淺談如何提升烈士陵園檔案管理效率

文/四平市烈士陵園管理處 趙一光

淺談如何提升烈士陵園檔案管理效率

文/四平市烈士陵園管理處 趙一光

隨著社會與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的生活與工作也較之早前有了巨大改變，而檔案管理工作亦深受此影響，隨著社會對檔案管理工作要求的不斷增加，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已然無法滿足當(dāng)代企業(yè)的發(fā)展需求。

烈士陵園；檔案管理；管理方式

對烈士陵園的檔案管理工作而言，優(yōu)質(zhì)的管理水平不僅能有效促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，同時能最大限度地滿足社會發(fā)展的需求。對此，烈士陵園的檔案管理工作，應(yīng)務(wù)必完善工作的方式方法，以確保檔案管理工作的有序開展。

一、當(dāng)前烈士陵園檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提升。隨著時代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會對檔案管理工作的要求也越來越高，相應(yīng)的也對檔案管理人員提出了更高的要求。然而，目前國內(nèi)大多數(shù)烈士陵園的檔案管理人員，其文化程度與專業(yè)素質(zhì)并不能滿足時代發(fā)展的要求。甚至有部分檔案管理人員，在信息化與科學(xué)化全面普及的今天，仍舊不懂得如何運用電腦，或缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識。此外，由于國內(nèi)針對文書檔案信息進(jìn)行研究與開發(fā)的專業(yè)人才并不多，從而導(dǎo)致了我國的檔案管理工作質(zhì)量始終難以得到有效提升。最后，部分檔案管理工作人員，因本身缺乏良好的檔案管理工作知識，加之對檔案管理工作的不熟悉，從而導(dǎo)致其工作效率也始終難以得到有效提升。

（二）檔案管理工作方式比較傳統(tǒng)。檔案管理工作效率的高低，除了取決于工作人員的素質(zhì)外，其工作的方式方法亦對此有著重大影響。如上文中我們提到，隨著社會的不斷發(fā)展，如今的企業(yè)已普遍實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公，以降低工作人員的工作失誤并提升其工作效率，部分檔案管理人員，尤其是部分年齡偏大的員工，至今仍不懂得如何運用電腦。而部分陵園則還未實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，依然采用傳統(tǒng)的人工管理方式，如此必將阻礙檔案管理效率的提升。

（三）檔案管理工作量逐漸增加。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作量的加大使得檔案管理的難度也隨之大幅增長。然而檔案管理工作人員的數(shù)量卻仍然維持原狀，這便使得員工個人不僅工作量大幅增加，其相應(yīng)的工作質(zhì)量要求也隨之提高，以至于過高的工作壓力容易使人產(chǎn)生倦怠感，進(jìn)而導(dǎo)致工作失誤或工作效率降低等現(xiàn)象發(fā)生。

二、提升烈士陵園檔案管理效率的途徑

（一）強化科學(xué)發(fā)展觀念。檔案對任何單位而言都無疑是重要的信息資源，且該信息資源的準(zhǔn)確與完整將直接影響到單位所制定的各項重大決策。因此，作為烈士陵園管理者，應(yīng)務(wù)必對自身的檔案管理工作給予足夠的重視，并要認(rèn)識到檔案這種信息憑證的重要性，進(jìn)而在實際的管理過程中，工作人員應(yīng)務(wù)必摒棄傳統(tǒng)落后的管理觀念，并將目光集中到當(dāng)前管理工作中所存在的問題，以創(chuàng)新的服務(wù)意識來為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外，檔案管理的根本目的便是為了服務(wù)社會，因而檔案管理工作也需不斷深入社會來了解各種需求信息，進(jìn)而確保檔案信息的全面性和針對性。

（二）加強信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。當(dāng)前，導(dǎo)致陵園的檔案管理信息化水平不高的主要原因，除了管理者的不重視之外，更多的是烈士陵園目前所使用的檔案管理系統(tǒng)已逐漸無法滿足現(xiàn)代社會對檔案管理工作的需求。目前，國內(nèi)陵園所使用的檔案管理系統(tǒng)僅僅實現(xiàn)了檔案分級錄入管理的功能，至于更方便快捷的全文檢索則未能得以有效實現(xiàn)。眾所周知，檔案管理工作其本身便有著較強的邏輯性，若能將信息技術(shù)運用至檔案管理過程，則能在極大程度上提升檔案管理工作的效率。至于信息技術(shù)與檔案管理工作中的具體運用則主要涵蓋以下幾個方面：首先是軟件的開發(fā)，雖然當(dāng)前已有許多信息技術(shù)被應(yīng)用到了檔案的管理過程中，但由于缺乏有針對性的專業(yè)管理軟件，以至于許多功能都還無法實現(xiàn)，如檔案的編排、存儲以及歸檔等。其次則是應(yīng)建立一個支持信息共享的平臺，以增強檔案信息在陵園內(nèi)部的共享，并方便系統(tǒng)各組成部分隨時對檔案進(jìn)行查閱，進(jìn)而提升檔案的管理效率。最后則是加強對電子檔案的運用，一方面可極大地節(jié)省空間，另一方面則更方便保管，可謂一舉多得。

（三）完善相應(yīng)的制度體系。就當(dāng)前的烈士陵園檔案管理工作而言，缺乏相應(yīng)的檔案管理制度是影響檔案管理水平的重要因素之一。加之相關(guān)管理者對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作始終難以得到有效開展。因此，要想做好烈士陵園檔案管理工作，首先應(yīng)從制度方面入手，新制度的制定要以原有制度為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合我國基本國情進(jìn)行合理創(chuàng)新。進(jìn)而以完善的制度體系，確保檔案管理工作的有序開展。

（四）重視人員管理。現(xiàn)代社會的市場競爭終究是人才方面的競爭。因而無論國家事業(yè)單位或是私人企業(yè)，其競爭的核心均是人才，檔案管理工作亦是如此。對此，作為烈士陵園管理者，應(yīng)在不斷完善檔案管理制度的同時加強對人才隊伍的建設(shè)，從而提高烈士陵園的檔案管理水平。與此同時，在用人方面，務(wù)必要挑選具有相應(yīng)資質(zhì)的專業(yè)人才。此外，針對現(xiàn)有的檔案管理人員，陵園應(yīng)對其展開進(jìn)一步的培訓(xùn)，以提升相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而提升其檔案管理水平。最后則是要及時解聘不合格的檔案管理人員，從而確保檔案管理的水平與管理人員的素質(zhì)均符合社會對檔案管理工作的要求。

三、總結(jié)

總之，檔案管理工作效率的提升是一項長期且復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。對此，相關(guān)工作人員在實際的工作中，唯有不斷積累管理經(jīng)驗，并積極嘗試各種措施，如此方可促進(jìn)檔案管理效率的提升。

[1]劉暢.烈士陵園檔案管理人才隊伍的建設(shè)[J].檔案天地,2017(5):41-42.

[2]劉茜,呂月華,晉冀魯.檔案管理信息化工作誤區(qū)討論[J].管理學(xué)家,2012(16):56-57.