淺析辦公自動化中的計算機技術應用

張灃丹 / 戶縣就業服務局

淺析辦公自動化中的計算機技術應用

張灃丹 / 戶縣就業服務局

計算機技術不斷進步，在各個行業中都得到了廣泛運用。本文所要探討的辦公自動化技術就是將計算機技術應用于辦公的各個環節，為常規工作流程帶來了優化和便利，能夠使辦公自動化更加系統化，加快辦公速度、提高辦公效率。目前以計算機技術為基礎的辦公自動化流程已經應用于各個行業，在社會保障業務電子文件處理中也做出了一定的貢獻，本文將對辦公自動化的主要功能和優點進行闡述，分析在辦公自動化中應用計算機技術的重要作用，為今后辦公自動化更好地應用于社會保障工作提供一定的參考。

辦公自動化；計算機技術；技術應用

引言

當前最為流行的技術即為互聯網技術和計算機技術，人們不斷地發現這兩種技術新的可能性，將它們應用于各行各業，促進了社會和經濟的快速發展，也為特定領域帶來了質的飛躍。計算機技術一直處于不斷更新的過程中，它的精準性和便利性使得它逐漸開始被用于政府、企業與事業單位的日常工作與管理中。其優點表現明顯，能夠有效地實現辦公自動化，實現辦公流程的便利與順暢，很大地程度上提高政府、企業與事業單位的辦公效率，更好地為人民服務。

1.辦公自動化的主要功能

辦公自動化可以實現一個系統內信息共享，它強大的功能可以幫助企業和事業單位的辦公室管理工作變得更加便利，能夠實現對數據、文字和圖片等信息的快速處理功能，還可以為決策提供便利，實現網絡通話和電話會議的功能。

其中，文字處理功能最為常見。主要是利用計算機中的相關軟件，對文字進行編輯和排版，能夠在較短時間內將大量文字信息呈現，使人一目了然，很大程度上提高了工作效率；網絡通信則是在計算機技術和互聯網技術的幫助下，實現信息共享和溝通，能夠保持辦公室內與外界保持密切聯系；電話會議即利用計算機實現通訊工作，將身處不同地區的員工聯系起來，跨越了空間限制、及時解決問題，提高工作效率。

2.辦公自動化在社會保障工作中的應用

計算機管理技術已經開始為社會保障工作的進行與管理提供便利。例如社會養老保險、職工醫療保險、生育保險等等工作的流程都已經實現了辦公自動化。在社會保障工作的各個方面，計算機管理系統不僅能夠實現部門內部的信息共享，還可以通過多樣的連接形式與社會其他各個單位之間實現互相連接，有很多社保機構開始構建起共享辦公系統，可以囊括數百個終端，涉及的業務面巨大，幾乎能夠實現辦公業務全流程的自動化。

當前，在很多的業務中已經不再是從前的紙質文件為主、電子文件為輔，大多數都實現了電子文件為主、紙質文件為輔，正在向著無紙文件辦公的方向不斷發展。例如很多城市的職工醫療保險不再需要紙質憑證、經歷復雜的程序才能兌現，相關醫療機構、藥店、銀行和參保單位之間已經實現了一卡通，即已經形成了完善的計算機管理網絡，能夠實時進行信息共享。通過這個例子可以看出，辦公自動化不僅給參保人員減少了麻煩，也能大大提高社保局員工工作效率。

3.如何更好地將計算機技術應用于辦公自動化中

前文已經提到，計算機技術處于不斷發展的進程中，專業化程度也會隨之不斷提高，這對各個領域中想要應用計算機技術的人員們就提出來更好的要求。要求他們能夠在日常的工作中，將技術與實際結合，根據工作需要不斷地學習先進的技術，保持使用的技術不被時代淘汰，保證工作質量和工作效率一直處于不斷提高的狀態。

3.1 加強宏觀調控意識

計算機技術應用于辦公自動化不僅僅需要在具體工作中學習和應用，還要從較為宏觀的角度進行調控。有時，工作的進行會受到資金不足影響和領導、決策者對計算機技術的認識不足的限制；并且計算機技術在辦公自動化中應用產生效果不一定能夠立馬數顯，這就會對辦公自動化的發展帶來一定影響。所以就會使得事業單位不愿意在計算機軟件的開發上投資、也不愿為員工學習計算機技術產生的費用買單。所以必須要加強領導與決策者對計算機技術在將來能產生效益的認識，引起他們對辦公自動化發展的足夠重視，從宏觀的層面對計算機技術和辦公自動化產生綜合的認識，實現一個綜合、系統的工作構架。

3.2 健全辦公自動化管理機制

計算機技術在辦公自動化中能夠帶來幫助的軟件很多，在對這些軟件進行選擇時，要做到以工作內容的實際需要為參考，選擇最為合適的軟件。國外的計算機技術發展先于我國，已經形成了一定的辦公自動化管理系統，這些軟件和系統雖然在理論上較為完善，有很大的優勢，但是總是存在著價格高昂的缺點。有時也會因為大環境背景的不同而使得其優勢難以完全發揮出來。所以在對應用的軟件進行選擇時，需要先綜合考慮國內環境背景、了解工作中實際需要，在借鑒的基礎上不斷完善和優化，找到最適合的軟件。

3.3 構建良好的計算機技術應用氛圍

有時，可以考慮與相關高校進行戰略合作來推進辦公自動化進程，互利合作能夠使企業與事業單位的辦公革新工作有較高的出發點。如果只對員工進行短期、集訓化的培訓，很難幫助他們快速掌握大量的專業技能，無法滿足辦公自動化與計算機技術不斷發展對人員技能提出的要求。選擇與高校之間建立合作關系，可以在一定程度上延續培訓路程，也可以使課程培訓的開展依據行業具體需要進行。這樣一來，可以建立起較為良好的外部氛圍，對提高辦公人員的專業技能水平有非常大的幫助。

3.4 提高計算機軟件應用人員的專業能力

現在，從業人員的專業知識技能水平參差不齊，還有很多人對于辦公軟件使用方法不夠熟悉，對于計算機軟件應用的原則和方法的掌握也不夠到位，這就會對計算機技術在辦公自動化中更好地運用造成阻礙。所謂的專業人員必須要具有發展性思維，不斷要求自己學習、進步，掌握好辦公自動化技術中先進的手段。對于企業和事業單位來說，需要確保形成一個安全的物理環境，要求辦公人員能夠為內部建立起安全的防火墻，對于可能出現的漏洞進行及時修補，嚴格防止病毒入侵，確保計算機能夠安全運行。

3.5 建立完善的信息發布平臺

網絡的傳播速度有目共睹，可以實現辦公效率最大化，事業單位需要利用網絡技術的優點來建立起一個高速信息交流平臺。這個平臺可以實現實時互動交流，人與人之間、信息與信息之間的交流和共享都可以實現，不僅能夠有效地節約辦公成本，還能夠在一定程度上避免溝通不暢問題的發生。此外，還能夠幫助實現無紙化辦公，很多信息不需要人為傳遞，只要上傳到網絡空間中，處于網絡系統中的用戶都可以隨時提取信息、利用信息。

4.結束語

社會不斷進步，經濟不斷發展，事業單位的辦公內容也開始變得更加復雜，各種信息數量龐大種類繁多，這些因素都在一定程度上促進了以計算機技術應用為基礎的辦公自動化的產生。在這之中，處理文字和數據資料的技術、多媒體應用技術、計算機網絡技術在辦公自動化中發揮的重要作用不可替代。所以應該要對辦公自動化中計算機技術的應用給予相應的重視，也要對相關工作人員的技能水平采取提高措施，這對于單位綜合業務能力提升有很大幫助。只要人們對辦公自動化有正確的認識，計算機技術的應用會對辦公自動化帶來更大幫助。

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