基于移動互聯的員工報銷業務應用研究

江蘇電力信息技術有限公司 馬莉娟 沈娜娜

基于移動互聯的員工報銷業務應用研究

江蘇電力信息技術有限公司 馬莉娟 沈娜娜

隨著互聯網的發展，信息化條件下電網公司財務管理較以往有了很大改變，但卻依然跟不上大數據時代發展要求。如報銷處理局限PC端、數據缺乏實時共享等問題。針對這些問題，本文提出要基于移動端操作模式建立員工報銷業務移動應用平臺，通過電腦端和移動端的集成交互，實現隨時隨地發起業務、在線指紋審批、動態跟蹤狀態，實時傳遞信息等，全面提高費用報銷業務的處理效率。

移動應用；費用報銷；指紋審批；流程追蹤；消息提醒

1.前言

隨著移動通信、互聯網技術的迅速發展和智能終端的廣泛普及，移動互聯技術對業務模式創新和運營效率提升具有深遠的影響。國網江蘇省電力公司充分認識到移動應用對公司各類業務創新發展的重要意義，積極吸取“互聯網+”思維，利用手機APP、二維碼及指紋識別等手段，從“優化工作方式”和“提高工作效率”出發，建立一個合理、開放和基于標準的財務移動應用平臺，打破傳統辦公模式的限制，真正實現信息實時交換、業務實時處理，不斷提升企業的運營效率及產業競爭力。

2.基于移動互聯的財務在線服務平臺建設方案

2.1 系統應用架構

基于移動互聯技術的員工報銷業務應用平臺，首先，統一財務端與電腦端的報銷相關業務規則，保證兩端業務數據的一致性；其次，在移動端或電腦端進行原始單據的影像上傳、報銷業務的發起、報銷工作流的審批及相關統計查詢等，使得報銷業務處理不受時間和地點的限制；最后，拓展信息溝通橋渠道，為業務參與方定制消息提醒，確保業務處理的及時性。

1）統一業務規則：通過調用接口的方式同步各業務系統報銷相關主數據及業務規則，保證移動端與電腦端數據的一致性，為后續報銷單據的審批流轉奠定基礎。涉及的數據主要包括報銷申請相關的單位、部門、往來信息、業務類型編碼及影像相關結構化信息等。

2）報銷業務處理：報銷相關的原始單據影像上傳、報銷業務申請、報銷流程審批、報銷狀態跟蹤查詢及報銷業務的授權委托等業務可在移動端隨時隨地處理，通過移動端與電腦端數據集成交互，使得系統操作不受地點和時間限制，能有效提高業務運轉效率，提升員工的業務體驗。

3）消息提醒管理：設置報銷審批及狀態跟蹤過程的消息提醒模版，利用移動終端的便捷性及時性為流程處理人推送消息，達成及時通訊的效果，提醒或督促處理人及時完成相應的業務處理。

2.2 系統部署架構

基于移動應用的財務在線服務平臺功能基于信息內網、3G、WIFI等通訊網絡實現數據的推送和本地化存儲，支持在業務操作過程中進行查詢和存儲，并通過無線通訊網絡實時進行交互反饋，從而解決因網絡通道受限而無法進行數據結構化交互等問題。

移動應用通過無線接入和數據交換服務器實現與現有費用報銷平臺、影像系統及相關系統進行數據上傳和下載，在接入過程中，需通過安全接入認證和審計，從而保證無線應用訪問安全。基于此系統部署圖如圖1所示。

圖1 系統部署圖

3.系統功能實現

3.1 業務流程圖

財務移動應用系統采用“一源兩端”的設計理念（數據源一端錄入，移動端和電腦端集成交互），即在移動端進行員工報銷業務的業務流程與現有電腦端保持一致，其中業務申請平臺單位金額權限流程列舉如下（見圖2所示）：

圖2 業務申請平臺單位金額權限流程圖

3.2 系統功能實現說明及展示

1）影像采集。包含影像采集與影像管理兩個功能菜單。實現隨時隨地上傳原始憑據影像，利用移動終端相機功能產生財務原始憑證影像，通過二維碼智能識別票據信息，且在上傳原始憑據影像時系統自動實現發票的查重，通過集成影像系統接口上傳到影像采集系統，在會計核算過程中將會計憑證和原始憑證影像進行關聯。支持對已采集影像的查詢、編輯、刪除、提交及發起報銷等操作。

圖3 影像采集

圖4 影像管理

2）自助報銷。業務發起人采用“門戶+指紋”的方式發起報銷業務，以滿足員工可隨時隨地依托移動終端進行費用報銷申請；支持按照收款人查詢統計費用報銷付款情況，進行總額展示與明細查詢，便于用戶掌握報銷進度。通過開發移動APP與PC端的接口實現在APP端與PC端的數據融合與共享。

圖5 業務申請

圖6 報銷查詢

圖7 報銷審批

圖8 審批記錄查看

4）流程追蹤。業務申請人可以在移動端查詢本人申請或經辦的業務申請單據詳情，追蹤業務審批流程及資金支付情況，支持對審批未完成報銷流程進行督辦提醒，選擇當前審批人，當前審批人將接收到消息提醒，能及時進行審批處理，真正實現在線督促催辦，提高業務處理的及時性和便捷性。

圖9 報銷流程追蹤

圖10 審批督辦

圖11 授權委托新增

圖12 授權委托查詢

6）消息提醒：在報銷審批環節提供消息提醒功能，每一個審批節點完成審批后向報銷申請人發送審批進度消息提醒，向下一步審批人發送待辦事宜處理消息提醒，對審批沒有進展的單據支持手工定向發送督辦消息提醒，完成付款后發送已付款消息提醒。消息提醒功能的全面應用，便于報銷申請人實時掌握報銷進展，同時能有效縮短審批周期，提高業務處理效率。

4.經濟和社會效益

1）員工業務體驗提升-通過拓展報銷申請渠道，實現異地辦公，方便員工隨時隨地發起報銷，動態追蹤審批進程，極大程度的滿足了外勤人員在外處理相關事務的工作需求，大大提高了業務處理的便捷性。

2）溝通成本明顯降低。借助移動應用，定制各類消息提醒，實現跨平臺信息有效共享、實時同步，保證信息傳遞的及時性及準確性，有效降低溝通成本。

3）工作效率大幅提高-打破傳統審批模式的地域、時間限制，能及時完成影像上傳、報銷申請，縮短審批周期，提高工作效率。

4）信息安全得到保證-溝通渠道單一，外部軟件信息安全性得不到保障，通過密碼與指紋的雙重驗證、基于國網統一平臺部署應用保障信息安全。

5）業務規范性提高-通過發票信息二維碼識別及發票查重校驗，保證了報銷申請真實有效，業務處理更加規范。

6）極具推廣價值-依托移動終端，實現覆蓋公司各層級、各部門的財務管理移動辦公。

5.結語

員工報銷業務涉及公司全體員工，數據量大、業務處理頻繁、審批周期長，占用了大量的時間。通過基于移動互聯的員工報銷業務系統的開發和應用能使員工擺脫辦公室的限制進行移動辦公，不僅有助于提高員工報銷的工作效率，增強報賬審批的透明度，提高信息的共享性，而且可以能極大地節約人力資源，具有極大推廣價值。

[1]聞梟佚,基于IOS的一體化移動辦公平臺的設計與實現[D]．北京交通大學,2016(6)．

[2]周文瓊,謝靖,葉玫,申艷麗．面向移動云計算的高校財務報銷審批系統[J]．財會月刊,2014(10)．

馬莉娟（1982—），女，江蘇南京人，現供職于江蘇電力信息技術有限公司，研究方向：企業信息化。