淺議事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)

張璐

（包頭市中心醫(yī)院工會(huì)，內(nèi)蒙古包頭014000）

淺議事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)

張璐

（包頭市中心醫(yī)院工會(huì)，內(nèi)蒙古包頭014000）

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化和數(shù)字化的不斷加速，國內(nèi)法制化體系的不斷健全，以全新知識、商業(yè)信息、全優(yōu)服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。針對醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，從不同角度著重探討了檔案管理中信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、人事檔案管理目前存在的問題、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、檔案管理信息化建設(shè)等問題。希望通過加強(qiáng)上述工作重點(diǎn)，不斷地發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院中的指導(dǎo)作用。

事業(yè)單位；人事檔案；數(shù)字化管理；醫(yī)院

我們單位屬于事業(yè)單位，建院多少年來收治各類病人2萬多，通過醫(yī)生的努力，為當(dāng)?shù)蒯t(yī)療事業(yè)和建設(shè)作出了巨大貢獻(xiàn)。建各類檔案13 697冊套，其中，人事檔案就是重要內(nèi)容。以前，一直采用的是手工書寫、人工查找的辦法，不僅不能適應(yīng)科技的飛速發(fā)展，而且滯后，同時(shí)還不能快速查找相關(guān)信息。鑒于此，急需改進(jìn)醫(yī)院數(shù)字化管理系統(tǒng)，建立數(shù)字化信息建設(shè)系統(tǒng)，加快社會(huì)信息化進(jìn)程。獲取信息就是占有資源，這種理念已經(jīng)被越來越多的人認(rèn)可。

1 人事檔案管理存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的重視程度不夠

人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，不像其他工作那樣聲勢浩大，不易被人們重視，也不易取得明顯成果。這一因素屬于一種潛在的因素。長期以來，領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的重視程度不夠，部分干部認(rèn)為人事檔案就是抄抄寫寫一些瑣碎細(xì)事，認(rèn)識上存在一定的誤區(qū)，他們錯(cuò)誤地認(rèn)為人事檔案管理就是“你查我調(diào)”“閉架借閱”。這種思想落后，認(rèn)識淺薄，趕不上飛速發(fā)展的時(shí)代節(jié)奏。

1.2 對人事檔案的管理信息化認(rèn)識不足

隨著科技的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理不斷向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理走向現(xiàn)代化管理，為事業(yè)單位人事檔案信息管理提供了高效和可靠的保證。由于部分領(lǐng)導(dǎo)在思想上對檔案管理認(rèn)識不足，以各種借口不投資檔案管理，導(dǎo)致多年來檔案流失，嚴(yán)重影響查閱資料的進(jìn)程。為充分發(fā)揮檔案工作在信息社會(huì)中的主體作用，事業(yè)單位應(yīng)該主動(dòng)、積極地將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)結(jié)合起來，采取靈活的方法，加大檔案經(jīng)費(fèi)投資力度，促進(jìn)檔案的信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化和數(shù)字化服務(wù)的突破。

2 如何做好人事檔案信息化管理

目前，我們的人事檔案管理還沒實(shí)現(xiàn)完全信息化，需要加快信息化建設(shè)的進(jìn)程，改變傳統(tǒng)模式，徹底向檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化變革。其主要工作有：①我們可以將檔案信息化檢索方法由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索不斷發(fā)展為智能檢索，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化；②人事檔案可以通過計(jì)算機(jī)來管理，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，然后就可以直接提高檔案工作的效益；③與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本，實(shí)現(xiàn)了無紙化檔案管理。

3 人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)

信息系統(tǒng)架構(gòu)與功能設(shè)計(jì)：在一個(gè)多層的立體體系結(jié)構(gòu)中，整個(gè)人事檔案管理系統(tǒng)是由硬件設(shè)施、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)訪問、業(yè)務(wù)邏輯、應(yīng)用表現(xiàn)等6個(gè)層次組成。

3.2 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

人事檔案涉及以下幾項(xiàng)內(nèi)容：①干部職工各種信息的輸入。②干部職工各種信息的修改。③對轉(zhuǎn)出、辭職、離退休信息的整理。④查詢?nèi)耸聶n案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一個(gè)極其漫長的過程，通常一個(gè)人的人事檔案需經(jīng)過幾十年的收集整理，甚至還需更長時(shí)間，因此要妥善保存，系統(tǒng)推進(jìn)；對于那些使用頻繁、容量大的重要檔案，更要妥善管理。

4 增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代意識

在日益飛速發(fā)展的信息化時(shí)代，從潛意識中強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計(jì)算機(jī)管理檔案意識，這在不斷加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的職能轉(zhuǎn)變中屬于非常重要的一環(huán)。增加檔案人員計(jì)算機(jī)技能管理的內(nèi)容是十分必要的。在檔案管理中，管理員應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，不斷探索知識經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到為知識經(jīng)濟(jì)服務(wù)，推進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。建立健全而周到的服務(wù)體系，不斷提升服務(wù)意識和服務(wù)質(zhì)量，讓員工能快捷而安全地查到自己的檔案資料，不會(huì)出現(xiàn)缺漏、褪色、遺失等不應(yīng)該出現(xiàn)的問題。

5 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識

由于使用了計(jì)算機(jī)，新技術(shù)為檔案管理提供了高效、快捷的方法，但也存在弊端，有時(shí)會(huì)帶來安全隱患，造成人為的流失。主要體現(xiàn)為一些單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，安全意識不強(qiáng)，造成個(gè)別檔案信息流失和個(gè)人信息泄露，帶來不可挽回的損失。對于電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性，存儲(chǔ)文件材料及載體時(shí)，容易損毀，一些問題早就存在，但沒有予以足夠的重視，往往會(huì)造成重要檔案信息資料丟失。在管理中，信息管理員一定要對人事檔案管理的政策進(jìn)行認(rèn)真研究，在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密功能。通過數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理檔案資料的保密關(guān)系，既要摒棄不思進(jìn)取、求穩(wěn)怕險(xiǎn)的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的思想，做到每個(gè)人的信息資料都不會(huì)泄露，也不會(huì)隨意讓外人看到個(gè)人信息。

6 提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)方面，可從以下3點(diǎn)做起：①增強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德和政治思想素質(zhì)，讓他們具有較高的政治思想覺悟、堅(jiān)定的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力，從而認(rèn)識檔案管理的重要性，做到對每一位員工負(fù)責(zé)。②廣泛學(xué)習(xí)。檔案管理除了要求有較強(qiáng)的責(zé)任心之外，還要求不斷掌握文學(xué)、檔案學(xué)、檔案編輯保護(hù)學(xué)和中外檔案管理的先進(jìn)知識，不斷拓寬視野，不斷擴(kuò)大自己的知識面，提高自己的文字駕馭能力和綜合分析能力。③不斷掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力早日成為既懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，又熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，不斷提高計(jì)算機(jī)操作水平，同時(shí)設(shè)置的個(gè)人密碼要具有中級程度，避免單一的數(shù)字被人盜取或破譯。近年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列，并為檔案信息管理提供了高效、可靠的保證。傳統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案管理面臨著越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。信息化的人事信息管理模式以及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，對實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的人事人才信息管理的社會(huì)化服務(wù)具有非常重要的意義。事業(yè)單位檔案管理人員要積極主動(dòng)地創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的不斷變化。同時(shí)，為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會(huì)中的作用，事業(yè)單位應(yīng)該積極地將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)結(jié)合起來，促進(jìn)檔案的信息化管理，促進(jìn)計(jì)算機(jī)處理和檔案管理不斷完善。

總之，隨著檔案管理的改革和計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，我們的檔案管理員在新時(shí)期應(yīng)該以創(chuàng)新的姿態(tài)，不斷加強(qiáng)工作的常態(tài)化，不斷學(xué)習(xí)新的管理檔案的方法，不斷銳意進(jìn)取，不斷改革。讓我們從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中找到不足，從電子檔案中發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢，不斷克服存在的弊端，做到保密、安全，同時(shí)隨時(shí)可以查出個(gè)人資料，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理全優(yōu)化。

〔編輯：劉曉芳〕

G275.9

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10.15913/j.cnki.kjycx.2017.15.090

2095-6835（2017）15-0090-02