檔案管理改革若干問題的思考與優(yōu)化

韓 藝/保定市科技活動（咨詢）中心

檔案管理改革若干問題的思考與優(yōu)化

韓 藝/保定市科技活動（咨詢）中心

檔案管理，是檔案工作相關(guān)部門直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。從工作內(nèi)容角度看，檔案管理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究以及檔案提供利用等多項(xiàng)工作，不同工作領(lǐng)域?qū)n案管理工作內(nèi)容的劃分有一定的區(qū)別，但是總體而言仍然保持較強(qiáng)一致性特征。本文對我國檔案管理體制改革思路及難點(diǎn)問題等進(jìn)行了剖析，并對檔案管理的改革進(jìn)行了探討。

檔案管理改革；若干問題；優(yōu)化措施

1. 導(dǎo)言

隨著檔案管理技術(shù)的不斷進(jìn)步和檔案本身所蘊(yùn)含價值的開發(fā)，為了解決檔案建設(shè)與管理相對滯后等問題，檔案管理必須走改革創(chuàng)新發(fā)展道路。通過分析當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，能夠明確檔案管理改革創(chuàng)新的途徑，以此促進(jìn)檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展。

2. 當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

檔案管理工作對組織而言，其發(fā)展歷史由來已久，但是在當(dāng)前信息時代背景之下又呈現(xiàn)出與以往不同的特征。

首先，就目前我國檔案管理領(lǐng)域的工作開展?fàn)顩r而言，雖然隨著信息化相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的自動化及信息化水平均有顯著提升，但從實(shí)際的落實(shí)情況看，檔案管理工作中的信息化仍然處于初級階段，有待進(jìn)一步深入。在當(dāng)前大部分組織中，基于檔案的信息化體系已經(jīng)基本得到落實(shí)并投入使用，相關(guān)的信息終端，包括輸入及輸出兩類終端也基本實(shí)現(xiàn)。但在實(shí)際工作過程中可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作仍然由專業(yè)的檔案人員實(shí)現(xiàn)，而并未因相關(guān)信息化水平的提升而滲入到整個組織的工作過程中。對某些資料的采集，即便已經(jīng)能夠支持起不同部門多個工作人員的參與，也仍然難以實(shí)現(xiàn)檔案工作的全員參與。這種狀況在一定程度上阻礙了系統(tǒng)檔案的形成，阻礙組織的深入發(fā)展及借鑒歷史工作成績。

其次，在檔案管理領(lǐng)域中，大數(shù)據(jù)量已成為當(dāng)前的突出問題。大數(shù)據(jù)量本身并不是檔案工作發(fā)展的特征，而是當(dāng)前信息時代下，相關(guān)信息技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的新特征之一。相關(guān)信息技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，讓檔案數(shù)據(jù)具備了更多的形式，其中包括圖像、視頻等相關(guān)新型媒體格式數(shù)據(jù)。而與此同時，龐大的數(shù)據(jù)總量也從另一個角度形成了檔案管理工作本身對計算機(jī)及其他相關(guān)技術(shù)深入應(yīng)用的需求。因此，檔案管理領(lǐng)域的計算機(jī)應(yīng)用及信息化程度呈現(xiàn)出供需兩個層面的良性循環(huán)，在日后的應(yīng)用中必然日漸深入。

最后，不容忽視的是，組織的檔案管理工作本身，最終價值必然是要體現(xiàn)在對組織未來發(fā)展行為的指導(dǎo)層面，因此檔案管理工作必須在保持檔案數(shù)據(jù)有序的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)開放狀態(tài)。只有開放的檔案系統(tǒng)，才能面向整個組織的每一個工作細(xì)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對未來和現(xiàn)實(shí)工作的指導(dǎo)價值，也才能有效實(shí)現(xiàn)檔案資料本身的意義所在。

3.檔案管理工作的趨勢與改革方向

基于對檔案管理工作當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r的深入分析，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理工作仍然存在極大的提升空間，如果能夠有的放矢的推動對應(yīng)的改革措施，必然能夠進(jìn)一步加強(qiáng)檔案自身的價值體現(xiàn)。具體而言，可以從如下幾個方面，結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展趨勢，設(shè)置對應(yīng)的改革方向和目標(biāo)。

3.1 深入加強(qiáng)檔案管理工作領(lǐng)域信息化建設(shè)

雖然當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域中信息化建設(shè)已取得一定成績，并逐漸形成了切實(shí)推動檔案管理工作的有效力量，但是總體而言，這一方面仍然有極大的提升空間。檔案管理的信息化，應(yīng)從兩個角度加強(qiáng)改革，其一在于面向檔案自身的信息化，其二在于面向檔案及檔案管理工作服務(wù)對象的信息化。前者的改革重點(diǎn)在于積極引入相關(guān)數(shù)據(jù)技術(shù)及服務(wù)手段，面向檔案數(shù)據(jù)本身展開更為合理的存儲和展示，在可能的情況下深入分析和信息發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)，幫助相關(guān)工作人員形成對于檔案資料的深刻理解，為其應(yīng)用奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。對第二個方面而言，進(jìn)一步分為兩個方面，即面向檔案形成階段的信息化建設(shè)及面向檔案利用階段的信息化建設(shè)。在檔案形成階段的信息化，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)著力于打造獲取信息更為全面和方便的途徑，便于組織內(nèi)部整個工作團(tuán)隊都參與到檔案的形成和檔案體系的建立過程中；而對于檔案的利用階段，則應(yīng)通過多種輸出終端，幫助形成多途徑檔案信息輸出。唯有方便隨時獲取檔案信息，才能切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息對當(dāng)前及未來工作的支持價值。

3.2 推行檔案及文件一體化的行政管理運(yùn)行模式

我們實(shí)行文檔管理一體化最主要的目的是為了能夠通過最有效的方式、最低廉的價格來對檔案進(jìn)行管理，并且在最大限度上滿足工作的需要。

美國是世界上最先開始對文件管理進(jìn)行系統(tǒng)研究的國家，因此美國在對檔案的管理工作上理論和實(shí)踐充分的結(jié)合在一起，美國在文件管理方面的管理以及整套機(jī)制的運(yùn)行過程中，所達(dá)到的效果非常明顯，它可以讓檔案工作人員對文件的生命周期進(jìn)行控制，保證檔案的完整性，讓檔案從非現(xiàn)行文件成為檔案的過程中緊密銜接，保證了檔案的質(zhì)量安全。另一方面，相關(guān)機(jī)關(guān)也可以不必設(shè)置專用的文件管理機(jī)構(gòu)，節(jié)省了人力物力的投入。

因?yàn)閹资暌詠恚恢倍荚趯?shí)行相對比較集中的文檔管理體制，所以美國的檔案和文件的管理一直處于世界的領(lǐng)先地位。而我國檔案管理現(xiàn)在還不能形成一個統(tǒng)一的管理模式，檔案也沒有專門的機(jī)關(guān)進(jìn)行管理，在我國推行檔案管理工作一體化還有著很大的障礙。美國先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，為我國推行文檔一體化具有很重要的參考價值。

3.3 加強(qiáng)檔案工作相關(guān)人員專業(yè)化水平建設(shè)

對于這一方面，特別要注意應(yīng)當(dāng)是檔案體系相關(guān)工作人員，而不僅是檔案管理領(lǐng)域工作人員。二者之間的區(qū)別在于，前者是包括檔案信息最初的來源部門工作人員以及檔案信息可能存在指導(dǎo)價值指向的部門工作人員。這樣的兩個方面，決定了檔案信息的形成及最終的消費(fèi)，而檔案管理工作本身的價值體現(xiàn)，必然要回到信息的消費(fèi)環(huán)境中去，因此，兩個環(huán)節(jié)一方面與檔案管理工作環(huán)節(jié)的自身質(zhì)量息息相關(guān)，另一方面則與其具體的價值實(shí)現(xiàn)密切相連。實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)注意針對不同群體的專業(yè)狀態(tài)展開綜合測評，并配置具有一定針對性的培訓(xùn)或工作指導(dǎo)，唯有如此才能從更為全面的角度實(shí)現(xiàn)檔案工作質(zhì)量的提升。

4.結(jié)論

必須要加快檔案管理體制的改革步伐，在面對如今的新問題、新形勢、新情況頻繁出現(xiàn)情況下，我們必須要把握住時代的節(jié)奏，不管是哪種體制。都要結(jié)合面臨的形式和所處的時代，才可以提高其管理質(zhì)量，才能更好的為人民、為國家服務(wù)。

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[2]黃麗，王英.探析檔案管理模式改革的困境與出路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）：102.

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