試論高校電子檔案管理途徑

白立娟 / 商丘工學院

試論高校電子檔案管理途徑

白立娟 / 商丘工學院

人類社會已步入信息時代,計算機技術作為現代信息科技發展的主流,正迅速滲入到各個領域之中,并對人們的生活產生著深切的影響和改變,同時也產生了大量的電子檔案,由此引發的電子檔案管理問題已成為當今檔案界關注的熱點，文章著重分析了電子檔案的含義、特點、管理原則及管理途徑。

電子檔案；管理；途徑

隨著科學技術的迅猛發展和信息技術的廣泛應用，國家和社會對信息化的依賴程度越來越大，各單位出現了愈來愈多的電子檔案。如何做好電子檔案管理，已成為擺在我們面前的嚴峻問題。

一、電子檔案含義

電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。

隨著計算機技術的廣泛應用，機關、團體、企事業單位在管理、生產和科學技術等活動中形成了越來越多的電子文件，這種文件存儲在特定介質上并加以命，需要時，只要指出其文件名，即可將文件調出來供閱讀或打印用，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。在電子檔案中，全部信息是以數字式代碼加以存儲的，信息的編碼和解碼過程都由計算機完成，利用時須借助計算機等機器設備轉換成原有的文字或圖像形態，因此人們亦將電子檔案為“機讀檔案”或“數字式檔案”。

目前電子文件所采用的存儲介質主要有磁盤（硬磁盤、軟磁盤）、磁帶和光盤。電子文件歸檔主要使用磁帶與光盤。

二、電子檔案的特點

電子檔案與以往各種載體的檔案—樣，都是人類社會活動的記錄，但它在記錄方式上有許多不同于其他載體檔案的特點。

（一）信息的非人工識讀性

從遠古的泥板、羊皮紙、甲骨、竹簡，到近代的紙質記錄，從來都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質和光介質的電子檔案采用的是人工不可識讀的數字式代碼，只有借助計算機解碼，才能轉換成人可識讀的記錄

（二）信息存儲的高密度性

無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲密度都大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱。隨著技術的發展，這些介質的存儲密度還將繼續加大。這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放，另一方面，由于每一個“保管單位”內的文件數量比原來要大為增多，也給管理和調閱提出新的要求。

（三）信息與載體之間的可分離性

以往的檔案，信息被固定在某—載體上，成為不可分離的一個“實體”，文件最初形成時的標記也被固定在這—實體上，使之具有明顯的原始性特征。而電子檔案中信息不一定具有固定的物理位置，可以以非實體形態進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息的易于更改，而且更改后可不留痕痕跡；易于復制，而且分不出原件和復制件；易于傳輸，在網絡條件下可以通過通訊線路在異地調閱或形成文件。

（四）多種信息媒體的集成性

以往的檔案一般只能記錄—種或兩種信息媒體，從而分別形成了文字檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。使用多媒體計算機，可將圖文信息、音頻信號、視頻圖像等不同媒體形式的信息記錄在同一份文件上，使其達到聲像并茂，真實地再現當時的活動情況。

(五)系統依賴性

以往的檔案基本上靠人工管理，而電子檔案從其前身---電子文件的制作與處理，到檔案階段的全部管理活動都必須借助于計算機應用系統才能實現，計算機硬件和軟件的性能對文件處理、檔案管理的質量和效率具有直接的影響。系統依賴性的另—個含義是，不兼容的計算機和應用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大困難。

三、電子檔案的管理原則

我國檔案工作的基本原則對于電子檔案的管理同樣具有宏觀的指導作用，紙質檔案管理的一些業務原則在電子檔案管理中也具有生命力。根據電子檔案的特點，在其管理活動中還應遵循以下原則。

（一）完整性原則

隨著計算機技術的普及，機關電子文件的制作可由各部門甚至個人獨立完成，從而使電子文件的分布呈分散化趨勢。此外，在電子檔案文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件實體”的概念將不再存在。這種分散化和非實體化特征，使得對電子文件完整性的把握不像紙質文件那樣直觀，因此，在電子檔案管理各個環節要采取相應措施確保其完整齊全。不僅存儲在電子文件介質上信息要完整，與其相關的程序、軟件以及紙質文件也應完整無缺地歸檔和接收進館。

（二）可讀性原則

目前各機關使用的計算機硬件和軟件不同，由此生成的電子文件的存儲格式也不相同。計算機技術的迅速發展，造成了硬件、軟件的不斷更新換代，新設備對舊設備有時也不具有兼容性。由于電子文件在存儲和識讀方面對系統的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”。因此在電子檔案管理中要特別注意確保其可讀性，如在收集范圍中，除了反映機關工作活動的記錄外，還必須包括這些記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對信息內容方面的要求外，還包括對信息格式方面的要求；鑒定工作除了對其內容進行價值分析外，也要對其可讀性進行技術分析等。總之，每一個管理環節都要對日后的檔案利用負責，要保證檔案長期的可識讀性。

（三）可靠性原則

可靠性是檔案的生命。由于電子文件易于修改并可不留痕，文件的簽署以及進入網絡后信息的控制需要專門技術等原因，人們對電子文件的證據性、可靠性問題尚存有很大的疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力，除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要的。在電子檔案管理的全過程中要嚴格制度，堵塞漏洞，不僅要把住收集關，確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

四、高校電子檔案管理途徑

電子檔案管理應該納入我國現行的檔案管理體系，由各級管理部門分別集中管理。目前，在對電子檔案進行管理的起步階段需要注意以下問題。

（一）集中統一管理電子檔案

近年來，隨著辦公自動化（OA）和計算機輔助設計（CAD)、計算機輔助制造（CAM）技術的普及，使用計算機制作文件的機關越來越多，大部分機關將電子文件轉換成紙質文件，經正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門。也就是說大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態。從檔案工作的發展看，各機關檔案室應當積極創造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，對電子檔案的集中統一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調查研究、前期論證和創造軟硬件技術環境。電子檔案的統一管理有利于對這部分數字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關、各地區對于電子檔案管理進行全面的統籌規劃，有利于加速檔案工作的現代化進程。

電子檔案的集中管理應注重實質而不強求形式的劃—，尤其是在現階段應采用與本機關、本地區情況相適應的管理形式。如暫不具備集中保管電子檔案條件的機關檔案室，可先對各部門電子文件的歸檔范圍、管理方法、有關標準做出規定，并定期進行監督檢查，待條件具備再實行集中；有的機關設有專門的計算機站、信息中心等機構，有較好的電子文件保管條件和可行的管理辦法，機關檔案室可根據檔案工作的要求與該機構共同研究制訂電子檔案的管理辦法，亦可暫委托其代管該機構形成的電子檔案。

（二）紙質文件和電子文件雙套歸檔

目前大部分機關將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備，通訊設備等方面仍存在這樣那樣的問題，在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性。一方面，在沒有充分的技術保障和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質文件歸檔保存，另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義，這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，不應看做不必要的重復。可以預見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當一個時期，隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，但多種介質檔案并存的狀況將長期存在雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統，二者既有聯系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。原則上電子檔案的管理應納入現行的檔案管理體系，能夠并軌的實行并軌，比如，電子文件的歸檔單位最好與紙質文件的立卷單位相—致，歸檔時間也可定位同時，價值鑒定、著錄標引統一操作等；不能并軌的就分別操作，如分別保管、分別利用等。

（三）文書檔案管理一體化

由于電子文件與檔案的關系比起紙介質的更加密切，電子文件的大量出現并轉化為檔案可能使多年來預測和和提倡的文書檔案的管理一體化進入實質性階段。計算機軟硬件的配置、網絡和節點的規劃、文件格式和數據庫結構的確定以及索引的編制方法等都需要從文件形成階段開始統籌設計，大量的“檔案管理性工作”也需要在文件階段完成。如果檔案管理的一切業務都在歸檔后才開始考慮和實施，可能在系統運行中造成很大重復和浪費，造成整個系統的混亂和低效。

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白立娟(1984-),女,商丘工學院教務處學籍科主任科員,本科學歷，研究方向:檔案管理。