病案復印管理系統的應用效果評價

單文娟，高健

南京醫科大學附屬淮安第一人民醫院 病案管理科，江蘇 淮安 223300

病案復印管理系統的應用效果評價

單文娟，高健

南京醫科大學附屬淮安第一人民醫院 病案管理科，江蘇 淮安 223300

目的 探討采用復印管理系統的應用效果。方法 對2016年采用復印管理系統及2015年未采用前復印接待時間、復印工作量及患者的滿意度等指標進行分析。結果 采用復印管理系統后，復印接待時間由平均（5.2±1.8）min減少至（3.7±1.4）min，復印出錯率由2.01%降至0.64%，患者滿意的人數也由采用前的132人增加到178人，均較采用前差異具有顯著的統計學意義（P＜0.05）。結論 采取復印管理系統不僅提高病案管理人員的工作效率，縮短經辦人員的等待時間，切實優化了醫院復印工作，而且也推進了病案管理向信息化管理模式又前邁進了一大步。

復印管理系統；效果評價；復印接待時間；病案管理

引言

隨著醫療體制改革的不斷深化以及我國社會醫療保險制度的廣泛實施等，病案作為患者住院治療的原始資料，其社會功能和使用范疇日趨擴大，每年要求復印病案的人數不斷增長，病案復印管理工作也越來越為重要，隨之而來的問題也日益突出[1]?；颊咭筢t院能夠提供滿意、優質、高效的復印服務，各家醫院紛紛從改變復印流程、引入新技術等手段優化復印工作[2-4]。我院近年來在原有的病案管理系統的基礎上，結合醫院及科室工作的自身特點，本著為患者提供更加優質服務的原則，開發并應用病案復印管理系統進行病案服務，將整個病案復印服務予以信息化[5-7]，現已取得了良好的效果，現報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

我院是一所三級甲等綜合性醫院，實際開放床位2800余張，年出院病案近9萬人，復印接待人次約5千人次，復印病案份數約8千份，復印病案張數約9萬張。病案復印登記以往在病案管理系統的集成模塊中進行登記，新開發的病案復印管理系統于2016年1月起正式實施使用。選取采用病案復印管理系統后（2016年1月～2016年12月）作為試驗組及未采用病案復印管理系統前（2015年1月～2015年12月）作為對照組進行對比分析。

1.2 實施方法

首先，在患者持身份證件提出申請時，根據身份證讀卡器[8]讀取身份證信息并與病案管理系統內住院患者信息匹配，并將匹配到的所有住院號等住院信息列出供選擇（如匹配不到則人為判斷），以及在病案復印管理系統內選擇登記復印申請者信息、復印事由、擬復印的病案內容等，并由申請人在手寫板上簽字確認，復印接待完成后統計最終的復印內容、復印份數、張數及費用等信息，見圖1。

1.3 評價方法

本研究對各項目所使用的評價方法有[9-10]：① 復印接待時間：統計系統內登記的每位患者的查詢時間與費用登記時間，并相減得出復印接待時間；② 復印出錯率：統計接待患者復印過程中出現錯誤的次數，如患者信息查詢、復印登記信息等有誤的次數，并與復印接待人數相除得到復印出錯率；③ 患者滿意度：發放自行設計的患者滿意度調查問卷，內容主要涵蓋復印等待時間、復印流程、復印內容等方面。滿意度調查表采用5級likert標度法，分為很滿意、滿意、一般、不滿意、很不滿意[11]。滿意度=(很滿意+滿意)/(很滿意+滿意+一般+不滿意+很不滿意)×100%。量表使用前進行信度、效度檢驗，本次調查量表Cronbach’s α值為0.864，專家內容效度CVI值為0.872，即量表結果可靠、可信。

圖1 改進后的病案復印管理系統流程圖

1.4 統計學分析

兩組數據使用SPSS 18.0統計軟件進行數據處理和統計分析，計數資料用例數表示，采用Χ2檢驗，計量資料用平均值±標準差表示，采用t檢驗進行統計分析，以P＜0.05為差異有統計學意義[12]。

2 結果

2.1 接待時間

采取復印管理系統前后復印接待時間的對比分析結果，見表1，采用復印管理系統進行復印登記前后復印接待時間存在顯著性的統計學差異，接待時間明顯有所縮短（P＜0.05）。

表1 采取復印管理系統前后復印接待時間的比較

2.2 復印錯誤率

采取復印管理系統前后復印出錯率的對比分析結果，見表2，采用復印管理系統前后復印出錯率存在顯著性的統計學差異，較采用前有明顯的降低（P＜0.05）。

2.3 患者滿意度調查

采取復印管理系統前后患者滿意度的對比分析結果，見表3，采用復印管理系統前后患者滿意度存在顯著性的統計學差異，滿意度較采用前明顯得到了提高（P＜0.05）。

表2 采取復印管理系統前后復印錯誤率的比較

表3 采取復印管理系統前后患者滿意度的比較

3 討論

當前病案不僅在醫療、科研、教學、醫療統計中發揮著重要作用，而且在醫療報銷特別是新農合的報銷、健康、保險、傷殘鑒定及某些人身傷害、遺產繼承等民事、刑事案件的訴訟中都有重要的法律效力[13]。因此，病案不僅單純地為醫院服務，而且將越來越廣泛地被社會所利用[14]。

本文分析結果顯示采取復印管理系統前后復印接待時間明顯有所減少的同時復印工作量明顯有所提高（P＜0.05）。新上線的復印管理系統復印登記界面操作簡潔，無須手工查詢患者姓名以及身份證信息等，能夠快速、準確地找到患者想要復印的歷次住院號，減少了繁瑣的登記環節和項目等，整個復印接待時間由過去的平均（5.2±1.8）分減少至（3.7±1.4）分。采用復印管理系統后復印出錯率較采用前有明顯的降低由2.01%降至0.64%，從而最大程度地避免了人為的失誤。與此同時，采取復印管理系統后患者的滿意度[15]也明顯有所提高（P＜0.05）。由于減少了復印等待時間，提供了工作效率和準確性，患者滿意的人數也有采用前的132人增加到178人，復印管理系統的投入使用不僅方便了廣大的患者等復印申請人，而且也減輕了病案復印工作人員的工作負擔。

綜上所述，隨著社會的進步及法律的完善，病案的社會價值和法律價值日益凸現，病案信息資料服務的范圍越來越廣泛[16]。并且隨著患者需求的日益增加，傳統的復印模式已越來越難以滿足現實的需要，將復印電子化登記系統整合、引入到病案管理系統中，充分利用信息化手段，在設計過程中堅持不斷發現問題、解決問題、改進流程，以達到信息軟件充分適用病案復印管理的目的，最終實現病案復印的信息化。此舉不僅提高病案管理人員的工作效率，縮短經辦人員的等待時間，切實優化了醫院復印工作，而且也推進了病案管理向信息化管理[17]模式又前進了一大步。

[1] 李鳳君.2009年～2011年病案資料復印情況統計分析[J].中國病案,2012,13(5):13-14.

[2] 趙學英,李禾.某三甲醫院“以患者為中心”改進病案復印措施探討[J].中國病案,2015,16(4):4-5.

[3] 劉洋,邱愷,王彌.基于病案數字化的病案復印流程再造效果評價[J].中國病案,2014,(4):36-38.

[4] 劉克新,孫珊梅,鄭琳.病案復印流程重組的效果評價[J].中國病案,2011,3(12):4-5.

[5] 任皓,毛中亮,邱明輝.傷口病案信息管理系統的開發與應用[J].兵器裝備工程學報,2015,(11):149-152.

[6] 羅元妹.利用4G網絡技術優化病案復印申請流程的應用[J].中國繼續醫學教育,2016,8(24):29-30.

[7] 劉小雅,劉小鳳.病案復印流程優化對病案科工作質量的提高作用分析[J].中國醫學創新,2016,13(23):85-87.

[8] 周巖,孫明,劉紅,等.利用身份證閱讀器改進病案復印工作[J].中國病案,2015,(5):6-7.

[9] 黃田鑌,吳朝暉.復印登記系統應用的效果分析[J].中國病案,2015,(10):9-10.

[10] 范曉棠,數字化病案管理應用效果分析[J].中國病案,2017,18(6):1-3.

[11] 馮志英,王建榮.應用專家咨詢法設計患者對醫院護理工作滿意度量表[J].護理管理雜志,2007,7(2):6-9

[12] 劉洋,王彌,邱愷.基于病案數字化的病案復印流程再造效果評價[J].中國病案,2014,15(4):36-38.

[13] 顏景信.915份病案復印情況分析[J].實用全科醫學,2006,4(4):487.

[14] 高麗華.2336份病案復印的原因分析[J].中國病案,2008,9(5):10-12.

[15] 陳冬連,朱艷艷,洪雅君,等.病案信息電子化提升病案復印滿意度[J].中國病案,2016,17(8):8-10.

[16] 雷秀英.病案利用情況分析[J].中國醫院統計,2008,15(1):86-87.

[17] 王麗芳.電子病案在醫院病案服務利用中的應用效果評價[J].中國保健營養,2016,26(1):30.

Application Effect Evaluation of Medical Record Copy Management System

SHAN Wenjuan, GAO Jian
Department of Medical Records, The First People’s Hospital of Huaian, Nanjing Medical University, Huaian Jiangsu 223300, China

ObjectiveTo explore the application effect of the copy management system.MethodsThis article compared the copy reception time and the copy workload of medical record, and patient satisfaction before (2015) and after (2016) the adoption of copy management system.ResultsAfter the copy management system was used, the reception time decreased from an average of(5.2±1.8) min to (3.7±1.4) min, copy error rate decreased from 2.01% to 0.64%, the number of patients who were satisfied also increased from 132 to 178, the difference was statistically significant (P＜0.05) when compared with before.ConclusionThe copy management system not only can improve the efficiency of medical records management staff, shorten the waiting time for managers,and effectively optimize the hospital copy work, but also promote the medical record management to information management model a big step forward.

copy management system; effect evaluation; copy reception time; medical record

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.11.034

1674-1633(2017)011-0134-02

2017-01-26

2017-03-07

國家檔案局科技立項項目（2015-R-34）。

高健，統計師，主要研究方向為醫院管理與衛生統計。

通訊作者郵箱：gg1986jj@163.com

本文編輯 王婷