淺談醫院財務檔案管理存在的問題及對策

劉 娟 / 安徽省泗縣人民醫院

淺談醫院財務檔案管理存在的問題及對策

劉 娟 / 安徽省泗縣人民醫院

醫院的財務檔案是醫院檔案的重要組成部分，它是一個單位進行經濟活動的原始記錄，直接反應醫院各項經濟活動的收支情況。財務檔案是否真實、齊全、準確、完整。直接影響到領導的決策和醫院今后醫療事業的發展。隨著我國醫療衛生體質改革的不斷深入，醫療市場的競爭與日俱增，作為為決策者提供真實正確原始資料的財務檔案，在醫院改革發展中顯得尤為重要。該文對目前醫院財務檔案管理存在的問題進行分析，提出加強醫院財務檔案管理的幾點看法。

醫院管理；財務檔案；科學管理；審核監督

醫院財務檔案是醫院管理、醫療、護理、科研、教學和后勤保障等全面工作的經濟反映，是醫院財務部門及財務人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查的財務憑證、財務賬簿、財務報表等財務核算材料。是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分。規范醫院財務檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發生。因此，醫院財務檔案管理是醫院財務工作的一項重要內容，必須加以重視，以便進一步提高醫院財務檔案的管理水平。

1.醫院財務檔案的特點及作用

1.1 醫院財務檔案的特點

醫院財務檔案是醫院檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，醫院財務檔案的特點主要表現為來源的廣泛性、內容的專業性、形成過程的嚴密性、行業的特殊性等。

1.2 醫院財務檔案的作用

財務檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用。首先醫院要對外報送真實準確的財務信息，其合法經營的全部經濟活動和經營成果都儲存在財務檔案中。其次，醫院對外融資及投資等活動都需要向協作單位提供幾年的有關財務數據，而財務數據也都來源于財務檔案。再次，上級主管部門的統計數據也有相當一部分來源于財務數據。不僅這些離不開財務檔案，而且隨著醫院衛生經濟的快速發展，醫院的業務活動更加多樣化和復雜化，財務檔案則保留了全部經濟活動的痕跡，為日后分析經濟情況、總結經驗教訓提供依據。因此，只有加強醫院財務檔案的科學管理，才能發揮醫院財務檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構和單位領導提供及時、準確、全面、高質量的財務信息。

2.醫院財務檔案科學管理工作中存在的問題

2.1 部分醫院領導重財務業務，輕財務檔案管理

部分醫院對檔案管理工作的重要性認識不夠，管理機制不夠規范，由于檔案本身不能帶來直接經濟效益，造成有部分醫院領導及財務人員對財務檔案工作重要性認識不夠，沒有設置專門的檔案管理部門，財務檔案沒有專門的地方存放，有的醫院雖有設置，但也只注重內部財務項目的實施，相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，沒有把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成財務人員對財務業務非常熟練，但對檔案知識，特別是對財務檔案規范性原理標準知之甚少。也沒有參加過財務檔案管理知識的培訓與學習。不少醫院重財務業務，輕財務檔案管理，存在財務業務與財務檔案管理相脫節的現象。

2.2 財務檔案管理制度有待改進和完善

很多醫院財務檔案管理制度不太完善，以至于檔案的收集率很低，信息不能獲得有效的共享。財務資料是醫院財務核算過程中形成的記錄和反映經濟業務的發生、執行情況的資料，是財務檔案的組成要件，其收集裝訂是由財務機構的財務人員來完成的，因此財務檔案的質量取決于財務人員對財務資料的審核監督及收集裝訂工作。但實際工作中由于財務職能的弱化，財務的監督職能未能很好的發揮作用，不能確保財務資料的真實、合法、或者是合法的財務資料掩蓋了非法的經濟行為，造成檔案利用價值不大。很多醫院雖然檔案管理比較健全，人員的權利和責任也劃分的比較明確，但是財務檔案管理工作卻沒有一套完善的管理制度，人員的考核和職責劃分等都比較混亂。一些具有使用價值的財務資料因為沒有很好的收集而丟失，檔案的共享性更是無從談起，使財務檔案無法服務于醫院的各項管理。

2.3 信息收集不規范，無法綜合利用

很多醫院在對檔案信息進行收集時，收集手段不夠規范，收集速度也相對較慢。在進行財務檔案管理時，要根據財務檔案的性質由相應的職能部門來完成。但是很多醫院在對財務檔案進行收集時規范性很差，主要表現在財務檔案收集不完整，移交手續未按照規定要求執行，收集到財務檔案之后未對檔案進行歸類、細化和歸檔。以至于收集到的檔案價值性極差，對醫院財務檔案管理工作的質量產生不利影響。

2.4 財務檔案銷毀難

醫院財務檔案的銷毀是檔案管理一系列工作中不可缺少的重要一環。實際工作中這一環節往往不夠重視，不按《中華人民共和國會計法》規定的期限進行銷毀，許多醫院的財務檔案已超過保管期限，也不愿意銷毀，存在無人愿銷、無人敢銷的局面。究其原因，一方面是數量大，開展工作需要花費大量的人力物力；另一方面是鑒定銷毀缺乏可操作性的規定，大量的陳年舊賬既占據了有限的空間，又影響了檔案整體工作的質量和效果。

2.5 缺乏專業的財務檔案管理人員

現在許多醫院沒有專職的財務檔案管理人員。大多由會計人員兼管，由于會計人員只熟悉本專業知識，沒有經過檔案專業知識的專門培訓，使得整理出來的財務檔案案卷質量不高，內容填寫不全，排列不整齊，裝訂不規范，整理出來的會計檔案達不到規范化的標準，不符合檔案管理的要求，更談不上進行科學化的管理。

3.完善財務檔案管理的對策

3.1 完善檔案管理的體質建設和制度建設

醫院應制定相應的措施，根據《檔案管理辦法》、《電算化工作規范》并結合實際，建立健全一整套相關制度。采用先進手段和科學方法保管檔案，定期開展對財務檔案管理工作進行檢查，檢驗財務檔案管理工作的情況，可以對相關工作人員制定工作考核細則，將此考核情況納入員工的績效考核范圍內，通過考核工作人員可以發現不足，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性，對當前財務檔案管理工作進行改進和完善。

3.2 規范化收集及處理財務檔案

財務檔案管理人員要按照檔案局的要求將財務檔案規范地定期移交到醫院的檔案管理機構。辦理移交時，必須監交人、移交人、接交人同時在場辦理交接手續，雙方應清點會計檔案是否齊全、完整，賬目是否相符，案卷整理是否規范，交接憑據應一式三份，雙方科室各保留一份，存檔一份。醫院領導要重視財務檔案收集工作，督促各業務科室配合好財務檔案收集工作，提供各種有利條件，便于檔案管理人員快捷的對檔案、文件進行收集，同時要對財務檔案的收集情況進行不定期的檢查。在整理資料時如果發現資料遺失，要采取必要的手段進行補救，只有財務檔案收集規范化，財務檔案管理工作才能規范化。會計檔案的鑒定及銷毀，要按照財政廳、國家檔案局《會計檔案管理辦法》相關規定，醫院要根據財務會計工作中的實際情況，制定出適合會計檔案鑒定及銷毀的規章制度，并且編制會計檔案鑒定及銷毀清單，由會計部門與檔案部門提出鑒定及銷毀的書面意見。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，檔案部門提出詳細的鑒定及銷毀清單，并與醫院財務會計部門共同鑒定后進行銷毀。檔案、財會、審計、保衛等部門要共同派員監銷。

3.3 加強醫院財務檔案的現代化管理

要使會計檔案管理工作的規范化，就要不斷改進財務會計檔案工作的管理方法。會計檔案工作已經從原始的紙質財務會計檔案，發展到磁質和電子的財務會計檔案，由于電子系統財務會計數據易被修改。所以要嚴格執行計算機授權權限，嚴格執行醫院財務會計管理人員的審批制度，對醫院財務會計數據及時備份、及時維護，以防止病毒侵害和人為惡意的修改，導致財務會計信息損失和破壞。使用磁盤、光盤等電子介質來存儲會計報表和賬簿時，要對存儲介質進行編號，通過一定的標注來對檔案資料進行分類，采取措施保證存儲空間得到有效的壓縮，最大限度的降低存儲成本。

3.4 加強培訓，培養雙面人才

會計檔案是醫院檔案管理工作的一個重要組成部分，無論從會計檔案的內容、財務會計檔案的數量，還是財務會計檔案保密程度上都是非常重要。為改善會計檔案保管的條件，確保會計檔案的安全和完整，及時完善會計檔案管理的規章制度，要不斷加強人才隊伍的建設。醫院要配備既具備檔案的管理知識，又有會計知識和計算機知識的會計檔案管理隊伍，要以開發會計檔案的價值為目的、為醫院財務會計工作、醫院審計工作和制定經濟政策提供服務。醫院財務不僅要建立合理的財務會計檔案管理人員的績效考核評價規定，也要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案管理工作、財務管理工作知識和技能的介紹，使其了解財務會計檔案管理工作的重要性，以更好地為會計檔案管理信息化提供技術支持。

4.結束語

醫院在進行日常的發展過程中，應充分發揮財務檔案的潛在作用，利用各種財務基礎數據資料，分析研究醫院的經濟發展和財務運行的特點，以及存在的不足，研究分析財務管理對策，為領導決策服務，為醫院建設服務。所以醫院必須要重視財務檔案管理工作的重要性，正視在檔案管理工作中存在的問題，并找出問題的原因，通過有效的管理來解決這些問題。只有檔案管理工作收集規范化、硬件建設到位、人員業務素質過關，才能保證醫院財務檔案管理工作的效率。

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