試析招標采購檔案資料整理工作的規范化

秦東+劉群

【摘要】本工作規范共分為10個章節，系統而具體地闡述了集中招標采購物資、非招標采購物資在招標不同階段所需要整理歸檔資料的具體內容，并且將如何整理、整理標準、整理流程進行了詳細說明，具有較高的實用性和操作性。

【關鍵詞】招標采購；檔案整理；規范化

一、工作描述

（一）當前形勢分析。目前，國家對國有企業的監管日趨嚴格，公眾和媒體對國有企業特別是壟斷行業企業倍加關注。國企目前處于重要的戰略機遇期、管理轉型期和改革攻堅期，依法治企是確保各項工作有序推進的基本前提。在招標采購方面，少數單位落實公司招標制度不嚴格，一些工程項目、物資采購未按規定招標，甚至先施工后招標。我們務必要認識到新形勢下依法從嚴治企的極端重要性和緊迫性。

（二）制定工作規范目的。為進一步加強公司系統網省級集中采購歸檔資料管理，建立有效的采購歸檔資料整理工作機制，維護采購檔案的準確、完整，實現采購資料“全程在案、永久追溯”，充分發揮采購檔案在生產、經營等活動中的作用，提高省公司集中采購管理規范水平，根據《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國招標投標法實施條例》《中華人民共和國檔案法》《電子招標投標辦法》以及國家電網公司集中采購相關管理辦法制定招投標檔案資料整理工作規范。

（三）工作規范范圍。歸檔資料范圍從采購計劃的制定到采購工作結束過程中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質及其它載體的各種文字、圖紙、圖表、電子文檔、音像等。

（四）工作規范適用范圍。本工作規范適用于公司系統各省（直轄市、自治區）公司。

二、主要做法

啟動工作規范的編制工作，招標檔案資料整理工作內容共分為十章。第一章節主要介紹編制工作規范的目的、編制工作規范的依據、采購歸檔資料的定義以及工作規范使用范圍；第二章節主要介紹工作規范涉及各個層級人員的工作職責，包含總部物資部工作職責、省公司物資部（招投標管理中心）工作職責、采購代理機構工作職責、代理機構招標采購部門設置歸檔資料管理員工作職責；第三章節主要介紹歸檔資料的范圍，歸檔資料按采購方式不同，分為省公司集中招標采購歸檔和省公司集中非招標采購（競爭性談判、單一來源談判、詢價采購）歸檔資料范圍兩種，分別介紹歸檔資料收集整理的具體內容；第四章節主要介紹電子文檔歸檔要求；第五章節主要介紹歸檔資料的整理標準；第六章節主要介紹歸檔資料整理流程，按采購方式不同，分別介紹省公司集中招標采購歸檔資料整理流程和省公司集中非招標采購（競爭性談判、單一來源談判、詢價采購）歸檔資料整理流程；第七章節主要介紹歸檔資料的審核及移交；第八章節主要介紹歸檔資料整理其他要求；第九章節主要介紹歸檔工作監督考核；第十章節為附則。

本工作規范中最主要的工作內容是根據招標形式的不同，詳細列舉了各個階段需存檔的具體資料，具體如下：電子文件存檔內容：一是資格預審公告、招標公告或者投標邀請書；二是資格預審文件、招標文件及其澄清、補充和修改；三是資格預審申請文件、投標文件及其澄清和說明；四是資格審查報告、評標報告；五是資格預審結果通知書和中標通知書；六是合同；七是國家規定的其他文件。該工作規范成立的編制工作組成員集合了計劃、采購、檔案管理等部門的相關人員，在工作組領導的指導下，工作組成員集思廣益結合工作實際共同制定了實用性較強的歸檔資料整理工作規范。

三、特色亮點

依法治企新形勢下，進一步加強投標歸檔資料整理、增強內外部迎檢能力刻不容緩，本工作規范最大的亮點是，針對目前招投標工作的實際情況，使如何更好地完成投標歸檔資料整理工作有法可依、有據可循。

（一）全面性。本工作規范內容翔實，是目前同類工作規范中內容最為全面的投標歸檔資料整理工作規范。其內容不僅涉及到總部物資部、省公司物資部（招投標管理中心）、招標代理機構的工作內容，而且對招標各個環節需存檔的資料進行一一列舉。

（二）實操性。本工作規范是集合招標相關業務部門人員共同編寫的，系統而具體地闡述了集中招標采購物資、非招標采購物資在招標不同階段所需要整理歸檔資料的具體內容，并且將如何整理、整理標準、整理流程進行了詳細說明，具有較高的實用性和操作性。

（三）時效性。針對目前依法治企的具體要求，本工作規范規避了以往各類檢查中出現的問題。

（四）針對性。本工作規范立足當前社會形勢和招標歸檔資料整理的實際情況，搜集整理以往檢查中出現的各類問題，針對目前投標歸檔資料各省公司標準不一、內容不同的現狀所編寫，可有效規范投標歸檔資料管理工作。

招標歸檔資料管理工作規范為歸檔資料整理提供了依據，對于維護采購檔案的準確、完整性起到了關鍵作用，使歸檔資料管理工作更加專業化、規范化，達到采購資料“全程在案、永久追溯”的目的，從根本上提高了公司招標采購檔案管理水平。endprint