檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施

摘要：檔案管理是企業單位發展中的重要環節，也是內部管理不可或缺的部分。在社會現代化發展過程中，檔案管理也必須經歷現代化發展進程。但從目前檔案管理現代化發展總體情況來說，還存在這樣那樣的問題。本文首先對檔案管理現代化過程中存在的問題進行分析，然后提出有效的改進措施。

關鍵詞：檔案管理 現代化 問題 改進

在科技帶動下，特別是在計算機、網絡等不斷普及的今天，自動化程度不斷提升。檔案管理工作在新時期必須緊跟歷史發展潮流，根據實際工作需要，實現現代化管理，為社會經濟的發展做出更大的貢獻。基于此，加強對檔案管理現代化過程中存在的問題及改進措施的研究具有十分現實的意義。

一、檔案管理現代化過程中存在的問題

（一）標準化程度低

實現檔案管理現代化還需要建立在標準化的基礎上。在具體檔案管理過程中，涉及較為復雜的內容，但目前管理中尚存在管理混亂、松散等問題。由于一些歷史遺留問題，導致很多基層單位都是各自為政，加上管理水平參差不齊，給檔案管理標準化發展造成很大的阻礙，標準化程度低，檔案數據不夠完整，甚至出現各單位檔案建設重復問題，影響檔案管理現代化發展進程。

（二）檔案管理人員素質有待提升

在實現檔案管理現代化過程中，必須引入更加先進的現代化設備，而人員必須能夠掌握這些設備，這對人員素質提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要具備專業的管理知識，還應該掌握現代化技術，具有一定的前瞻性。但是從目前的具體情況來說，檔案管理人員素質相對偏低，一直沿用傳統的管理知識，不會自我學習，也無法滿足現代化檔案管理發展的需求。

（三）缺少充足的經費投入

檔案管理現代化發展肯定需要大量的經費支持，但這也是阻礙檔案管理現代化發展的重要因素。一些單位的領導層對檔案管理不夠重視，在其發展中投入的精力、經費相對較少，無法購買現代化檔案管理設備、無法支撐檔案管理人員培訓，很多設備長時間不能更新，檔案室面積、環境等相對較差，無法滿足現代化發展要求，現代化發展流于形式。

二、檔案管理現代化發展策略

（一）重視檔案管理，提升檔案管理標準化

為了盡快提高檔案管理標準化程度，必須建立一套完善可行的標準化實施方案，為檔案管理按照一定的秩序實行提供依據。標準化發展是實現檔案管理現代化的前提，通過引入先進的設備，還需要制定標準化管理制度，為提升檔案管理效率、質量提供保障，為檔案管理現代化發展打好基礎。

（二）不斷提升檔案管理人員綜合素質

人是檔案管理現代化發展中最重要的因素，為了實現檔案管理現代化，必須從改變人的思想觀念入手。現代化的檔案管理還需要建立在先進技術和先進設備的基礎上，管理人員必須清楚地認識到這一點，主動地接受各類培訓工作，提升整體技能與水平。

檔案管理人員不僅需要具備豐富的理論知識，具有較高的技術水平，還要具有前瞻意識，樹立為檔案管理現代化發展做出貢獻的責任心。當然，必須對檔案管理人員進行有效的選拔與培訓，針對計算機和檔案管理設備運用等方面知識進行培訓，可以通過多種培訓方式，包括講座、集中培訓、知識手冊方法等，還需要進行嚴格的考核。只有通過相關培訓才能勝任檔案管理工作，才能為檔案管理現代化發展奠定基礎。

（三）增加對檔案管理現代化發展的資金投入

充足的資金是實現檔案管理現代化技術、引入先進設備以及教育培訓的前提。各級領導必須明白檔案管理的重要性，將檔案管理現代化發展納入到日常工作中去，加強檔案現代化管理建設的資金、設備投入，重視檔案管理相關設施建設。例如，在檔案室建設時，應該做好采光、通風等，還要綜合考慮到防潮、安全等各方面因素，充分運用計算機、監控、空調、暖氣等設備，避免檔案文件損毀或丟失等問題。另外，引入先進的現代化辦公設備，包括復印機、光盤刻錄機、計算機、多媒體播放設備等，發揮檔案信息處理、傳輸、檢索等一體化功能；引入更加穩定的管理軟件系統，促進檔案管理現代化發展進程。

三、結語

通過上述分析可知，檔案管理現代化發生是檔案管理工作的必由之路，也是促進檔案管理質量與效率提升的重要途徑。針對目前檔案管理現代化過程中存在的問題，必須加強對檔案管理工作的重視，加強對檔案管理人員的培訓，同時增加資金投入，引入先進設備，促進檔案管理現代化早日實現，為現代化社會經濟發展貢獻更大的力量。

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（作者簡介：王健，男，本科，吉林省梨樹縣梨樹鎮計生站，中級，研究方向：檔案信息化管理）（責任編輯 劉冬楊）