加強支撐能力建設?促進采購精益管理

許海明

摘 要 精益管理是通過優化業務流程和資源配置，強化細節及過程管控，不斷提升企業核心競爭力和創效能力的過程。國家對企業招標管理的要求不斷提高，經營壓力不斷加大，采購精益管理已經成為企業降本增效，持續穩定發展的助推器。本文從公司采購管理現狀出發，提出一系列精細化管理舉措，旨在不斷提高公司采購精益化管理水平。

關鍵詞 精益化 配額管理 陽光采購 物資積壓 信息化支撐

隨著企業管理精益化程度的需求不斷提高，采購管理精益化成為企業管理水平提升的重要方面，要求采購管理上下游人員及系統流轉的各個環節都能做到高質量，及時發現問題、解決問題。采購部門為實現這一目標，不斷創新采購模式、拓寬采購渠道、挖掘降本潛力，全員牢固樹立精益管理理念，通過一系列的治標固本手段不斷提高采購管理的精益化水平。

一、現狀分析

（一）采購庫存管理不到位，長賬齡庫存積壓

一是采購需求管理較為粗放，采購目錄不完善，需求模糊不清，需求計劃與開支計劃脫節，導致庫存積壓問題嚴重。二是未建立有效的系統管控手段，采購上下游銜接不到位，不能跟蹤實現閉環監控，物資使用跟蹤不到位，無法對積壓物資溯源，導致積壓物資不能跟蹤追責。

（二）需求采購流程較長，急缺物資供應不足

一是未建立較為完善的應急采購流程機制，明確緊缺物料的獨立目錄及配套的采購及供貨流程，導致正常流程采購不能滿足緊缺物資的使用需求。二是未建立高效的溝通機制，供應鏈上下游環節溝通不暢，信息不對稱，導致采購過程中溝通成本過高，效率較低。

（三）采購執行監控不到位，訂單超配情況存在

一是對于采購訂單超配置、超配額執行情況系統未能校驗識別，導致部分物資采、購、控脫節，存在執行風險。二是供應鏈系統與物流系統及財務系統關聯不到位，存在超額報銷、不匹配入庫的情況。

（四）職責定位不清晰，重視程度不夠

一是各個需求部門職責界限不清，部門間協同不暢，需求滾動預測能力偏弱，需求數量、規格與執行未完全統一，未建立完善的需求決策審批制度和流程。二是需求部門對采購需求管理認識不足、重視不夠，需求提交不及時、不準確、不全面，需求分布不均衡，往往年底采購需求扎堆，影響采購質量。

二、管理舉措

（一）完善制度體系

“沒有規矩，不成方圓”，通過制度流程建設與優化，建立實用、管用的制度流程，保障企業高效、規范運作。以“制度無盲點、流程無斷點、監督無漏點”為目標，利用流程穿越、頭腦風暴等手段，全面梳理現有采購、招投標、供應商、庫存等管理辦法及流程。實現從采購需求提出到采購實施、決策、簽約和訂單執行的全流程管控，并推動上游預算管控及下游倉儲管理的銜接，逐步優化、規范質量管理及供應商管理機制，優化需求分層、分級審批流程，訂單分層、分級審批流程及供應商信息管理流程等。

（二）強化系統支撐

信息化是流程固化、預警機制、管理分析的有力手段。首先，應全面梳理現有的供應鏈管理、合同管理、物流管理、ERP、報賬等系統間關聯數據的一致性，打通并優化系統接口功能，確保各業務環節在系統間全流程貫通進行系統稽核校驗，確保業務的全流程管控。其次，應建立有效的預警機制，對于采購超預算、訂單超配置、超配額，庫存合理水平、報賬超合同等各類管控指標進行預警，為指標管控提供有效支撐。最后，應優化現有系統的分析功能，根據管理需要設定分析指標，定期展示自動分析結果，不斷增強系統支撐能力。

（三）建立協同機制

建立有效的協同機制，將部門間、跨部門的業務流程有效銜接，能最大限度地提高工作效率。首先應明確職責，需求部門應確保提供需求配置、數量、使用時間的準確性，采購部門應根據需求單位要求在符合采購規范的前提下最大限度地滿足需求單位的采購需求，庫存管理部門應及時將庫存情況反饋給需求單位及采購部門，確保物資供應滿足生產需求。其次建立聯席會議制度，打破部門間的信息壁壘，建立需求部門及采購部門生產溝通聯席會議制度，貫穿供應鏈上下游體系，各層級人員全部參與，通過暢所欲言、換位思考、補位意識，尋求問題落實的平衡點，解決各類實際問題。三是建立有效的監督及考核機制，確保各單位各司其職。

（四）加強人員培訓

通過建立健全以老帶新機制、合法合規自查學習機制，鍛造一支合法合規的專業采購隊伍。合理設置崗位形成制約，定期組織培訓及案例學習，使得采購人員能與自身崗位工作相結合深入了解采購法律法規及實務合法合規操作。依托工會資源，舉辦“采購專業法規知識競賽”，做好招標、采購相關法律法規以及公司相關管理制度宣貫工作，掀起采購相關人員學法、懂法、用法、守法的熱潮。同時，著力打造“陽光采購”工作體系，在有采購權的單位設置專業場所，對招投標過程實施全程錄像存檔。

三、效果評價

采購精益化管理是貫徹落實公司戰略，提升公司管理水平最有效、最直接的抓手。通過加強制度建設，強化末梢管理，加強制度流程建設與優化，健全“陽光操作”手段，加強采購全流程的精細化、規范化、制度化，建立了一套“陽光采購”工作體系。

一是建立和完善需求管理職責制度，形成完善的分層級的采購精益管理制度要求，明確關鍵節點責任部門與責任界面，確保各部門“車同軌、書同文、行同倫”。完善訂單管理，明確采購結果執行和訂單管理階段各部門職責界面，建立分層分級的審批制度和流程。通過優化質量管理，使得產品入庫、施工現場及驗收交付環節的質量管理得到提升。通過規范采購業務各流程和環節，常態化地開展采購流程穿越，建立業務流程優化機制，不斷完善采購全業務流程，將需求決策、訂單審批、質量追蹤等能力嵌入流程，實現管理要求與業務流程的有機融合，形成標準化成果和指導意見。

二是通過創新管理手段，滿足了緊缺物資供給。完善的體系流程及系統支撐，建立物資采購綠色通道，有效地將權力上移，通過多維度聯動及彈性化的措施，有效壓縮安全庫存閥值，加快庫存周轉，同時確保緊缺物資的及時供應。建立管理管控預警體系，從靜態預警向動態預警轉變，從單一預警向多維預警轉變，全方位監控需求與供給的平衡，滿足不同層級的管理需要。

三是通過打造“陽光采購”工作體系，推進采購“陽光化操作”。按要求對招投標過程進行錄像并存檔，實現采購的“陽光化操作”，隨時可以抽查監督錄音、錄像，通過大數據分析等手段，促進采購招投標過程合法合規，嚴防末梢環節管控不嚴、“小鬼當家”等微腐敗問題。

四是通過深化完善信息系統建設和應用，實現了項目立項、采購結果、庫存管理、報賬等信息的同步，通過統一的采購目錄權限控制實現越級采購管控。完善采購項目電子文檔檢查流程與功能，實現尋源過程的電子文件集中存檔。實現供應鏈管理全流程貫通，實現了與預算、工建、合同、報賬、ERP等主要資源系統的互通，通過“五縱六橫”的流程貫通，實現閉環管理。

參考文獻

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