔案管理的基石，使檔案管理工作的重心發生了轉移。在傳統的檔案管理工作推進時，由于存在著技術上的限制，使檔案管理工作偏重于檔案的保管，未能充分利用各類資源的檔案。隨著大數據時代的到來，可通過利用云計算技術對檔案數據信息資源進行加工，對其進行再次開發利用，加大對檔案數據信息資源的利用。以各類數據庫為代表的大數據云服務器，能夠為檔案管理帶來較為強勁的索引及導航服務，加大了關系數據庫的運用，促進檔案管理將重心放在索引的優化、非結構化檔案數據信息資源的開放等方面。

二、大數據環境下檔案管理所面臨的挑戰

（一）大數據時代檔案管理的思維轉變過慢。與傳統的檔案管理相比，大數據時代對檔案數據信息資源的完備性、安全性、保密性提出了更高的要求，這需要檔案管理工作人員提升這種思維意識。檔案管理存在的重心應當及時從保管到利用轉移，即利用大數據技術對原始檔案數據信息資源及時進行開發、再次利用，注重檔案數據信息資源潛在價值的開發與利用。因此，對于檔案管理人員來說，應當及時改變思維模式，努力挖掘檔案數據信息資源所蘊藏的重要價值，從原先的粗放式信息保管向精確管理進行轉變。

（二）數字化檔案歸檔和存檔存在著問題。隨著大數據時代的到來，數字化檔案數據信息資源的技術提出了更高的要求，存檔歸檔問題也更加復雜。伴隨著多媒體設備的運用，檔案資源不僅以文字、圖片等形式存在，還包括了語音等其他非標準化信息的方式存在。數字化的檔案資源如果離開了一定的特殊環境就失去了可讀性，增加了檔案數據信息資源的歸檔和存檔的難度。

（三）檔案數字化管理未有統一的執行標準。由于各檔案館以及企業檔案管理部門的數據庫及管理軟件參差不一，無法進行有效的信息共享，形成了一個個的信息孤島。對于大數據時代的到來，無法進行檔案數據信息資源的共享就無法發揮出檔案數據信息資源的最大效用。

目前，不少檔案系統應用軟件未能有地的按照國際標準進行執行，檔案管理功能較為單一，標準化水平較低、數據信息資源不盡完善。若這種情況繼續持續下去，必將會對檔案數據信息資源的共享帶來更多的不確定性。

三、大數據環境下的企業檔案管理模式

（一）建設大數據資源信息平臺，實現檔案數據信息資源的共建共享。在大數據時代，檔案管理的信息化需要各檔案管理部門實現檔案數據信息資源聯網，實現資源的互通互用。為使其發揮最大效用，應當構建以省為單位的檔案數據信息資源的檢索服務。通過這種數據庫的檢索，涵蓋了省內各檔案管理部門的檔案數據信息資源，向各級機構提供服務，最大程度上提升檢索的效率。此外，此檢索中心的建成，也會有利于避免檔案數據信息資源的重復構建，節省了大量的人力、財力及物力。各檔案管理部門通過這種檢索中心能夠借閱、審批及利用檔案資源，這些部門只需要按照標準化要求對檔案數據信息資源進行歸檔即可。

（二）提高檔案管理人員綜合素質。隨著大數據的進一步應用，傳統的檔案管理模式已不再能夠適應社會時代的發展要求，亟待與時俱進，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員的提升可從以下兩個方面著手進行改進：第一個，檔案管理人員應當保持著與時俱進的時代意識，不斷更新自己的知識及技術水平，適應大數據時代的發展要求；其次，檔案管理人員應當熟悉大數據技術，能夠充分利用先進的技術手段實現檔案數據信息資源的開發及利用，擴大檔案數據信息資源的利用范圍。

（三）健全及完善大數據時代背景下檔案數據信息資源的安全性。大數據時代的檔案管理，應當充分發揮平臺優勢，構建有利于檔案管理人員及檔案數據信息資源提交人員的操作軟件平臺。可從以下三個方面進行著手：第一，需要不斷改進及完善檔案管理單位的信息化水平，使其能夠擁有大數據平臺；第二，應當充分發揮大數據平臺的優勢，將檔案管理的相關業務與其進行深入整合，不斷改進檔案管理工作的流程；第三，在不斷提升大數據時代背景下，檔案數據信息資源的安全性，嚴控檔案管理部門的內部制度，保障檔案管理部門的安全性。

四、小結

大數據時代的來臨，勢必會對檔案管理工作帶來巨大的挑戰。然而挑戰與機遇之間是并存關系，檔案管理人員應當不斷努力，抓住機遇，積極學習大數據的理論與技術知識。大數據時代的檔案管理將會不斷獲得新的突破，使其蘊含的巨大價值得以有效開發及利用。

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