機動車安檢機構程序文件編寫策略研究

戴曉鋒（揚州工業職業技術學院，揚州225127，中國）

機動車安檢機構程序文件編寫策略研究

戴曉鋒
（揚州工業職業技術學院，揚州225127，中國）

程序文件是描述或規定質量體系要素所涉及到的質量活動由哪個部門負責、誰來做、做什么、何時做的受控文本。程序文件實際上是機動車安檢機構各類人員的行為規范和工作準則。機動車安檢機構所開展的一切檢測活動都必須按照相關程序文件的規定或要求來實施和執行。

程序文件；質量體系；機動車；安檢機構

1 概述

機動車安檢機構管理體系文件中的程序文件是規定質量活動方法和要求的文件，是質量手冊的支持性文件。管理體系所選定的每個要素或一組相關的要素一般都應該形成書面程序。

在整個質量管理體系文件中，質量管理體系程序文件是質量手冊的下一個層次的文件。質量手冊的主要目的是對質量管理體系做充分的闡述，是實施管理體系時應長期遵循的文件。因此，質量手冊中應包括或涉及質量管理活動的管理體系程序文件，要包括本單位所選用的質量管理體系標準中所有適用的要素。由于程序文件可能構成手冊的組成部分或為其支撐性文件，所以程序文件的內容與質量手冊不應有任何矛盾。

程序文件是編制質量手冊的基礎，機動車安檢機構在確定了質量方針和質量目標，并落實了各職能部門和各類人員的質量職責之后，要通過制定各類程序文件對影響檢驗檢測質量和服務質量直接或間接的質量活動進行控制，從而保證方針和目標的落實。因此，可以說程序文件是實施質量管理的基礎。程序文件對機動車安檢機構各項活動的覆蓋程度以及程序文件的適用性直接影響質量手冊的適用性和質量管理工作的實效。

《檢驗檢測機構資質認定評審準則》規定檢驗檢測機構必須建立的程序有以下幾個條款：

“4.1.4檢驗檢測機構應建立和保持維護其公正和誠信的程序；

4.1.5 檢驗檢測機構應建立和保持保護客戶秘密和所有權的程序；

4.2.1 檢驗檢測機構應建立和保持人員管理程序；

4.2.6 檢驗檢測機構應建立和保持人員培訓程序；

4.3.4 檢驗檢測機構應建立和保持檢驗檢測場所的內務管理程序；

4.4.2 檢驗檢測機構應建立和保持檢驗檢測設備和設施管理程序；

4.4.6 檢驗檢測機構應建立和保持標準物質管理程序；

4.5.3 檢驗檢測機構應建立和保持控制其管理體系的內部和外部文件的程序；

4.5.4 檢驗檢測機構應建立和保持評審客戶要求、標書、合同的程序；

4.5.6 檢驗檢測機構應建立和保持選擇和購買對檢驗檢測質量有影響的服務和供應品的程序；

4.5.7 檢驗檢測機構應建立和保持服務客戶的程序；

4.5.8 檢驗檢測機構應建立和保持處理投訴的程序；

4.5.9 檢驗檢測機構應建立和保持出現不符合的處理程序；

4.5.10 檢驗檢測機構應建立和保持在識別出不符合時，采取糾正措施的程序；

4.5.11 檢驗檢測機構應建立和保持記錄管理程序；

4.5.12 檢驗檢測機構應建立和保持管理體系內部審核的程序；

4.5.13 檢驗檢測機構應建立和保持管理評審的程序；

4.5.14 檢驗檢測機構應建立和保持檢驗檢測方法控制程序；

4.5.15 檢驗檢測機構應根據需要建立和保持應用評定測量不確定度的程序；

4.5.16 檢驗檢測機構應建立和保持保護數據完整性和安全性的程序；

4.5.17 檢驗檢測機構應建立和保持抽樣控制程序；

4.5.18 檢驗檢測機構應建立和保持樣品管理程序；

4.5.19 檢驗檢測機構應建立和保持質量控制程序，定期參加能力驗證或機構之間比對。”

程序是指為某項活動所規定的途徑。描述程序的文件稱為程序文件。評審準則規定需要建立的程序共有23個，除4.5.17抽樣控制程序外，其他的程序均適用于機動車安檢機構。

2 程序文件的編制要求

編制程序文件應遵循管理體系文件編制的一些基本原則。在編制程序文件中要注意其內容必須與質量手冊的規定相一致，特別要強調的是程序文件的協調性、可行性和可檢查性。程序文件的內容必須符合質量手冊的各項規定，并與其他的程序文件協調一致。

程序文件中所敘述的活動過程應就過程的每一個環節作出細致、具體的規定，應具有較強的可操作性，以便于基層人員的理解、執行和檢查。

程序文件應是質量活動實踐中的經驗結晶。因此，編制程序的過程應該也是總結經驗教訓進行質量管理優化的過程。在編制程序文件時，應注意如下幾點：

⑴按照管理體系文件化的原則，一般對本安檢機構管理體系所選定的每個體系要素的各項質量活動都應建立其程序。應涵蓋《檢驗檢測機構資質認定評審準則》“5+1”要求。

⑵每個程序文件都應包括管理體系的一個邏輯上獨立的部分，諸如一個完整的管理體系要素或其中一部分，或涉及一個以上管理體系要素并相互有關的一組活動。

⑶程序文件一般不應涉及純技術性的細節，需要時可引用技術程序或作業指導書。

3 程序文件編寫準備

一般成立多年的安檢機構，已制定大量的有關質量的管理性文件，如規章制度、工作流程等，但由于未經管理體系的總體設計，原有的規章制度難免不夠系統化，如內容重復、銜接斷檔、相互矛盾以及可操作性不強等。所以，編寫程序文件前，應著手準備以下幾點：

⑴收集和整理安檢機構現行的管理性文件。

⑵確定并完善管理層次，規定各部門的職責和權限，通過對現有部門的職責和權限調查，確定需要補充或調整的職責和權限清單。

⑶組建程序文件編寫小組，所選擇的編寫程序文件人員應具備以下條件：

①應該是各部門能勝任工作的代表人。原則上，各部門編寫自己的程序文件，因此，參加程序文件編寫的人員應該是本部門能夠勝任的代表。有些安檢機構在建立文件化的質量管理體系時，聘請技術咨詢公司專職編寫人員編寫程序文件，這樣的程序文件往往難以得到實施，其重要的原因就是程序文件不接地氣，與部門實際工作脫節。若條件不具備，本部門無勝任編寫者而需要由其他專職人員代為編寫時，所編寫的程序文件在定稿之前，必須經過本部門集體討論通過和認可。

②熟悉所編寫程序的質量活動內容和要求。程序文件的編寫人員只有非常熟悉所編程序的質量活動內容和要求，才能正確、全面編寫出程序文件，這樣的程序文件才接地氣，具有可操作性。相反，程序文件編寫人員若不熟悉該項質量活動，所編寫出來的程序文件盡管在文字上、邏輯上都很好，但由于不符合具體質量活動的實際情況，很難付諸實施。

③具備較強的文字能力。程序文件編寫力求簡明，措辭準確。因此編寫人員須具備較強的文字能力，把質量活動的實現途徑清楚地描述出來。

⑷編制所需程序文件清單表。根據《檢驗檢測機構資質認定評審準則》要求，一般安檢機構程序文件不得少于22個。

⑸編制程序文件編寫大綱。在動手編寫程序文件之前，應先編寫程序文件大綱，大綱格式、內容應征詢所在部門主要負責人的意見，只有這樣才能提高程序文件的適用性。

4 程序文件的格式

程序文件的格式包括封面、修改頁、刊頭、正文內容和刊尾等部分。每個單獨的程序文件由文頭、正文內容和文尾等部分組成，每部分的格式有具體要求，以保證程序文件的標準化、內容的規范化。

⑴封面包括如下信息：程序文件名稱、安檢機構名稱（logo）、文件編號、發放編號、持有人、版次（含修訂次數）、受控狀態、編寫人員、審核人、批準人、發布日期、實施日期等。

⑵修改頁包括序號、修改號（文件編號和章節條號）、修改內容、審批人等。

⑶刊頭。在每頁文件的上部加刊頭，便于文件控制和管理。刊頭包括如下信息：實驗室名稱（logo）、程序文件名稱、文件編號、版次（含修訂次數）、頁碼、頒布日期、實施日期等。

⑷正文內容可以有不同的表達形式，包括文字和圖表等，但通篇格式應統一。格式應包括題目格式（字體、字號）、章節條目格式（字體、字號）、表格格式（表序、表題）、插圖格式（圖序、圖題）、正文（字體、字號、行間距）。

⑸刊尾（需要時采用）。每頁文件或每份文件的末頁底部加刊尾說明文件起草、會簽及審批情況。刊尾包括：每個程序的編制人、會簽人及日期、批準人、批準日期、程序內容解釋人員（如有）等。

⑹版面一般采用A4版面，便于打印和裝訂。

5 程序文件正文內容

程序文件正文應包括以下內容：

⑴說明程序文件所控制的質量活動及目的。

⑵說明程序文件所涉及部門和人員的各類工作和質量活動。

⑶規定負責實施程序文件的部門或人員及其職責和權限。

⑷說明在程序文件實施過程中所涉及的其他程序文件的名稱和編號，以及所涉及的其他管理性文件（包括作業指導書、法規、標準等）。

⑸寫明工作程序。按具體工作的邏輯順序寫出開展該項工作的各個細節：規定具體工作應做的事情（What）；明確每一質量活動的實施者（Who）；規定質量活動的實施時間（When）；說明在何處實施（Where）；規定質量活動具體實施辦法（How）；以及所采用的材料、設備、引用的文件等；如何進行控制和評價；應保留的記錄；例外特殊情況的處理方式等。

⑹引用文件及相關的記錄。涉及的相關程序文件；引用的作業指導書、操作規程及其他技術文件；涉及的其他管理性文件；所使用的記錄、表格等。

6 結論

機動車安檢機構所從事的工作基本相同，在編寫程序文件時相互參照、相互借鑒、取長補短是很有必要的，如果是新建檢測機構，借鑒其他機構成功經驗，可以少走彎路，既省事，又省時，但一定不要照搬照抄，要根據機構自身的特點和具體情況編制。在程序文件編制完成之后還應進行試運行，通過試運行來檢驗程序文件的適用性，這樣程序文件才能有效地貫徹實施。

Researching on the strategy of compiling program files of vehicle safety inspection agency

DAI Xiaofeng
（Yangzhou Polytechnic Institute,Yangzhou225127,China）

A program file is a controlled text describing or defining the quality activities involved in the quality system elements, which department is responsible for, who is going to do, what to do, and when to do it.The procedure file is actually the motor vehicle safety inspection organization of various personnel behavior norms and guidelines.All inspection activities carried out by the vehicle safety technology inspection organization must be implemented and implemented in accordance with the relevant procedures and requirements.

Procedure file; quality system; vehicle; safety inspection agency