新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策研究

文/肇慶市高要區人民醫院 蘇建華

新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策研究

文/肇慶市高要區人民醫院 蘇建華

由于電子檔案管理方式與傳統的檔案管理模式存在較大差異，導致了電子檔案在實際管理過程中仍然存在諸多問題，未能充分發揮其實際價值。本文希望通過針對于當今企事業單位電子檔案管理中存在的諸多問題進行探討分析，從而得出一些可供借鑒的建議和方法。

電子檔案；檔案管理；檔案儲存

隨著計算機的廣泛應用與現代電子技術的飛速發展，各行各業都在經歷著翻天覆地的變化，檔案管理工作也同樣在經歷著前所未有的變革。電子檔案管理技術的飛速發展固然為單位的日常工作帶來了很多便利之處，但是由于其運行特性，加之受諸多外部因素影響，在實際的檔案管理過程中產生了不少問題，嚴重制約著單位電子檔案管理工作的開展。

一、電子檔案的簡介及使用現狀

電子檔案主要通過計算機內置的磁盤系統對于單位檔案文件進行電子化的歸納與存儲，一般情況下，電子檔案以案卷為計量單位。與傳統的檔案管理相比，電子檔案不僅節約了大量的人力物力資源，而且提升了整個單位的工作運行效率。同時電子檔案還具有較高的保密特性，對于一些單位內部的機密檔案能夠起到很好的保護作用。但是在我國大部分企事業單位中，對于電子檔案工作仍然不夠重視，檔案工作人員對于電子檔案的管理抱著敷衍了事的態度，電子檔案管理的技術水平也比較落后。這些因素一起導致整個電子檔案工作無法有效地開展。

二、目前電子檔案管理的突出問題

（一）電子檔案管理技術有待提高。單位檔案儲存工作最重要的部分就是要保證檔案的完整性和真實性，但是在如今的電子檔案管理工作中，這兩大中心環節正在受到嚴重威脅。電子檔案與傳統檔案相比更加容易被修改，這就使得檔案的完整性與真實性無法得到保證。同時電子檔案在管理的過程之中由于管理技術遲遲得不到更新，導致檔案的后期維護和儲存工作難度加大，影響整個單位電子檔案的管理工作。

（二）檔案長期保存難度較高。由于計算機電子技術的飛速發展，電子檔案的儲存工作也必須做到與時俱進，但是要想在實際的管理過程中做到這一點則十分困難。因為電子檔案數據的龐大與更改程序的繁瑣，很多單位的電子檔案儲存技術往往落后于同時期的儲存標準，這就給單位檔案的長期儲存工作帶來了不小的挑戰。同時在電子檔案管理技術的更新換代過程中，很容易由于外部因素或人為操作不當導致電子檔案的原始性受損。

（三）缺乏統一檔案管理標準。很多企事業單位在日常電子檔案管理工作中并沒有制定嚴格的電子檔案管理標準，這就導致在實際的檔案管理工作中，容易出現一些由于檔案管理標準不統一所導致的檔案破壞問題。同時由于缺乏統一的管理標準，電子檔案后續的維修和遷入遷出工作變得十分困難。

三、針對于電子檔案管理現狀的對策

（一）提升檔案管理人員的專業水平。針對于單位內部的電子檔案管理人員，應該對于他們進行系統的檔案管理技術培訓工作，提升檔案管理人員的專業素質和技術水平。首先，在招聘時應嚴格考核，不合格者不予錄用。其次，邀請專家對管理人員進行培訓，使其職業素質得到綜合性的提升。再次，組織經驗交流會，讓各個人員從中獲益，除次之外，還能使工作人員的工作熱情得到激發。最后，定期對管理人員進行考核，一方面能夠構建積極向上的工作氣氛，另一方面有助于管理人員個人管理能力和管理水平的增強，從而確保單位的檔案管理人員都擁有較高的專業技術水平，能夠應對日常的電子檔案管理工作。

（二）建立電子檔案管理規章制度。在電子檔案管理的過程之中，必須建立規范的存儲、歸檔、整理制度，確保整個單位的電子檔案管理工作能夠有條不紊地正常開展。首先，積極學習借鑒國外先進的電子檔案管理經驗，結合單位檔案管理工作的實際情況，作出初步規劃，制定詳細的工作流程，例如存儲信息需要注意的事項，各個流程間的銜接等。其次，針對于日常管理工作存在的一些重難點，注重對于這些重難點進行細致規劃設計。例如對檔案的整理，建立分類管理制度，嚴格要求管理人員按要求整理，制定獎懲機制，提高管理人員效率。只有制定出科學合理的電子檔案管理規章制度，才能提升整個單位檔案管理工作的水平。

（三）提升電子檔案管理技術水平。電子檔案的管理工作，一方面要考慮到管理技術的更新性，另外一方面還要考慮到檔案管理技術的標準和可銜接性。針對于技術更新問題，單位電子檔案管理部門應該及時學習應用先進的電子檔案管理技術，不斷提升管理人員的技術水平。例如使用自動分析技術來管理更加便捷，使用數字化技術來使檔案管理更加詳盡，使用3 D激光掃描技術增強檔案管理的數字化。針對于標準性的問題，電子檔案管理部門應該建立統一規范的檔案儲存標準，這樣不僅有利于日常檔案存儲工作的開展，也有利于后續的檔案維修、更換工作。

四、結束語

在信息技術飛速發展的今天，單位電子檔案的管理工作存在不少值得重視的問題。針對于這些常見的電子檔案管理問題，我們不僅要建立系統合理的檔案管理規章制度，加大對于檔案管理人員你的綜合培養，還要不斷提升更新單位電子檔案管理技術水平，唯有這樣才能夠切實解決電子檔案管理中存在的諸多問題，提升單位電子檔案管理水平。

[1]劉玲玲.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].信息技術與信息化,2014,13(3):79- 81.

[2]楊紅.加強電子檔案的管理.做好電子檔案的利用[J].中國管理信息化,2014,32(24):124-125.