大連理工大學“掌上離校”化繁為簡

文 /張巍 郭曉明 劉曉梅 劉鳳偉

大連理工大學“掌上離校”化繁為簡

文 /張巍 郭曉明 劉曉梅 劉鳳偉

當前，數(shù)字離校已經(jīng)成為很多高校畢業(yè)生離校工作采用的模式。通過數(shù)字離校，可以充分發(fā)揮信息化高效、便捷的優(yōu)勢，優(yōu)化和規(guī)范業(yè)務部門的工作流程，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和快速流動，提高業(yè)務辦理效率，減輕業(yè)務部門工作強度，提高畢業(yè)生的滿意度。

大連理工大學于2014年啟動了離校管理信息系統(tǒng)的建設，以加強部門間的協(xié)調(diào)聯(lián)動，簡化畢業(yè)生離校手續(xù)，使畢業(yè)生離校工作流程更加合理、規(guī)范和便捷，為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)高效的服務，營造熱情和諧的畢業(yè)離校氛圍。

離校系統(tǒng)需求分析

高校畢業(yè)生在離校報退時，需要在相對集中的時間內(nèi)到多個部門辦理一系列離校手續(xù)。傳統(tǒng)的離校報退流程是畢業(yè)生持高校離校管理部門自制的紙質(zhì)“報退單”到學校各相關(guān)業(yè)務部門單獨辦理并蓋章確認，即使有些業(yè)務不需要辦理，學生也必須蓋章確認，因此經(jīng)常會出現(xiàn)排隊辦理的現(xiàn)象。業(yè)務部門為完成畢業(yè)生報退工作，一般要預先準備專門的場所，將畢業(yè)生名單打印下來，安排工作人員現(xiàn)場為畢業(yè)生辦理離校業(yè)務，學生的登記、材料核對、繳費、退費等業(yè)務辦理工作強度非常大，效率也很低。同時，畢業(yè)生離校數(shù)據(jù)不能共享，導致教務、圖書管理、一卡通等系統(tǒng)的畢業(yè)生數(shù)據(jù)不一致，對后續(xù)統(tǒng)計分析、業(yè)務處理等工作造成困擾。

基于上述問題，畢業(yè)生離校系統(tǒng)的主要需求包括三方面：

1.畢業(yè)生需求：了解本人報退必須辦理的業(yè)務、可能需要辦理的業(yè)務以及如何辦理；能夠快速辦理各種業(yè)務；能夠進行業(yè)務自助辦理；可以及時了解業(yè)務辦理結(jié)果。

2.報退業(yè)務部門需求：掌握畢業(yè)生基本信息，保證需要畢業(yè)生辦理的業(yè)務都能夠辦理；高效完成本部門畢業(yè)生報退辦理的業(yè)務；業(yè)務辦理情況統(tǒng)計和查詢等。

圖1 碩士研究生離校報退流程

3.信息化部門：掌握和共享畢業(yè)生基本信息和畢業(yè)生畢業(yè)報退情況數(shù)據(jù)；報退數(shù)據(jù)導入學校公共數(shù)據(jù)庫，同步到相關(guān)業(yè)務系統(tǒng)。

離校系統(tǒng)建設思路及業(yè)務流程

1.系統(tǒng)建設思路

離校系統(tǒng)建設涉及的部門多，業(yè)務廣。除本科生、研究生、留學生管理等部門外，還涉及學校財務、圖書館、信息化、后勤、檔案、保衛(wèi)、招生就業(yè)等多個職能部門。同時，學校的畢業(yè)生離校系統(tǒng)業(yè)務范圍還包含主校區(qū)、開發(fā)區(qū)校區(qū)、盤錦校區(qū)三個校區(qū)，因此在離校系統(tǒng)建設中，部門協(xié)同是系統(tǒng)順利建設和實施的關(guān)鍵。為此，學校建立了由主校區(qū)教務處、研究生院、國際教育學院作為負責部門，開發(fā)區(qū)校區(qū)、盤錦校區(qū)各部門為協(xié)助部門，網(wǎng)絡與信息化中心為技術(shù)部門的離校系統(tǒng)建設組織構(gòu)架。形成了如下系統(tǒng)方案建設思路，即：以主校區(qū)的學生離校工作為藍本，由教務處、研究生院與網(wǎng)絡與信息化中心共同確立一個初步方案，之后由國際教育學院、開發(fā)區(qū)校區(qū)、盤錦校區(qū)根據(jù)實際情況作出修改、調(diào)整和完善，最終匯總形成離校系統(tǒng)的建設方案。

2.系統(tǒng)業(yè)務流程設計和優(yōu)化

離校業(yè)務是高校學生一條線管理中很重要的一環(huán)，只有信息和流程都梳理清晰后, 才能更容易地開發(fā)離校管理與服務系統(tǒng)。學校已有的離校工作模式經(jīng)過了學校多年的摸索和積累，已經(jīng)形成了固有的業(yè)務流程和業(yè)務處理方式。為使離校系統(tǒng)適應原有的業(yè)務流程并加以優(yōu)化和改進，我們在梳理所有離校環(huán)節(jié)的基礎上對部分業(yè)務進行合理的信息化改造，使離校工作在整體上和局部環(huán)節(jié)都得到優(yōu)化。

以碩士研究生報退流程為例（圖1），學校將畢業(yè)生離校手續(xù)分為必須辦理環(huán)節(jié)和非必須辦理環(huán)節(jié)，畢業(yè)生只有完成全部必須辦理的手續(xù)后，方可領(lǐng)取畢業(yè)證和學位證。

圖2 數(shù)據(jù)準備和事項辦理模塊

圖3 查詢統(tǒng)計模塊

圖4 學生查詢模塊

在畢業(yè)生離校業(yè)務優(yōu)化方面，通過業(yè)務梳理和系統(tǒng)之間的對接，減化了學生辦理業(yè)務的流程，但還有一些業(yè)務環(huán)節(jié)需要進一步的理順和改造。

如檔案材料提交環(huán)節(jié)，這是每個研究生畢業(yè)離校必須辦理的環(huán)節(jié)。由于所提交材料中的“學位授予證明”領(lǐng)取時間較晚，畢業(yè)生必須在兩天之內(nèi)完成所有檔案材料的提交，導致排隊現(xiàn)象十分嚴重。為此，研究生院與相關(guān)部門溝通之后決定由研究生輔導員匯總“學位授予證明”后統(tǒng)一交至檔案館。同時檔案館把原來兩天的集中報退時間延長到一周，讓學生可以自主選擇時間提交相關(guān)材料，并用一卡通進行刷卡登記確認，徹底解決了排隊和效率問題。

又如畢業(yè)生報退時各類欠費繳納和退費工作，原有模式是畢業(yè)生自行到各個部門辦理，也是排隊非常嚴重的環(huán)節(jié)。為此，學校利用一卡通的電子支付平臺，與各業(yè)務系統(tǒng)進行對接，學生可隨時了解本人欠費情況，隨時利用校內(nèi)電子支付平臺或一卡通圈存機繳納欠費，不需要到各個環(huán)節(jié)所在管理部門辦理；同時，網(wǎng)信中心匯總畢業(yè)生的各種退費，在畢業(yè)生離校后，由財務處統(tǒng)一退到學生預留的銀行卡中。

離校系統(tǒng)的功能設計

大連理工大學離校系統(tǒng)包括離校管理信息系統(tǒng)和“掌上離校”兩部分。

1.離校管理信息系統(tǒng)

離校管理信息系統(tǒng)主要包括數(shù)據(jù)準備、事項辦理、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)管理以及畢業(yè)生查詢等模塊。

（1）數(shù)據(jù)準備

數(shù)據(jù)準備模塊主要完成各類學生報退所需數(shù)據(jù)的準備工作，通過數(shù)據(jù)導入或系統(tǒng)對接的方式進行，包括：畢業(yè)生數(shù)據(jù)、財務欠費、借款信息、派遣信息、戶口遷移信息、住宿等信息的導入和圖書借閱、網(wǎng)絡欠費等信息系統(tǒng)的對接。同時為各業(yè)務部門提供了數(shù)據(jù)準備進度查詢的功能，根據(jù)數(shù)據(jù)準備進度情況啟動報退工作。

（2）事項辦理

事項辦理模塊主要由各部門完成畢業(yè)生離校所有環(huán)節(jié)業(yè)務的辦理，通過系統(tǒng)對接的業(yè)務直接提取是否需要辦理以及辦理后的狀態(tài)，通過一卡通刷卡現(xiàn)場辦理的業(yè)務，直接標記完成狀態(tài)。同時，業(yè)務部門可以查詢各項業(yè)務的辦理情況。

（3）查詢統(tǒng)計

查詢統(tǒng)計模塊為各業(yè)務部門和相關(guān)職能部門提供所有畢業(yè)生各項業(yè)務辦理詳細情況的查詢、導出以及總體情況的統(tǒng)計和圖表展示，便于隨時掌握畢業(yè)生離校工作的進展。

（4）系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理模塊用于完成對報退業(yè)務、流程、人員、權(quán)限等方面的管理，以便靈活配置和調(diào)整畢業(yè)生離校工作，具體包括：批次管理、類型管理、事項管理、事項關(guān)系管理、權(quán)限管理等內(nèi)容。

（5）學生查詢

該模塊主要用于畢業(yè)生快捷掌握需要辦理的離校手續(xù)以及辦理方式、辦理狀態(tài)。畢業(yè)生報退業(yè)務在查詢頁面中分“紅燈”、“綠燈”和“黃燈”三種狀態(tài)顯示，分別表示“未辦理”、“已辦理”和“可能需要辦理”。畢業(yè)生查詢頁面只要有紅燈即表示相應業(yè)務沒有辦理，只有全部為綠燈或黃燈才可以領(lǐng)取畢業(yè)證和學位證。

圖5 掌上離校

2.“掌上離校”

“掌上離校”是基于大連理工大學移動校園“i大工”平臺的掌上應用，包括iOS、安卓兩個版本，使畢業(yè)生可以通過手機等移動設備快捷地查詢離校業(yè)務辦理情況。

離校系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成

離校系統(tǒng)實現(xiàn)了畢業(yè)生數(shù)據(jù)和業(yè)務辦理信息的協(xié)同共享。由于大連理工大學教務系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)均沒有畢業(yè)報退模塊，且本科生、研究生報退流程差異較大，數(shù)據(jù)格式不能統(tǒng)一，因此在畢業(yè)生數(shù)據(jù)準備上仍舊采用數(shù)據(jù)導入的方式，導入后的畢業(yè)生數(shù)據(jù)實現(xiàn)了各業(yè)務部門的共享。同時，對于住宿管理、財務欠費等業(yè)務由于沒有業(yè)務系統(tǒng)支撐或出于安全考慮，也采用數(shù)據(jù)導入的方式。而對于圖書借閱清繳、論文提交、檔案資料提交、繳納網(wǎng)絡欠費等環(huán)節(jié)則直接通過系統(tǒng)對接方式實時獲取結(jié)果數(shù)據(jù)并在離校系統(tǒng)中直接反饋。

畢業(yè)生離校后，離校系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)將同步到學校公共數(shù)據(jù)庫中，并與教務、圖書管理、一卡通、網(wǎng)絡管理等系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)同步，各業(yè)務部門不用再重復處理畢業(yè)生數(shù)據(jù)，直接完成已畢業(yè)用戶的注銷等后續(xù)業(yè)務。

畢業(yè)生離校系統(tǒng)運行以來，在提高工作效率、降低工作強度、優(yōu)化工作流程、提高服務水平等方面發(fā)揮了重要作用，得到了畢業(yè)生和相關(guān)業(yè)務部門的高度認可。同時，離校系統(tǒng)的成功建設和運行也為學校建設多部門、多業(yè)務協(xié)同的信息系統(tǒng)提供了寶貴的經(jīng)驗。我們也將繼續(xù)優(yōu)化和完善畢業(yè)生離校系統(tǒng)，使之更好地服務于師生。

（責編：王左利）

（作者單位為大連理工大學網(wǎng)絡與信息化中心）