淺談文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用的優(yōu)越性

周玉環(huán)

【摘要】利用電子化應(yīng)用，使檔案信息達到準(zhǔn)確性、完整性、高效性和安全性，是目前新的課題和研究方向。本文將文書檔案管理工作分為兩個大的階段，分別探討其中電子化應(yīng)用的途徑、優(yōu)勢，在此基礎(chǔ)上綜合分析電子化應(yīng)用需要改進的地方，以更好地規(guī)范電子化應(yīng)用管理行為，順應(yīng)信息化時代電子應(yīng)用的趨勢，促使管理更加便捷和高效。

【關(guān)鍵詞】電子化應(yīng)用；文書檔案；信息；管理；優(yōu)越性

文書檔案是社會發(fā)展史的重要記載載體，社會組織進行的各類管理活動均被其記載下來。本文將從文書檔案管理信息的兩大階段著手，在明確優(yōu)越性的前提下，發(fā)現(xiàn)問題，尋找解決措施。

一、收集的優(yōu)越性

收集信息和保存信息是檔案管理的關(guān)鍵。保證信息來源的廣泛性、全面性和準(zhǔn)確性是必不可少的，在此基礎(chǔ)上對信息采用科學(xué)、安全的手段進行保存。通過對將其轉(zhuǎn)化為電子化，使以往繁多的紙質(zhì)文件得到轉(zhuǎn)化，將其變?yōu)楦鞣N數(shù)據(jù)存儲在電子設(shè)備中，從而實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上和各種終端設(shè)備上的儲存。與以往的儲存方式相比，這種儲存方式更加高效、靈活和便捷。

（一）顯著提升信息收集工作效率。電子化手段的應(yīng)用，能有效拓寬信息來源，通過互聯(lián)網(wǎng)進行全方位搜索，輕松地獲得足夠多的信息來源，減緩工作人員各處走訪的難度，保證信息收集的多樣性、豐富性和全面性。同時電子化應(yīng)用還能降低因收集信息而產(chǎn)生的各種成本，使收集的速度明顯提升。

（二）提高環(huán)保水平。此管理模式下，紙張使用數(shù)量得到降低，資源得到節(jié)約，響應(yīng)大環(huán)境下的環(huán)保要求。

（三）降低保管難度，提高保管安全度。紙質(zhì)文書檔案的保管，尤其是長期保管，對環(huán)境有嚴(yán)格的要求，比如要避免蟲蛀和潮濕，要避免高溫和較大濕度，否則紙張會發(fā)生化學(xué)反應(yīng)從而被腐蝕。工作人員在翻看時，難免會因大意和粗心導(dǎo)致知識材料破損。電子化的信息只要科學(xué)、安全地保存，即便多次頻繁使用也不存在磨損的可能，不用花費人力物力財力為其搭建適合保存的空間和各種條件?？傮w而言，文書檔案管理信息電子化有著容易儲存和保管、安全穩(wěn)定、占用空間小、容易保持完好、可以長期保存等各種優(yōu)勢。

二、整理的優(yōu)越性

文書檔案信息完成收集保存階段的工作之后，將開始進行整理工作，并最終達到文書檔案信息的完美應(yīng)用。整理工作需要分類，然后創(chuàng)建索引信息方便查找與統(tǒng)計。在這一階段中，合理、科學(xué)地分類，多元化、全方位地建立索引信息，都需要借助電子化應(yīng)用才能更好完成。此時，電子化應(yīng)用的重要性和必要性得到了更深層次的體現(xiàn)。

（一）整理工作高效。由于檔案種類和數(shù)量都十分龐大，數(shù)據(jù)和信息也十分繁瑣，在對其進行整理時容易出現(xiàn)錯誤。以往此項工作全人工完成，需要大量人員手工進行分類整理，不僅耗費巨大的人力成本和時間成本，更因劃分標(biāo)準(zhǔn)個人理解的差異造成整個分類管理工作成果不盡如人意。現(xiàn)在通過電子化應(yīng)用，計算機會嚴(yán)格執(zhí)行分類標(biāo)準(zhǔn)，高速運轉(zhuǎn)得出分類整理結(jié)果，基本能夠保證結(jié)果準(zhǔn)確無誤，節(jié)約了更多的時間。

（二）提升安全性。在人工傳輸中，檔案存在毀損滅失的風(fēng)險，此外傳輸信息的速度并不及時。通過電子方式傳遞文書檔案，避免了檔案在傳輸中可能丟失和可能損壞的風(fēng)險，不僅高效而且安全，基本不需要時間成本，只要有網(wǎng)絡(luò)的支持，這種傳輸隨時可以進行?？萍蓟膽?yīng)用使得文書管理的效率得到突飛猛進的提升，具有重大意義。

（三）資源共享。在沒有電子化應(yīng)用的時代，大規(guī)模的、全面的資源共享是難以達成的，即便是小范圍內(nèi)的資源共享也是需要花費較高成本，因此資源浪費問題普遍存在，沒有好的途徑能夠解決。電子化應(yīng)用的出現(xiàn)使得大規(guī)模大面積的資源共享成為可能，甚至變?yōu)槌B(tài)。這種高效便捷的資源共享更加適應(yīng)現(xiàn)代社會所要求的快節(jié)奏、高知識吞吐量以及多元化吸收信息。利用電子化應(yīng)用，構(gòu)建一個縱橫交錯的豐富的信息集合體，在這一信息集合體上合理組織各種查找、檢索、利用工具，使人們可以從各個角度、方位，以各種方式進行信息的搜索，各種資源可以通過網(wǎng)絡(luò)實時傳輸，促使檔案管理更加高效，減少了中間環(huán)節(jié)，資源得到了更加優(yōu)化的利用。

三、需改進問題

無論對于傳統(tǒng)的管理方式，還是新形勢下的電子化管理方式，安全性始終是一個最根本、最關(guān)鍵的問題。電子化的應(yīng)用，雖然提供了諸多的便捷，但其中也存在著各種不確定因素，安全性存在一定的弊端，這種不確定性是可以避免的。在其中，可以構(gòu)建防火墻，利用可以篩選數(shù)據(jù)信息，從而察覺惡意攻擊行為。加密軟件的合理運用可以保護重要文件防止流失。定時并嚴(yán)格對其中存在的病毒進行查殺，將其中存在的病毒和風(fēng)險及時清除。在此之前，需要通過備份來保護檔案中的相關(guān)信息。人員管理制度限制權(quán)限不同的人員接觸到不同等級的信息，最大程度保證信息安全。

四、結(jié)束語

電子化應(yīng)用可謂大勢所趨，隨著時間的推移，上文所提到的現(xiàn)階段文書檔案管理信息電子化應(yīng)用的問題，終將得以解決。文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用會更加突顯其難以替代的優(yōu)越性，引領(lǐng)人們充分享受電子化應(yīng)用帶來的不可思議的便捷。

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