基于信息化全生命周期的合同管理實踐

上海航天技術研究院 陳瓊 毛云杰 陳昌敢

基于信息化全生命周期的合同管理實踐

上海航天技術研究院 陳瓊 毛云杰 陳昌敢

開展合同全生命周期管理，建立了從合同簽訂、審批、履約、后評估全過程的閉環管理體系，實現了合同管理、科研生產及經費管理的有效銜接，對單位管理效率、經濟效益發揮了重要作用。通過不斷夯實合同管理基礎，規范合同管理過程，優化合同管理手段，深入推進后評估工作機制，顯著提升了合同管理系統化、動態化管理水平，為科研生產的發展奠定堅實的基礎。

合同管理包括合同談判、文本起草、合同評審、法人授權委托、合同簽訂、合同用印、合同履行、合同歸檔、合同統計分析與后評估等全生命周期的管理，是全過程、系統性、動態性的管理。在市場經濟日益發達的現代社會，加強對合同的管理已成為共識，同時合同管理也成為工程項目管理的一個重要組成部分。為有效促進科研生產按計劃開展，合同管理是實現科研生產研制的重要手段和途徑。合同管理能明確型號任務的整體目標，使型號任務形成系統，以合同管理為核心可統籌調控整個型號任務的運行狀態。其涉及范圍廣，參與的部門眾多，如型號的分工定點、計劃進度和質量管理等。同時合同管理也是實現科研生產研制的經濟調節手段，有力支撐了上海航天技術研究院的經濟發展，確保了全年任務的全面完成。

一、合同管理的現存問題

1.合同簽訂滯后

部分科研型號合同簽訂滯后，合同未簽訂已開始發生經費往來。這一問題的主要原因包括：一是因按照上級下達的科研計劃，科研型號研制任務需提前啟動，合同未簽訂預付款已撥付；二是因科研型號研制任務時間緊，研制時間跨度大，合同不能及時簽訂。

2.合同執行與型號研制脫節

一是合同履約節點與合同文本不匹配。

科研型號研制任務往往需分階段、跨年度完成，根據每階段完成的型號任務進行撥付款，而在合同管理信息系統中僅有科研型號研制任務完成時間，而與之對應的履約節點與型號合同文本中分階段完成任務不匹配，導致無法準確、全面、動態掌握型號研制的準確情況。

二是合同履約有異常無法及時掌握。

研究院科研生產任務包括戰術武器型號、宇航型號（航天運輸領域、應用衛星領域、空間科學領域）。涉及的范圍廣，簽訂的合同數量多，合同履約發生異常時，合同經辦人員不能充分、及時掌握動態信息，導致難以保障合同經費實現年初制定的到款指標。

三是科研經費到款數與合同執行數準確率不高。

科研型號經費往往將多個合同多筆款項打包支付，科研經費管理與合同管理模塊對單筆具體合同的收款情況未有機關聯，合同經辦人只能手動維護合同執行金額，導致科研經費實際到款金額與合同執行金額有偏差，準確率不高。

3.合同后評估機制未形成

合同履行完成后，研究院未組織對重點合同、異常合同進行后評價，相關的評價機制未形成，導致合同管理工作無法再上新臺階。

4.合同管理與軍品免稅工作要求適應性不強

軍品免稅工作涉及合同簽訂、合同管理、軍品免稅申報、財務開票及結算等相關業務。目前，根據軍品免稅工作要求，合同經辦部門采用手工匯總列表管理，各部門的數據格式不統一，信息采集不夠及時，導致數據統計準確度不高。同時，軍品免稅工作與合同管理工作存在資源重復，信息不共享，導致工作效率低下。

二、提升合同管理的主要措施

研究院全面落實中國航天科技集團公司黨組、工作會、型號工作會相關要求，在“十三五”規劃中明確提出“企業化、市場化、產業化、國際化”的發展方針，實現效率和效益兩個提升。因此，研究院對合同管理工作進行全面梳理、完善，通過頂層策劃、健全合同管理體系、梳理工作流程、加強后評估工作等措施，為確保型號任務的全面完成保駕護航。按照合同全生命周期管理理論，從合同起草、談判、訂立、審批、生效到履行、后評估全過程實施管理，研究院針對科研生產核心任務，牢牢抓住全生命周期管理，健全合同管理體系，提升合同執行能力，強化合同執行后評估，持續提升信息化手段，為型號任務的全面完成奠定了堅實的基礎。

1.健全合同管理體系

確保型號任務圓滿完成是研究院可持續發展的堅實之基，型號任務也是重點工作。圍繞型號任務，研究院健全了合同管理體系，完善了合同管理組織機構，明確職責，落實責任；按照收支兩條線進行分層分類管理；明確了合同管理的審批流程，修訂完善了合同管理辦法，將軍品免稅相關工作納入合同管理規章制度。

2.優化合同管理信息化手段

一是建立了合同類型庫。

按照收支兩條線對合同進行分類，主要有收款、付款和鑒證合同，并建立了合同類型庫。其中收款合同主要包括型號合同、技術合同、租賃合同、綜合管理合同等，付款合同主要包括型號合同、綜合管理合同、租賃合同、投資建設合同等。

二是建立往來單位數據庫和主業項目庫。

為嚴格把控往來單位資質和科研型號合格供應商目錄，新增往來單位需提供相關資質、佐證材料進行數據維護，按照集團外、集團內進行分層管理。同時為便于統計分析科研型號合同，縱向項目按照型號合同的主業項目進行分類，程按照合同評審類別、合同類型及密級設置不同的流程來審批。合同評審類別有會議評審和書面評審。前者由承辦部門組織相關職能部門召開會議，對合同文本及合同相關材料進行評審并形成書面評審意見，并經總（副）法律顧問和分管院領導審批。承辦部門將會議評審意見及會議相關材料錄入合同管理信息系統，完成部門領導審批、合同管理員編號確認等流程。后者所有審批程序均在合同管理信息系統進行，按照軍品合同/非軍品合同以及密級程度的不同，分別設置不同的審批流程。

六是合同與科研經費收支全面貫通。

為動態、全面地管控合同履約情況以及科研經費收支情況，打通合同管理與科研生產經費管理的孤島鏈，實現信息共享，數據聯動的目標。在科研生產經費管理中能動態查詢所有生效合同，選擇相應的合同分批次進行撥付款；在合同管理信息系統中能動態、準確地查詢合同實際履行情況，實現了合同與科研經費無縫聯動。

七是建立軍品免稅模塊。

為嚴把合同源頭，全面掌控軍品免稅合同的信息，動態跟蹤軍品免稅的狀態。在合同信息系統中建立了軍品型號免征增值稅模塊，將軍品免稅相主要分為導彈武器、運載火箭、衛星、預研等。

三是建立了虛擬合同模塊。

為解決合同簽訂滯后存在的問題，建立了虛擬合同模塊，簡化了虛擬合同的審批流程，將科研經費預付款寫入虛擬合同。待虛擬合同轉為正式合同，將所有合同相關的項目信息、收付款節點、合同條款、合同執行到款數等信息帶入到正式合同中，按照正式合同相關要求對合同進一步完善后進行審批、履約等。

四是合同設置多個節點且到期提醒。

為準確反映型號研制的準確狀況，在合同錄入模塊設置了多個合同履約節點。合同經辦人可根據型號任務的合同計劃節點明確合同的履約節點。同時對于到期未收付款的合同，信息系統發出預警提醒。通過提醒功能能夠宏觀的把握科研生產業務的開展以及后續補救工作，將損失降低到最小。

五是根據合同類型、密級設置不同的審批流程。

為強化職責分工，發揮職能部門專業優勢，合同審批流關要求通過信息化手段貫徹落實到合同管理中。

3.建立合同后評估工作機制

為提升合同管理水平，及時總結合同管理經驗，建立了合同后評估工作機制。一是建立了后評估工作組織體系，明確職責分工。合同歸口管理部門負責開展合同后評估工作，加強組織協調，各相關職能部門密切配合，各司其責形成后評估工作組織體系和工作組；二是按照“全面覆蓋、橫向合同為主”的工作原則，明確了評估范圍、對象，并形成了合同履行后評估合同清單和研究院院部合同履行后評估審簽表；三是明確了后評估的工作流程，合同經辦部門進行自評，職能部門進行評估，后評估工作小組進行綜合評估；四是形成結果分析報告，對存在的問題反饋整改；五是優化職能，整合跨部門的管理職能，形成長效工作機制，已落實到研究院合同管理的規章制度中。

三、取得的主要效果

通過不斷完善研究院合同管理工作，2016年全面實現了年初確定的科研生產任務。

1.整體的聯動性不斷加強

合同管理工作的水平不斷提升，增強了部門間的工作協作，全面、動態掌控了科研生產合同經費的收付款情況，合同執行效率得到了大幅的提升，合同的執行也得到了有效的控制，合同與科研生產經費的配套管理更加緊密。

2.管理效率大幅提升

以合同管理為核心，依托合同管理信息化平臺，全面實現了合同從簽訂、審批、履約、后評價等全生命周期管理的表格化和信息化，合同管理工作流程更加清晰，過程透明、科學高效，風險得到了有效控制。同時不斷豐富了基礎數據庫，完成了科研經費管理與合同執行實時性統計，為研究院提供準確、詳實的決策依據，極大地提高了管理效率。

3.經濟效益持續提升

合同管理與科研生產經費有機結合，資源共享，加強了經費的收支管理以及科研生產各個環節的管控，有效提高了合同執行效率，強化風險的管控。同時狠抓軍品合同免稅的管理工作，降低了軍品合同帶來的稅賦，研究院2016年批復軍品合同金額及經濟總量實現快速增長，效益持續提升，為研究院科研生產可持續發展奠定了堅實的基礎。

四、后續工作目標

研究院以問題和效益為導向，梳理存在的問題，持續加強目標管理、過程管理和閉環管理，不斷提高合同管理工作的規范化和精細化。

一是夯實基礎，規范管理；二是進一步優化合同管理模式，提升合同管理水平；三是持續提升信息化手段。

科研生產任務是研究院的發展之本、不敗之源、開拓創新之基。其合同管理工作在各級領導的高度重視和關心支持下，不斷總結經驗，進一步優化管理方式，提升管理手段，取得了一定的成績，獲得了航天科技集團的肯定。同時，通過以問題為導向，堅持發現問題、采取措施、提升能力、固化已有經驗為管理原則，為未來合同管理工作指明方向。研究院合同管理工作將在不斷探索合同管理理論、結合自身的發展特點、不斷完善管理體系、不斷提升管理能力、確保在全面完成科研任務的基礎上，再接再厲，勇攀高峰，為研究院“十三五”規劃的總體目標的實現作出應有的貢獻。