淺析企業工藝技術類圖紙的管理

王春格

摘 要：當今時代是一個發展飛速的時代，市場千變萬化，經濟情況瞬息萬變，在這樣的時代背景下，企業圖紙的管理工作對于企業發展也有著舉足輕重的作用，由此也帶來了管理過程中一系列的挑戰。對此我們應當有一個具有針對性的、切實有效的企業圖紙管理制度與措施，以保證企業圖紙保管工作能按計劃順利進行。本文就企業工藝技術類圖紙的管理進行討論。

關鍵詞：企業；工藝技術；圖紙管理

1 企業工藝技術類圖紙管理的重要性

眾所周知，當前社會已經與網絡密不可分，信息化成為企業管理與生存的必要手段。一個企業如何將生產過程中的大量圖紙、文件進行有效地管理與利用，如何將這些寶貴的共有資源在企業內部安全有效地進行傳輸、共享并進行管理，是目前許多企業需要解決的問題，這也是企業發展的重點和難點。而圖紙管理系統的實施將會給這些正陷入難題的企業帶來新的出路與解決靈感，它在解決當前企業普遍面臨的圖紙存放占空間大和管理難度大問題的同時，還能夠將這些圖紙所承載的信息在部門之間有效、精確地傳播與利用。做到這一點就意味著可以節約企業大量的人力物力，將這些節約下來的人力物力資源投入到企業的其他地方去。同時將產品的設計周期大大縮短，這也在一定程度上減少了投資的風險。這不僅僅是一個企業圖紙管理模式的以舊換新，更是公司主題管理模式變換帶來工作效率的一大步提高，對于員工的信息意識也有進一步的加深，推動企業信息化的發展，這在當今信息化時代具有不言而喻的重要意義。綜上所述，實施圖紙管理對于企業日常工作的開展有不可或缺的作用，是一個企業良好發展的必要基礎，能夠為企業解決許多潛在的棘手問題，對于企業的發展有著不同尋常的意義。

2 企業工藝技術圖紙資料管理存在的問題

2.1 隨意性大

目前在市場上最普遍的流通圖紙形式即傳統的紙張，絕大多數企業對于生產過程中的圖紙資料進行管理的方式有些陳舊，無法適應現代經濟社會的趨勢。常見的模式對于圖紙及文件都是采用紙質的方式或電子文件的形式進行備檔管理。這種管理模式隨意性很大，很容易受人為因素的影響，存在由于管理員疏忽而導致資料混亂與丟失的問題，給企業帶來損失與麻煩。

2.2 安全性不足

電子文件資料的保密性差并且移動方便，對于公司重要文件的保密性無法保證。圖紙資料可以隨意修改，在閱讀的過程會給閱讀者造成混亂及錯誤，對產品質量有著負面影響，并且文件可隨意刪除，帶來企業信息資源的損失。

2.3 不易查找

一項資料可能涉及多個部門，保存地點不固定，各部門間交叉保存，若要查找或者閱讀就會大大增加其難度，使工作效率大打折扣。

2.4 難以進行有效的收集與處理

企業的電子圖紙資料文件按原來的管理辦法以傳統的書面圖紙形式在各個相關部門之間流動，這種狀況對產品數據信息的處理十分混亂，沒有一個明確有效的分類收集與處理方法。當需要使用時要花費大量時間來對信息進行整理和篩選，從中得到所需信息。這種信息二次操作所帶來的負面后果是一份信息多次處理，導致人力資源的浪費，并且在這個過程中很容易產生二次數據與原始信息的誤差，影響信息難以準確表達，大大影響產品數據的利用效果。

3 企業工藝技術圖紙管理改進措施

3.1 消除隨意性，加強權限管理

對所有的圖紙資料進行權限管理，提供權限控制機制，保障機密圖紙只有相關人員可以查看，大大提高機密文件的保密性，在資源共享的過程中也得到信息安全的保障。無論是個人還是部門，用戶不僅在業務操作上有權限，在數據使用上也存在權限問題。所有可以在本機打開的圖紙文檔均可以在線閱讀及在線編輯，系統會自動與本地的軟件進行關聯，可以在系統中直接編輯圖紙，擁有備份，為圖紙文件的操作與管理帶來了極大便利。在圖紙變更時，已經歸檔的圖紙資料必須要經過嚴格權限控制的流程，并且系統會保留有變更之前的歷史版本。同樣，若是要對圖紙進行刪除操作，也需要經過嚴格權限控制的刪除流程，并且系統也會保留刪除前的歷史版本。此外文件還采取存儲加密，這樣能夠十分有效地防止企業內部重要文件信息的非法擴散與傳播，企業數據信息的安全性與可靠性由此有了進一步的提升。

3.2 搭建圖紙管理平臺，加強安全性管理

首先對圖紙資料進行集中存儲，搭建一個存儲平臺，收納海量文檔資料，對它們進行統一存儲與共享，同時也方便后續的管理。設置專門的文件審核，文件的審核流程根據企業自身對圖紙文件的要求制定，具有企業特色。在這個審批的過程中，每一個關卡的人員都會有消息提醒，例如是收回還是修訂，完畢之后再給予信息回饋，簽字結束，將具體任務具體分配切實實施下去，并且個人對實施過程負有責任，這樣能夠節約大量的圖紙文件傳輸費用，也提高了圖紙審核的速度與質量，帶來辦公效率的飛躍。在以上基礎上附有審計功能，能夠對產品生產過程中的任一信息與動作進行審計，每一個步驟在什么時候完成，由誰完成，怎樣完成都能夠一清二楚，全面掌握系統內部所有圖紙文件的操作情況。

3.3 系統管理，提高效率

利用系統將圖紙進行自動編號。系統會根據數據采用自由組合設計編號的方式與已上傳的產品圖紙進行隨機匹配，自動對產品進行編號，減少了手動編號的時間，為后續的工作帶來方便，提高工作效率。與此同時，系統支持為圖片、音頻、視頻類文件增加摘要及縮略圖，在查閱時不用打開大圖就可以從縮略圖上了解到大致內容，簡化了預覽圖紙內容的步驟，便于預覽查看，減少所需時間。并且利用系統自發進行圖紙間關聯，能夠將文檔與相關文檔、圖紙、圖片及其它格式附件進行關聯，點擊鏈接即可一鍵快速查看，通過一點即可找到多點相關內容，十分方便快捷。在以上的基礎上將圖紙進行不同的屬性歸類，方便它們的分類管理，摒棄傳統模式中查看的繁瑣，根據屬性分類就可以在短時間內找到圖紙所在位置，節約查看時間。并且CAD圖紙管理E6系統支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多種文件格式的在線預覽及管理，大大縮短等待預覽及審核圖紙的時間，而同時E6全文搜索及高級搜索引擎能夠快速從大量資料中精準查找所需圖紙文件。

3.4 實行紙質資料電子化管理

在工作的過程中，企業會產生的大量紙質文件，將它們放在何處存放都是一個令人頭疼的問題，并且查閱起來相當麻煩。更有甚者出現一大篇資料中，所需只有幾句話，使用過程就會進一步繁瑣。紙質圖紙電子化管理，可通過掃描儀將紙質文檔轉化為jpg或者PDF存儲至系統。無論是掃描成PDF文檔，還是圖像，里面的印刷文字都可以被搜索到，如若文件上有手寫備注的部分，也不用擔心，同樣可以通過掃描上傳至系統數據庫，在搜索時也在范圍之內。這樣就可以將大量的紙質資料轉變為電子資料，大大減少資料保存方面的問題與麻煩。這些圖紙管理方式，為機械企業的圖紙管理帶來極大的便利。另外，名片也可以接受掃描，將個人信息直接電子化，成為“電子名片”。

4 結語

企業工藝技術類圖紙是企業研發產品等活動最真實最準確的原始記錄，是一個企業各項工作開展全過程的體現與記錄，是一個公司規范化及簡潔化的基礎。因此，做好企業工藝技術類圖紙的管理工作，對提高企業經濟效益，加快科技興企步伐具有重要的作用。圖紙管理工作是信息社會不可缺少的重要工作，是當代企業發展不可或缺的一部分。

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