高校公共體育行政秘書的素養(yǎng)①

紀偉哲

（廈門理工學院體育部 福建廈門 361024）

高校公共體育行政秘書的素養(yǎng)①

紀偉哲

（廈門理工學院體育部 福建廈門 361024）

高校公共體育行政秘書在高校公體部門中所占據的位置越來越重要，需具備公共關系思維、專業(yè)知識技能、現代信息處理能力。才能更好地為高等院校公共體育部門乃至整個高校行政管理工作提供支持。探討高校公共體育行政秘書的素養(yǎng)培養(yǎng)，更有著極強的現實意義，可通過發(fā)揮高校教育功能、提供優(yōu)良信息環(huán)境、形成考核激勵制度進行培養(yǎng)。

公共體育 行政秘書 素養(yǎng)

Abstract： The position of public sports administrative secretaries in colleges and universities is becoming more and more important. It requires public relations thinking, professional knowledge skills and modern information processing ability. In order to better support the public sports department and the whole university administration.Literacy cultivation of university public sports administrative secretary, have extremely strong realistic meaning, it can play through the university education function, offer good information environment, the formation of assessment and incentive system to develop.

Key Words： Public sports; Executive secretary; Literacy

公共體育部屬于高等院校的重要組成部分之一，肩負著院校體育專業(yè)之外所有學生的體育教學內容，該部門所牽連的范圍廣，并直接關系到高等院校培養(yǎng)出優(yōu)秀的高等人才的重任。行政秘書是公共體育的重要崗位，一方面要對領導平時行政事務工作加以協(xié)調，另一方面要處理好領導同體育教師間的各項工作。因此，探討高校公共體育行政秘書的素養(yǎng)及其培養(yǎng)途徑，更有著極強的現實意義。

1 高校公體行政秘書崗位的要求

高校是進行人才培養(yǎng)工作和知識創(chuàng)新工作的基地，由此也就決定了高校智力資源多、思想表現活、技術能力強等特點，這在宏觀上決定了高校公體行政秘書的高素質要求。

首先，要有比較強烈的公共關系思維，并形成思維之下的相應能力。因為公共體育部門涉及面很廣，學生更是包括在體育專業(yè)以外的所有院系之中，如此一來，在進行各項任務安排時，行政秘書所處理的事項也就相應地既多且雜。公共體育部門行政秘書人員，一定要關注到各個部門協(xié)調工作的重要性，特別是注意在平時即同各個部門形成廣泛扎實的聯(lián)系。其次，要有相對充足的知識技能，公共體育部門行政秘書工作內容較雜，相關人員不僅要在各項知識上豐富自我，同時尤其應當注意體育、文秘以及教學管理幾個類別的知識深化。學校畢竟是教學之所，公共體育部門又有極為繁重的教學任務、排課任務、教師調課請假、各類教學資料留存任務等，這些都與行政秘書或多或少發(fā)生關聯(lián)，如果知識技能不充分，將無法勝任相應工作。最后，行政秘書應當有與時俱進的現代信息處理能力。公共體育部門行政管理工作，專業(yè)性強，秘書人員應當對《學校體育工作條例》以及相應的教育部門指導性文件熟稔掌握，同時還要對各類檔案信息加以分類處理，教職員工及學生信息動輒以千計，如果現代信息處理能力不熟練，則必然導致工作的費時、易錯，因此信息處理能力的提升應當是現代行政秘書的必修功課。

2 提升高校公體行政秘書素養(yǎng)的意義

2.1 增強其信息處理水平

公體部門管理者在進行決策時，必然需要大量的數據支撐為幫助，而這些數據又多數是動態(tài)與復雜的。如果高校公體行政秘書業(yè)務素質偏弱，那么其在處理海量數據信息時，便易于費時出錯，難以適應信息化與網絡化時代的繁重任務。而增強公體行政秘書信息處理水平，則可以使其從繁重的平時事務里面解脫出來，集中更多精力去進行信息采集端的工作，從而做好初步的信息篩選與調用任務，這樣才更符合公體行政秘書的工作職能，盡最大可能協(xié)調公體領導與各個部門的關系。

2.2 促進各方溝通與協(xié)調

高校公體行政秘書是公共體育部門的行政管理樞紐所在，其位置作用如何，對該部門的承啟、溝通、聯(lián)系與協(xié)調工作至關重要。若是站在縱向維度而言，高等院校公共體育部門行政秘書是學校管理者、各個部門直至所有師生的溝通橋梁，因此它一定要將承上啟下工作做好，讓上下交流渠道更加通暢。而如果站在橫向維度而言，它應當將學校各有關職能部門的溝通聯(lián)系做好，及時進行信息協(xié)調。而無論是縱橫哪個維度，都需要行政秘書保證人際溝通的通暢性。培養(yǎng)提升高等院校行政秘書素質的一個重要意義，也就在于從促進其各方溝通與協(xié)調能力的角度，使之盡最大可能發(fā)揮其本職優(yōu)勢，從而讓其工作表現出規(guī)范性與嚴密性。

2.3 增強輔助領導決策能力

在當今社會，高校公體行政秘書工作已經遠非打字、整理文件、接打電話那么簡單，更主要的是可以給管理者提供必要的智力支持，也就是做好領導的參謀工作，使管理者能在更短的時間內給出科學合理決策，使相關體育管理工作的可行性研究更有價值。而值得注意的是，正確決策并非是一次就能決定下來的結果，往往需要在長期研究與磨練中形成，這同樣需要大量信息的處理，亦即需要行政秘書的重要輔助。

3 培高校公體行政秘書的途徑

3.1 將高校培養(yǎng)教育功能發(fā)揮出來

對于高等院校公共體育部門來說，具有高校幾乎所有的優(yōu)勢，即新思想傳播優(yōu)勢、人才聚集優(yōu)勢、科研項目研發(fā)優(yōu)勢等，特別是在信息資源方面，公共體育部門更有著其他部門難以比擬的強項，其中所涉及的師生資源完整、信息系統(tǒng)龐大，信息網絡發(fā)達。正是因為這樣，高校公共體育部門可以借助其自身優(yōu)勢，給行政秘書以定期或者專項信息培訓指導。在培訓與指導過程中，首先需要注意培養(yǎng)目標的明確性，這方面是行政秘書素質素養(yǎng)提升的出發(fā)點，另一方面也可以說是衡量一個行政秘書是否合格的重要標準。培養(yǎng)目標的明確性，不但要強調培訓在內容及方式上的規(guī)范性，同時還需要有明確的導向方法，使行政秘書可以依目標積極地努力追求。高校公共體育部門制定形成的培養(yǎng)目標大致可以包含下述幾方面的內容。一是利用不同路徑及時且準確地取得信息。二是按照本部門行政秘書的實際工作需求，對利用不同手段取得的信息加以辨別，去偽存真，取其精華、去其糟粕，并對精華信息加以重新組合，為信息綜合利用做好前期準備。三是可以對各類信息創(chuàng)新性應用，即在正確分析的前提下，提煉出與行政秘書工作相符的內容，讓領導決策更加趨向合理。四是讓行政秘書能夠積極接觸各類與自身職業(yè)有關的新知識、新技能。

3.2 為素質培養(yǎng)奠定優(yōu)良信息環(huán)境

優(yōu)良信息環(huán)境能夠保證高校公共體育行政秘書可以積極提升自身信息應用素質，從而讓秘書人員的工作能力更強。對此，高等院校需要在幾個角度做好優(yōu)良環(huán)境培養(yǎng)工作，首先，增加信息素質必要性的宣傳工作力度，按照我國現階段高校發(fā)展建設實際情況，并結合社會整體環(huán)境趨勢，從不同角度對高等院校行政秘書進行相關宣傳教育，特別是強調信息技術的相關政策法規(guī)等，讓行政秘書可以隨時意識到自身素質同信息社會的關聯(lián)。其次，學校要做好校園范圍內的信息設施建設工作，從統(tǒng)籌規(guī)劃的角度，為行政秘書綜合素質培養(yǎng)尤其是信息素質培養(yǎng)奠定堅實的物質與環(huán)境基礎。學校要從物資、場所、器材、技術等多個角度，促進信息技術與行政秘書工作的關聯(lián)性，以便讓信息技術真正步入到行政秘書工作中去，努力使行政秘書形成運用信息技術的基本能力素養(yǎng)。最后是建立形成信息更新制度，讓行政秘書自身素質與信息技術外部環(huán)境得到同時提升。

3.3 形成針對性考核激勵制度

高等院校公共體育部門需要將本部門行政秘書工作人員個人素質同其崗位資格、薪酬待遇考核結合起來，并建立形成從素質提升到工作績效再到個人待遇整體聯(lián)系的激勵機制。可以說，這種機制是真正提高高等院校公共體育行政秘書個人素質素養(yǎng)的核心方式。學校要利用制定形成一整套與現代社會背景、學校現實情況相統(tǒng)一績效考核評價系統(tǒng)的辦法，借助精神與物質雙重獎勵、職稱與職務雙重把關的輔助，充分調動行政秘書素質素養(yǎng)提升的潛能，使其更主動地投入到相關工作中來。反之，對于那些素質素養(yǎng)表現偏弱，難以與公共體育部門工作相協(xié)調的行政秘書，則要按照計劃進行重點培養(yǎng)，或者有步驟地使之分流轉崗。總之，這種針對性較強，同時又能嚴格執(zhí)行的考核激勵制度，無形中可以給行政秘書素質素養(yǎng)提升以推動作用，使之在大環(huán)境的促使下必須進行自身知識與技能的變革。

3.4 實施嚴格化培訓制度

高等院校必須制定形成包括公共體育行政秘書在內的秘書群體素質素養(yǎng)培訓制度，要計劃鮮明、重點突出地對學校行政秘書加以培養(yǎng)培訓，特別是要增加對行政秘書崗前培訓，使其在上崗之后能夠迅速進入到工作狀態(tài)。公共體育部門行政秘書在上崗之前，不但要廣泛接觸高等教育學、教育心理學、行政管理學，還有秘書、文書方面的專業(yè)知識，同時還要關注公共體育部門的專業(yè)內容，如體育教育、體育心理等。而當行政秘書正式進入到工作崗位以后，學校管理部門還需要鼓勵他們利用報考電大或者函授的形式，為自身素質素養(yǎng)提高再做努力。而學校亦應主動、適時開辦與之相對應的培訓班，鼓勵行政秘書投入到教育培訓活動中來。與此同時，要特別強調行政秘書參加在職的學術交流活動，并在交流之后撰寫相關學術論文，以理論水平的提升促進其實踐能力的進步。另外，高校在針對公共體育行政秘書的培養(yǎng)過程中，所形成的各項培訓制度不應當是一成不變的，而是要按照時代發(fā)展與學校實際情況的改變，對各項培訓制度加以隨時更新，以達到內容的系統(tǒng)性、多樣性，特別是時代性要求。相信只要在嚴格培養(yǎng)培訓制度的影響下，高校公共體育行政秘書的自身素養(yǎng)定能有一個穩(wěn)定而扎實的進步。

4 結語

在當前知識變革的時代，高校公共體育行政秘書在高校公體部門中所占據的位置越來越重要，行政秘書只有持續(xù)更新自身素質，盡一切可能掌握更多的管理知識，同時在溝通技巧上強化自身能力，積極以勤奮、高效、敬業(yè)、務實的原則要求自己，才能更好地為高等院校公共體育部門乃至整個高校行政管理工作提供支持。

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G462

A

2095-2813(2017)09(a)-0122-03

10.16655/j.cnki.2095-2813.2017.25.122

紀偉哲(1988，12—)，男，漢族，福建廈門人，本科，研究實習員，研究方向：高校體育行政管理。