試論檔案人員素質對檔案工作的影響及對策

王琳

檔案工作具有廣泛的社會性，因它來源于社會生活的方方面面，涉及社會的每個領域。人類社會發展到哪里檔案工作的觸角就延伸到哪里，但檔案工作又經常處于被人遺忘的邊緣，這源于兩方面的原因，客觀的是由檔案工作的性質所決定，主觀的則是受檔案從業人員的素質影響，由于檔案從業人員的素質參差不齊導致檔案工作整體水平不高，提高不快與現實的要求有較大的差距。檔案人員的素質決定檔案工作的質量，檔案工作管理水平的高低在很大程度上也取決于管理人員的業務素質。加強檔案隊伍建設，提高檔案人員素質，是搞好檔案工作的根本保證。

1 檔案人員的素質對檔案工作的影響

（一）自然素質的影響

檔案工作是一項非常嚴謹細致的活兒，案頭工作比重大，它需要從業人員具有很強的耐心、細心和恒心，需要性情恬靜、心態平和、甘于寂寞、默默奉獻等特性。那些性格外向、做事粗糙、不求質量、急功近利、喜好顯山露水的人一般不適宜從事檔案工作。俗話說得好：“江山易改，秉性難移”。對同一事物每個人的感覺認知、應急反應、敏感程度，處置方法都大相徑庭，一個人的生理特點，有許多是天生的，后天很難或根本不可能改變。如果一個人僅僅為了工作原因“改變”了自身許多特性，這種帶有強制性的、違心的“改變”，既不可能長久，也違反以人為本的思想。即使他們從事檔案工作，其工作的質量也要大打折扣，甚至會招致不必要的周折或返工，出現“出力不討好”的現象，難以達到理想的效果，造成無謂的人力物力的浪費。

（二）心理素質的影響

一個人的思想往往決定他的行動，人的心理活動直接影響其平時的一言一行。市場經濟推動了社會進步，它的負面影響在一定程度上扭曲了人們的價值觀。檔案工作的價值不能用經濟的標準進行衡量，檔案年代的久遠決定了其稀缺性和珍貴性，而它的惟一性則決定了無法替代的原始性。從這個角度講，檔案的價值是無法估量的，也是其它任何事物所不可比擬的。但同時又因檔案工作故有的幕后性、隱藏性、間接性和滯后性，致使其產生的效益隱蔽、滯后，極易被人們所忽視，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”就是其真實生動的寫照。它在單位中往往處于從屬地位，經常得不到領導同事的重視，這是不爭的現實，也是不可能在短時間內一蹴而就、局面能有明顯改觀的，作為一個社會人，誰都希望自己的勞動成果被社會承認，人格受到充分的尊敬，有相應的社會地位，自己的人生價值在工作中得以最大的體現和實現，能享受工作帶來的滿足感和成就感，這是人之常情，無可厚非。因檔案人員勞動成果的隱藏性、幕后性直接影響其得到社會認可及尊重的程度，有時甚至還會遭遇別人的不理解、誤解甚至歧視，從而產生諸如情緒焦慮、壓抑及因成就感缺乏、心理失衡導致工作熱情低落等一系列心理問題。

（三）社會素質的影響

1、思想道德素質

檔案工作要求細致嚴謹，步驟多、環節多、程序多、耗時多，造成完成任務的時間彈性非常大，使檔案工作在很多時候蒙上了“干良心活”的色彩， 檔案工作特有的性質和環境給從業人員的惰性提供了生存的土壤。通常情況下一個單位專職檔案人員的數量不多，工作環境相對較封閉，在完成檔案收集這一環節后，與外界接觸的機會大為減少（檔案查閱除外），檔案形成的一系列工作不會立竿見影直接顯現出其勞動過程艱辛程度和勞動成果的大小，有些勞動成果甚至永遠沒有展現的機會。例如有些案卷從收集整理立卷上架到其銷毀，就一直不曾被查閱利用過。相當一部分單位部門立卷情況欠佳，收集歸檔的各門類各載體檔案材料完整程度千差萬別，兼職人員的責任心和配合程度也不盡相同，歸檔案卷質量總把關的任務自然落在專職檔案人員的身上，檔案人員的職業道德素質和責任心被顯現出來，檔案人員的責任心直接影響到歸檔案卷的齊全完整及質量的好壞，每個單位的歸檔率、檔案材料齊全完整率也因此而相差懸殊。

2、業務素質

檔案工作是一項涉及多學科綜合性的工作，且實踐性很強，點多面廣，檔案人員必須具有廣博的知識、靈通的信息及嫻熟的技術。檔案人員的業務素質是履行職責的知識水平和技術實踐能力，檔案人員不僅需要掌握檔案學理論知識，還要熟悉與掌握同檔案工作相關的理論、文化知識，比如信息學、圖書情報學、博物館學、傳播學、社會學、計算機管理及現代化設備的操作技術等等。尤其在檔案收集（征集）、整理、鑒定、檢索、編研、銷毀等業務環節中，檔案人員的職業判斷能力往往決定檔案的價值取向與存毀命運。檔案人員的業務素質有時可能一時半載反映不出來，但在若干年以后，如再發現問題，為時已晚，且沒有辦法可以補救。

2 提高檔案人員素質的對策

（一）加強培訓，提高檔案人員素質

提高檔案管理水平，決定性的因素就是提高檔案人員全面素質。首先要對檔案人員進行職業道德教育，增強愛崗敬業意識，提高思想水平，增強歷史使命感和工作責任感。其次，對專職檔案人員進行專業培訓，包括參加各種檔案學術會議，進行檔案界同行間的學習交流、論文研討、課題探索，以交流思想、開拓眼界，共同提高。對于一般兼職檔案人員，則主要進行檔案基礎知識的學習培訓，如檔案的收集、整理、分類、立卷、檢索、利用等，使他們掌握檔案的基本知識和明確其負責上交的歸檔文件材料的范圍。再次，加強檔案人員新學科知識和技能的培訓，包括電子文檔管理、計算機及相關設備的實際操作技能、信息工程等方面的學習培訓。

（二）調適心理狀態，倡導敬業奉獻

檔案從業人員需要具備較高的思想道德品質和一定的政治覺悟，有較強的自制力和自控力，要不斷進行自我加壓。同時需要具備包容平凡、平淡、平和的寬廣胸懷、有甘作默默無聞幕后英雄的心理準備、需要在各種社會誘惑面前經得起考驗，耐得住寂寞，在漫長的歷史長河中始終調節好心態，安心從容快樂地對待本職工作。需要檔案從業人員有深重的歷史責任感、淡泊名利的思想境界及強烈的敬業奉獻精神，并需要處理好淡泊敬業與急功近利兩者間的矛盾，努力使之在自身得以有機辨證的統一和平衡，這需要從業人員健康的心理狀態作后盾。檔案人員應多接觸外面精彩多變的世界，激活自己的心境，防止因工作環境相對封閉造成的負面影響。

（三）與時俱進，樹立終生學習理念

一個人有沒有創新精神，是衡量現代人水平的標志之一。在信息知識爆炸的現代社會，知識的老化速度呈幾何級數上升，檔案部門工作人員要緊跟時代潮流，及時調整自己的知識結構，樹立終生學習的新理念。如今計算機、多媒體、網絡等高新技術日新月異高速發展，為各種載體檔案的全文和各類目錄的錄入、制作、存儲、檢索、利用提供了廣闊的舞臺，也為檔案人員提供了充分施展自己聰明才智的平臺，檔案人員掌握現代化技術水平的高低已直接影響工作的速度和質量。如今各學科的融合日益加強，檔案學亟需不斷借鑒吸收其它新學科的成果，諸如計算機學、管理學、公共關系學、人際學、心理學等其它學科的知識，以壯大自己的內涵發展。由于歷史原因，檔案工作的傳統習慣勢力和固有的思維定勢非常強大，檔案工作者應積極轉變思想觀念，要有大膽打破自己以往思維定勢和習慣做法的勇氣和決心，以適應新形勢下檔案事業發展的需要。

（四）以人為本，修訂檔案考核標準

由于檔案工作完成的時限彈性大，使檔案工作在很多時候附上了濃重的“干良心活”的色彩；同時也由于它效益的隱蔽性和時間的滯后性等因素，給評定考核標準陡增了許多難度。舊的檔案考核評估標準體系有許多已過時或不合時宜，當務之急是遵循人與檔案和諧統一的原則，盡快制訂既具人性化又切實可行的檔案工作量化、細化考核辦法，并適時制定檔案從業人員的職業道德評判標準，使檔案人員的職業素質評定有理可循、有據可依。摒棄為評估而評估、為檢查而應付的走場似的形式化表面化考核方式，避免出現考核評估一結束，便萬事大吉，一切回復原狀，進而挫傷檔案人員工作積極性的現象。積極提倡和推行人性化的管理方法，既體現以人為本的管理思想，又有合理性、具體可操作性，可把對檔案工作的重視程度、材料齊全完整性、“三納入”、“四同步”執行情況、案卷質量、部門立卷、按時歸檔上交等檔案工作難點作為主要考核內容，力爭找到一條符合實際的切實可行的考核標準與管理辦法。endprint