高校檔案管理工作中存在的問題及強(qiáng)化措施

白晶

【摘要】檔案管理是高校進(jìn)行日常管理以及教學(xué)研究的重要保障，是對(duì)高校行政管理和教學(xué)管理過程中各項(xiàng)具有價(jià)值資料的收集和整理，通過對(duì)檔案資料的開發(fā)和利用，能夠?yàn)楦咝＝逃ぷ鞯母咝ч_展提供有利的依據(jù)。在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的形勢(shì)下，高校檔案管理方式不斷創(chuàng)新，但在部分環(huán)節(jié)仍然存在一定的問題，對(duì)檔案管理工作的發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。文章對(duì)高校檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，進(jìn)而提出了強(qiáng)化措施，對(duì)于促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展具有重要的意義。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；問題；強(qiáng)化措施

檔案管理工作的開展對(duì)高校的管理以及教學(xué)水平的提升具有重要的作用，在信息化時(shí)代，各個(gè)高校的檔案管理工作已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)，有效提高了檔案信息資源的收集和傳遞。通過信息共享平臺(tái)的創(chuàng)建，加深了對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用，有助于更深層次地挖掘檔案資源的利用價(jià)值。在新的時(shí)代背景下，高校的檔案管理工作無論是在思想意識(shí)上還是管理方式上都有了新的轉(zhuǎn)變，工作效率有所提升，管理體系更加規(guī)范，為促進(jìn)高校的發(fā)展創(chuàng)造了有利的條件。由于受到資金、技術(shù)、思維方式等各種因素的影響，部分高校在檔案管理工作中還有待提升，為適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，還需要不斷努力和完善，進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展。

一、加強(qiáng)高校檔案管理的必要性

高校檔案管理的內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及范圍較廣，所以工作量較大，為了保證檔案管理的工作效率和質(zhì)量，還需要緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，創(chuàng)新管理理念和方法，促進(jìn)檔案管理工作的改革。為了充分發(fā)揮高校檔案管理的價(jià)值功能，需要采取科學(xué)合理的方式方法，推動(dòng)檔案管理的工作進(jìn)程。在新的時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，高校檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也滿足了高校管理工作的正常開展。所以應(yīng)該對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建信息共享平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)就能夠進(jìn)行檔案信息資源的收集、分類、整理和匯總工作，不僅能夠有效提高檔案管理的工作效率，同時(shí)還能夠加強(qiáng)檔案管理部門與其他各個(gè)部門之間的聯(lián)系和溝通，為檔案管理工作的高效開展創(chuàng)造良好的平臺(tái)。

二、當(dāng)前高校檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作重視度不夠。由于檔案管理工作不直接與教學(xué)掛鉤，所以在部分高校中對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，相對(duì)于其他工作而言缺乏一定的特色，所以直接影響到高校檔案管理工作的進(jìn)展。由于重視程度受限，所以在人員配置方面不夠健全，有些高校甚至存在兼職檔案管理人員的現(xiàn)象，缺乏完善的管理體系，只能保證檔案管理基本工作的開展，而無法進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理的內(nèi)在價(jià)值。

（二）缺乏健全的檔案管理體系。高校檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，涉及范圍廣，管理內(nèi)容比較瑣碎，在缺乏健全的管理規(guī)范的情況下，直接影響到檔案管理的工作效率和質(zhì)量。體系不健全，流程不規(guī)范，職責(zé)分工不明確，制度不科學(xué)，這些是部分高校在檔案管理工作中存在的問題，致使檔案管理工作只是對(duì)各種基本信息的收集和保存，且安全性無法保障。這些問題的存在會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源收集不完整，保存不規(guī)范，對(duì)后期的檔案信息化建設(shè)工作會(huì)產(chǎn)生一定的障礙。

（三）檔案信息化程度較低。檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要方式。但是在部分高校的檔案管理工作中，由于受到資金、技術(shù)以及理念的限制，無法實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，信息化程度較低，仍然采用紙質(zhì)檔案的管理方式，直接影響到檔案管理水平的提升。檔案管理工作的管理理念和綜合素質(zhì)是影響信息化建設(shè)的重要因素，同時(shí)也會(huì)對(duì)高校教學(xué)工作的開展產(chǎn)生一定的影響。

三、提高高校檔案管理質(zhì)量的具體措施

（一）創(chuàng)新檔案管理工作理念。在檔案管理工作中，需要深入挖掘有效信息，從而使檔案更好地服務(wù)于高校的建設(shè)和發(fā)展。這也使得高校檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的技術(shù)性和專業(yè)性提出較高的要求。因此需要高校管理者及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)檔案管理工作的重要性有一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)，充分重視高校檔案管理工作，加大對(duì)檔案工作的資金投入，有效推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)。同時(shí)還要引導(dǎo)檔案管理人員樹立良好的服務(wù)意識(shí)，加快檔案管理工作方式的轉(zhuǎn)變，鼓勵(lì)其在工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，努力提高檔案服務(wù)效果，促進(jìn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化的發(fā)展，更好地滿足學(xué)校和社會(huì)發(fā)展過程中對(duì)檔案信息的需求。

（二）創(chuàng)新機(jī)制，完善制度。高校檔案管理工作不僅要與時(shí)代發(fā)展相符合，而且還要與高校發(fā)展步伐保持一致。因此在當(dāng)前新形勢(shì)下，高校檔案管理工作中需要進(jìn)一步完善管理機(jī)制，改革落后的管理方式，建立量化管理標(biāo)準(zhǔn)，完善各種制度，提高檔案管理人員工作的積極性。在對(duì)各項(xiàng)制度進(jìn)行完善過程中，還要與時(shí)代發(fā)展要求及特點(diǎn)相適應(yīng)，根據(jù)各種新問題和新情況來對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，確保檔案管理工作的有效性和實(shí)用性。

（三）加快高校檔案的信息化建設(shè)。在高校檔案管理的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法，容易耗費(fèi)大量的人力和物力，同時(shí)也容易增加檔案信息分析與整理的差錯(cuò)性，難以提升檔案管理的質(zhì)量。因此，為構(gòu)建檔案管理的質(zhì)量保障體系，（下轉(zhuǎn)第152頁）

（上接第145頁）必須注重檔案管理的信息化進(jìn)程，有效推動(dòng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在高校檔案管理的信息化建設(shè)工作中，需要確保充足的資金，同時(shí)還要構(gòu)建完善的人才培訓(xùn)及引進(jìn)制度，推動(dòng)高校檔案管理工作的高效與規(guī)范。高校檔案信息化或數(shù)字庫建設(shè)，需要專業(yè)人才來針對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與管理。因此，高校必須加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)培訓(xùn)力度，同時(shí)引入計(jì)算機(jī)專業(yè)的高素質(zhì)人才，整體提升高校檔案管理的質(zhì)量。另外，還要加強(qiáng)高校檔案管理的檢索及標(biāo)注。檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該對(duì)以往的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子錄入，同時(shí)完善檔案的目錄及檢索功能，以便于檔案的及時(shí)取閱。此外，為了強(qiáng)化檔案的安全性，應(yīng)該在檢索及調(diào)閱的過程中，設(shè)置電子密令。

（四）深入挖掘檔案信息。在高校檔案管理工作中，通過深入挖掘檔案信息，不僅有利于提高檔案管理的質(zhì)量，而且有利于促進(jìn)檔案信息的開發(fā)利用。這就需要在檔案管理實(shí)際工作中，要做好檔案信息的分類和規(guī)劃工作，針對(duì)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)來對(duì)檔案種類進(jìn)行劃分，為人們調(diào)閱和查找檔案提供更多的便利條件，有效提高檔案的利用效率。同時(shí)在當(dāng)前高校檔案管理工作還要重視檔案信息的修復(fù)和補(bǔ)充工作。在對(duì)一些檔案進(jìn)行整理過程中，對(duì)于存在破損及殘缺的內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，然后再錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案內(nèi)容的完整性。另外，還要加快檔案資源體系的構(gòu)建，使檔案信息資源能夠有效地實(shí)現(xiàn)全校科研和教學(xué)的全面覆蓋，提高檔案信息資源的有效利用，使其更好地服務(wù)于全校的師生。

四、結(jié)束語

高校檔案管理工作作為高校最基礎(chǔ)的一項(xiàng)管理工作，其檔案包括的內(nèi)容較多，因此需要重視高校檔案管理工作，加快對(duì)高校檔案管理理念和管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步完善高校檔案管理制度，全面提高高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)高校檔案的有效利用。

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