信息時代數字化檔案館建設探討

文/鄒平縣檔案局 張倩

信息時代數字化檔案館建設探討

文/鄒平縣檔案局 張倩

我國現階段正處于信息化時代，傳統檔案館管理方式已慢慢落伍，不能適應時代發展的特征。基于此，本文主要針對檔案館步入新時代后所需要作出的改變進行分析，從而有效地實現檔案數字化。

信息時代；數字化；檔案館建設

我國信息化事業的完成離不開檔案館的建設，它是對大部分信息的存儲與保留，能夠使信息更好地被運用在各個方面。如今，傳統的檔案館建設模式正逐步被時代所淘汰，信息更新、增加、刪減過慢，難以滿足龐大的信息交流。因此，一種新型的檔案館建設模式興起——數字化檔案館。這種模式的檔案館無論是工作模式還是服務類型都與傳統管理模式有很大的差異，它加大了信息共享程度，增加了功能，同時利用許多先進的技術來對信息進行便捷式的管理。

一、我國現階段數字化檔案館管理的主要特征

（一）資源數字化。檔案館信息資源豐富且復雜，更以多種載體形式來記錄和保存。為了使信息實現便捷化管理，首先要將館藏內容全部轉換為數字化信息，由于技術、時間精力等條件的限制，可以先將重要的信息進行轉換，涉及到的主要載體包括文本、音像、圖片等。轉換過程需要一系列的技術手段來對文本信息進行掃描，再對轉換后的數字信息進行整理、分類、歸檔。主要利用的技術有數據庫創建技術、掃描和信息壓縮技術。同時為了節約空間，需要對一些大容量的信息進行壓縮，以此來提高用戶的檢索速度，也有利于管理員對館藏資源的應用。

（二）資源共享化。傳統檔案館模式下，檔案資源的使用率低下，難以發揮出它的真正價值。一些資源信息被一人占用，其他人就失去使用它的機會。這種資源的使用方式存在很大的局限性。而數字化檔案管理模式下提供網絡信息共享平臺，使更多的人能夠不受時間、地域、行業市場等客觀因素的限制。通過網絡傳輸，檔案館的資源信息也越來越豐富，資源得到有效的整合。當用戶的需求在這個檔案館平臺上找不到所需要的資源時，還能從這個“檔案館”到其他的“檔案館”查詢，努力滿足用戶的需求，提高他們的滿意度。

（三）空間虛擬化。數字化檔案館其實是一個系統，具有開放化的特征，以分布式形態呈現在用戶面前。同時它也作為一個聯合體，是由不同的地域或國家中的大多數檔案館組成。利用網絡遠程技術來進行一系列操作，完成查詢和信息傳遞服務。從根本上改變了檔案館資源使用的方式。網絡技術對傳統檔案館進行分類。一種類型被稱為信息源檔案館，它是作為源頭來為檔案館的數字化建設提供源源不斷的信息，而另一種是終端檔案館。它的主要職能是向用戶提供不同的服務。一般情況下，后者都應該在虛擬的環境中操作。

二、對數字化檔案館建設提供一些措施

（一）優化檔案資源數據庫。高質量的檔案資源數據庫能夠為信息資源提供許多保障。對于用戶來說，也可以提高獲取信息的速度和質量。在檔案館建設過程中，創建的數據庫主要以文件性和檢索性為主。兩者的性質和主要功能都有所不同。其中，檢索性數據庫一般是通過檔案的標題、關鍵詞、文章的類型等來進行檢索，而文字型數據庫適用于載入完整文件，然后通過網絡來獲取全面的信息。數據庫是資源以數字的形式集合而成的檔案存放區域。信息的組織形式變成以計算機為基礎的網狀的模式。信息是通過自身邏輯關系而形成的具有相互聯系的網狀，再利用智能化技術來對信息進行處理，檢索出最符合需求的資源，從而為用戶提供一個方便的服務。擁有一個高質量的信息數據庫，要滿足準確性、完整性、規范性要求。

（二）樹立新觀念。學會運用長遠的目光來看待數字化檔案館建設，樹立新觀念，逐漸摒棄不合時宜的舊思想。許多檔案館在建設中存在重保管輕利用的現象，部分領導層也未認識到檔案工作的重要性，總是一味地追求經濟利益，將經濟工作擺在首位。目前正處于信息時代，信息量大且復雜，存在太多真真假假的信息需要辨別。只有真實的信息資料才有利于管理層進行決策，進而提高決策的準確性。同時也為員工的工作考察提供一個標準，增加公平性。因此，要樹立新觀念，明白檔案數字化建設的重要性，將檔案工作提到議程上來，要使它與經濟工作并駕齊驅，促進高效信息交流渠道的建立。

（三）提高檔案工作人員的素質和能力。數字化檔案館是一種新型的建設模式，必須要有一支高素質的精英隊伍才能更好地發展它。因此，要對每一個檔案管理者的素質和能力提出更高的要求，主要包括技術水平、信息素養以及對專業知識的掌握程度等。首先，檔案工作者要熟悉計算機和網絡技術的操作，能夠利用先進的技術來對信息進行處理，高效地完成信息管理工作。同時要擁有豐富的專業知識底蘊，廣闊的知識領域，以此來更好地處理突發的狀況。其次，具備一定的英語水平。檔案管理主要是通過網絡來進行處理，而互聯網上大約80%的信息都是以英文的形式來展示。如果沒有良好的英語基礎，很難展開工作，增加了獲取信息的難度，甚至不能滿足用戶的需求。

三、結束語

綜上所述，伴隨著信息時代的成熟化發展，檔案管理工作也發生了重大的改變。尤其是在數字化檔案管理方面，大大提高資源的利用率。通過互聯網平臺，拓寬信息共享渠道。檔案館的數字化建設本質上是一項系統性的工程，需要很長一段時間來完成。因此，為了促進檔案館實現全面數字化，要從各個方面著手來完善，提高人員的能力，加大建設資金的投入，改變傳統觀念。這些措施都能夠或大或小地影響到數字化檔案館的建設，所以各部門要重視檔案工作，推動檔案事業的長遠發展。

[1]付志瓊.關于數字化檔案室建設的研究與思考[J].辦公室業務,2017(05).

[2]朱進.論圖書館與檔案館數字化信息共享平臺建設[J].檔案管理,2017(3).