淺談公路部門實物檔案管理的問題及對策

文/廣西壯族自治區公路管理局辦公室 覃瑩

淺談公路部門實物檔案管理的問題及對策

文/廣西壯族自治區公路管理局辦公室 覃瑩

實物檔案是記載和展示公路部門在廣西交通事業發展中取得豐碩成果的重要載體，具有重要的歷史、宣傳價值，本文對廣西公路部門實物檔案管理的現狀、存在問題進行分析，并提出相關的解決對策。

實物檔案；規范管理；數字化

實物檔案是單位技術儲備和文化儲備的一種形式，它反映了單位在生產管理方面取得的豐碩成果，體現了單位在改革發展進程中開拓進取和蓬勃發展的良好局面。廣西公路管理局成立60多年來，經過幾代公路人的不懈努力，廣西公路交通面貌發生了翻天覆地的變化。在公路事業發展進程中，各級公路部門產生了大量的實物檔案，它們對于記錄養護、建設、路政、征費、精神文明等工作各個階段的輝煌成績，具有重要的歷史價值和積極意義。但是在當前公路部門的實物檔案管理中，仍存在著很多不規范的問題，從長遠來說，將會對單位的發展造成一定影響，因此，需要采取對策加以解決。

一、 實物檔案的含義與歸檔范圍

根據《廣西壯族自治區實物檔案整理規則（試行）》的規定，實物檔案是單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實物為載體的，并具有長遠保存利用價值的歷史記錄。即本單位獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等。或是本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物,包括活動標志、證件、證書、獎章、紀念品、紀念郵票、組織機構印章等。以及本單位在國內外活動中獲贈的具有保存價值的紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。

二、檔案的管理及保護工作中存在的問題

廣西公路系統共19個處級單位、188個科級單位。從近年來的檔案實踐現狀來看，不少基層單位文書檔案管理有序、整理規范，但在實物檔案的管理上還存在存放無序、管理混亂等現象，與規范檔案管理要求相差較遠。主要存在以下幾問題：

（一）對實物檔案認識不足，重視不夠。基層單位普遍重視檔案文字檔案的收集整理，而忽視實物檔案的整理與保管。目前公路部門的檔案管理人員基本上都為兼職（如兼保密、信訪等工作），工作量較大，加之實物檔案種類、形態各異，整理、歸集起來有一定難度，導致很多單位實物檔案長期處于無人管理的空白狀態，稍為重視些的單位則由工會負責對各種榮譽檔案進行保管，但由于缺乏相關的專業性導致管理并不規范。

（二）歸檔意識不強，實物檔案存放分散無序。有的單位認為獲得的獎杯、錦旗、牌匾是單位或科室獲得榮譽的象征，應該加以宣傳，因此在獲得榮譽后沒有交檔案室統一歸檔，而是擺放在辦公室或會議室、辦公樓等顯要位置陳列。榮譽證書一般是個人的由個人或業務科室保管，需要利用時通常耗費大量人力和時間進行翻找。

（三）實物檔案管理硬件設施條件不足。當前在基層單位中，保管意識強的單位會把實物檔案存放在專門成立的榮譽室。而受條件限制的單位往往是隨意存放在某個庫房內，或是擺放在辦公室柜子頂上、桌子上、墻角處，由于通風、濕度、溫度沒有符合檔案管理的條件，時間一長，往往造成實物檔案自然老化或因潮濕及粉塵侵蝕引起字跡脫落、生銹、發霉等。一旦人員工作變動或辦公室搬遷，就會發生實物檔案丟失、遺忘或損壞，甚至有人把陳舊獎杯、獎牌當作廢品賣掉的情況。

三、加強公路部門實物檔案管理的思路及對策

（一）加強制度建設和規范化管理。目前廣西公路系統制定有《廣西壯族自治區公路管理局文件材料歸檔實施辦法》，對于行業文書檔案管理有著較強的實際指導作用。但對于實物檔案，尚無明確規范的要求。應結合公路行業的特點和工作實際，在《廣西壯族自治區實物檔案整理規則（試行）》的基礎上，制定適應公路行業檔案管理需要的實物檔案管理實施辦法。加強科學分類，明確規定實物檔案的歸檔要求、歸檔范圍和管理辦法，并把相關工作納入檔案管理工作的考核范圍。同時要加強實物檔案管理的宣傳教育和業務培訓，大力宣傳實物檔案管理的重要性，增強廣大干部職工的歸檔意識和提高檔案管理工作人員的專業水平。

（二）加強實物檔案的收集歸檔。一是以編寫公路志或公路年鑒為契機，在全區公路系統范圍內開展一次實物檔案專項整理歸檔工作。要求各級公路部門開展一次大清查工作，把歷年所獲得的各類榮譽的實物檔案進行清點、分級、分類、登記入冊、存檔入庫等。以此奠定實物檔案管理的基礎。二是以平時業務檢查和年終檢查為手段，督促基層各單位規范實物檔案的日常管理，使實物檔案真正納入檔案管理的范圍，并形成長效機制。三是加大投入，著力改善實物檔案的保管條件。創造條件建立專門的實物檔案保管庫房，配備適應各類實物檔案保管的裝具，定期除塵和清潔，做好防蟲防蝕等技術保護。

（三）加強實物檔案數字化及利用。檔案利用是檔案管理整個過程中最終環節。廣西公路系統榮獲的國家級、省部級榮譽實物檔案，已經在當前的生產、編研、精神文明工作中起到重要的作用。但由于實物檔案體積大、不易存取，在需要查閱、展出時往往不夠方便，這就需要充分利用電子數字化時代的技術手段，將實物進行拍照或掃描過后，將數字文件進行編號保存，這不僅實現實物檔案和電子檔案同步,可以利用現代編輯手段制作成畫冊、P P T、視頻等，充分發揮其在企業文化中的宣傳展示作用，大大增加實物檔案的有效利用。

[1]吳蔚.基層單位實物檔案的管理與保護[J].城建檔案,2016(7):76-77.

[2]吳林嵐,淺談如何做好實物檔案整理工作[J].蘭臺世界,2014(10):81.