計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究

朱明

摘 要：隨著我國社會的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了空前發(fā)展，并被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為當(dāng)今時(shí)代的主要發(fā)展趨勢，高校檔案管理工作只有積極地應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能不斷完善和創(chuàng)新檔案管理工作，最終促進(jìn)高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。本文主要講述了高校檔案管理的基本概述，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)，我國高校檔案管理中存在的主要問題以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的主要措施。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；檔案管理

一、引言

高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)必須積極地應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能夠從根本上提高檔案管理工作的水平，最終提高檔案管理工作的質(zhì)量。

二、高校檔案管理概述

高校檔案管理工作的本身特性就是文化性、信息性、教育性和知識性等諸多特性的有機(jī)融合，檔案主要由文件在一定條件下經(jīng)過轉(zhuǎn)化而得，在廣義上來講包括照片、圖表、文字等諸多類型。從哲學(xué)角度來講，檔案是對文件的不斷揚(yáng)棄，是保證文件完整性和原始性的基礎(chǔ)條件，對于了解歷史具有十分重要的意義，檔案集中了分散狀態(tài)下的文件，并且根據(jù)邏輯規(guī)律整合信息。檔案能夠有效地記錄歷史信息，充分發(fā)揮出檔案管理工作的作用和價(jià)值，并且以直接的形式記錄了歷史，保證歷史文獻(xiàn)的完整性和真實(shí)性。

三、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于高校學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）一次錄入多次應(yīng)用

高校利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠有效地將高校檔案錄入軟件系統(tǒng)中，進(jìn)而便于日后的管理工作，能夠及時(shí)補(bǔ)充檔案管理工作中所需要的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息。雖然選擇一次錄入會增加工作量，但是在錄入完成之后便于后期使用，并且能夠多次應(yīng)用。

（二）檔案檢索高效便捷

相關(guān)管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)自主查詢，并且保證個(gè)性化的制定才能夠有效的查到條件信息，最終通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案管理中信息的獲取，最終將數(shù)據(jù)信息顯示到本地計(jì)算機(jī)中，同時(shí)還能夠及時(shí)的做到打印和查詢服務(wù)。

四、高校的檔案管理的特點(diǎn)

（一）豐富性

高校的檔案管理內(nèi)容本身包括了諸多內(nèi)容，如教學(xué)管理、課堂管理、科研管理等內(nèi)容，在管理的過程中往往會出現(xiàn)大量文獻(xiàn)，這些檔案能夠及時(shí)記錄不同部門之間的業(yè)務(wù)范圍，如制度、批示、報(bào)告等諸多文獻(xiàn)，其本身具有較高的價(jià)值和作用。尤其對于科研檔案管理來講，其本身的研究手稿、項(xiàng)目成果以及著論等檔案都是高校日常工作的主要資源庫，覆蓋范圍比較廣，所以高校檔案管理具有豐富性的特點(diǎn)。

（二）復(fù)雜性

高校檔案本身的來源比較廣，不僅包括了高校內(nèi)部的各個(gè)職能部門的日常工作內(nèi)容，還包括了上級主管部門、國內(nèi)外同類院校、科研院校的文件，所以，這些檔案的來源決定了高校檔案管理具有復(fù)雜性。同時(shí)，高校檔案管理類型可以分為一級檔案和二級檔案等諸多級別，其中一級檔案主要包括了黨群管理中的黨群檔案，其能夠有效反映黨群工作管理的現(xiàn)狀，行政檔案主要是高校行政管理過程中的真實(shí)記載。此外，高校檔案還包括了教學(xué)活動的教學(xué)檔案和設(shè)備檔案等諸多內(nèi)容，并且結(jié)合高校檔案管理工作中的具體劃分，還可以劃分為不同類別，決定了高校檔案管理工作具有復(fù)雜性。

（三）周期性、專業(yè)性

高校主要的教學(xué)階段以學(xué)期為主，原始檔案產(chǎn)生具有一定的周期性，高校檔案管理工作大部分都是根據(jù)學(xué)期進(jìn)行歸納和整理的，所以檔案管理工作具有較強(qiáng)的周期性。高校學(xué)生逐漸形成了一定的共性，每個(gè)高校之間不同院系都具有十分強(qiáng)的專業(yè)性，從而使高校檔案管理也具有專業(yè)性。另外，由于教學(xué)活動的不同也會造成高校檔案管理工作具有專業(yè)性和科學(xué)性。

（四）多樣性

高校檔案信息載體種類有很多，如紙質(zhì)載體和數(shù)字載體等，隨著信息時(shí)代和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，紙質(zhì)載體的主導(dǎo)地位逐漸降低。為了能夠提高高校檔案管理的效率和水平，光盤、磁盤、膠片等取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，檔案相關(guān)內(nèi)容和傳遞都與傳統(tǒng)載體具有較大的差異，所以高校檔案管理工作具有多樣性。

五、高校檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作不夠重視

目前，我國一部分高校在檔案管理的過程中依然選擇紙質(zhì)檔案，由于檔案數(shù)量比較多、種類比較復(fù)雜，進(jìn)而給檔案管理工作帶來了很多困難。一部分高校沒有給予檔案管理工作充分重視，從而投入力度也比較小，再加上相關(guān)檔案管理人員比較少，導(dǎo)致每個(gè)檔案管理人員都要承擔(dān)大量的檔案管理任務(wù)，沒有太多精力進(jìn)行檔案資源挖掘，造成高校檔案出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象。

（二）檔案管理手段滯后

目前，我國一部分高校雖然為檔案管理部門配置了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理工作，但是從實(shí)際管理角度來講，存在檔案管理手段滯后的問題，存在很多漏洞。例如，檔案數(shù)據(jù)庫主要以條目數(shù)據(jù)庫為主，而全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫不足，最終造成相應(yīng)的錄音和光盤等載體的檔案數(shù)量比較少，都是由檔案管理方式不當(dāng)造成的。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足用戶的多種需求，不利于順利開展各項(xiàng)工作。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

高校檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性較強(qiáng)，要求檔案管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)知識和實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)，但由于一部分高校并沒有重視檔案管理工作，導(dǎo)致人員配置不足，甚至很多檔案管理人員并沒有專業(yè)的知識和技能，不能及時(shí)掌握現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，不能掌握熟練的操作技能，無法充分發(fā)揮出高校檔案的作用和價(jià)值，最終造成檔案資源出現(xiàn)嚴(yán)重浪費(fèi)的現(xiàn)象，不利于高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

六、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念

隨著我國社會逐漸進(jìn)入信息時(shí)代和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，為了能夠有效加強(qiáng)高校檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之間的聯(lián)系。高校要樹立科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理理念，不斷加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理工作的責(zé)任意識，最終逐漸實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。endprint

（二）提高管理者的素質(zhì)

高校檔案管理工作的主體就是管理人員，檔案管理人員的素質(zhì)會直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平，必須要保證管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，才能夠不斷的挖掘管理人員的潛力。專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化以及規(guī)范化的基礎(chǔ)條件。高校主要就是創(chuàng)造和傳承的機(jī)構(gòu)，其主要任務(wù)就是為社會發(fā)展培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才，能夠適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求，不斷的推動高校檔案管理工作的順利發(fā)展。所以，必須要對高校檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，不僅需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，還必須要提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平。

（三）利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

高校檔案管理工作必須要積極地應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索的智能化和網(wǎng)絡(luò)化，并不斷提高資源的共享程度。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，高校對于檔案的需求量不斷增加，并且提出了更高的要求，檔案管理工作必須要積極地應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資源進(jìn)行收集、加工等處理工作，從根本上提高檔案資源的利用效率，調(diào)動管理人員的積極性和工作熱情。

（四）高校檔案管理應(yīng)構(gòu)建檔案的管理機(jī)制

高校檔案管理要想與信息技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，高校必須要制定科學(xué)、合理的規(guī)章制度才能保證檔案管理工作的順利開展。檔案管理人員必須要在檔案管理規(guī)律的基礎(chǔ)上不斷完善和創(chuàng)新高校檔案管理規(guī)章制度，對高校檔案管理工作做好預(yù)測規(guī)劃和控制監(jiān)督等工作，才能夠調(diào)動檔案管理人員的工作熱情和積極性，提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。同時(shí)，高校檔案管理必須要結(jié)合我國相關(guān)法律法規(guī)完善相關(guān)管理機(jī)制，將競爭激勵機(jī)制逐漸引用檔案管理過程中，并不斷完善責(zé)任制度，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)管理人員身上，才能有效避免管理人員出現(xiàn)懈怠的現(xiàn)象，最終保證檔案管理工作的高效性。

（五）提高檔案的案卷質(zhì)量

為了能夠提高高校檔案管理工作的質(zhì)量和效率，高校必須要充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案案卷本身的質(zhì)量，并且對其進(jìn)行科學(xué)、合理的加工處理，才能夠更好地保存檔案。另外，高校必須要保證檔案本身的實(shí)效性，讓檔案管理工作為高校創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。高校檔案的信息資源能夠通過網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化建立標(biāo)準(zhǔn)并且共享的數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫能夠儲存較多的數(shù)據(jù)信息，并且對其組合進(jìn)行深層次排列，保證其分類的科學(xué)性和合理性。高校檔案管理工作能夠直接體現(xiàn)出高校本身的管理水平和精神風(fēng)貌，所以，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候必須要將質(zhì)量放到首要位置。高校在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，應(yīng)積極應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對不同資料進(jìn)行分類和劃分，從而提高檔案管理工作的水平和效率。

七、結(jié)語

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，為了能夠從根本上提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量，高校必須要積極地應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，不斷完善和創(chuàng)新高校檔案管理工作模式，最終才能夠提高高校檔案管理工作的水平，有助于我國高校的可持續(xù)性發(fā)展。

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