對檔案信息化建設與檔案管理的探索

高靚

摘 要：檔案管理工作是一項具有重要價值的管理性工作，為了將管理效率提升很多全新的檔案管理方法與技術被添加到檔案管理活動之中，信息化技術將全新的生命力注射到檔案管理這一行業之中，新型的信息化管理技術改變了檔案資源的原有形態，使管理工作更為便捷，同時也使管理人員在檔案建設活動之中消耗的精力變少，可以有更多的注意力投入到構建新型管理體系的工作之中，本文根據對檔案管理這項社會性的管理活動的認識，對建設信息化檔案管理系統的基本情況進行研究。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；管理方法

現代檔案的種類繁多，除了一般的記載了個人信息的個人檔案，還有實物檔案等其他極具保存價值的檔案材料。檔案管理系統被不斷擴建，以便于實現更多類型的檔案管理需求，我國各個單位之中相關部門使用的新型管理檔案的方式也到了較好的管理效果，信息化檔案管理技術給相關人員的工作提出了更多的發展性要求，管理人員需要不斷地根據自己管理的檔案的種類來優化管理方法，本文對信息化的檔案管理工作的建設方式進行研究。

1 檔案信息化建設工作的主要特點分析

檔案信息化是檔案管理工作發展的必然趨勢，在這個建設條件的影響之下，管理人員需要將網絡、計算機等現代科學信息技術進行融合，將其融入到檔案管理活動之中，在同一個信息化的平臺之上，同時進行管理、保存以及手機檔案的基本任務，同時還能在有限的范圍之中實現檔案材料共享的使用目的，加強檔案材料的功能性。

這項建設工作主要有以下幾個特征：首先當那管理工作變得更加多樣化，管理對象也不僅僅是紙質的材料，管理形式也更為多變，傳統的檔案管理工作獲取了優化機會。很多檔案都被公布在特定的平臺之中，檔案共享工作被以最大限度實現，人們可以對原有的功能單一的檔案進行開發使用，同時檔案檢索工作也被優化。計算機這種設備也在檔案管理系統之中也被有效應用，管理人員的大部分信息化檔案處理活動都是以計算機為基礎而開展的，同樣獲得應用的還包括存儲技術以及多媒體技術。檔案管理工作突顯出了數字化特點，與管理活動相關的數據庫也被逐漸建設起來，檔案數據更為全面，人們還可以借助專門的檔案網站來查找檔案，電子文件的重要性逐漸超過了紙質文件。

2 實現信息化的檔案管理工作的基本方法

2.1 有效整合檔案資源

在日常的檔案管理工作當中，檔案信息資源工作散發著其特有的優勢。首先，要實現檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國社會歷史發展的宏觀方向，同時，還能夠反映出人們日常生活的點滴細節，將社會當中存在的整個集體與個體的發展都能夠完全展現在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領性的檔案信息管理制度為指導，并結合檔案分級管理制度的相關要求，實現對國家資源的合理配置與高效應用，實現社會資源的共享。此外，實現檔案信息資源管理的整合主要可以通過兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進行整理的過程當中，檔案的系統化和編目發揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價值，還需要對相關的檔案進行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過行政或是者技術方法，對整合的目標進行檔案資源的結構管理。

2.2 提升歸檔水平

在接收到各相關資料與信息之后，檔案管理工作人員需要對此類信息進行數字化轉化。而要實現這一點，就需要對資料和信息按照方式和類型的不同進行分類。這主要涉及到以下兩個方面：紙質信息的電子化形式轉化；照片、錄像、錄音信息的可用信息轉化。此外，還需要對不同的信息進行使用價值的鑒別，并在此基礎之上進行分類和歸檔。值得注意的是，一定要確保有價值信息的真實性、完整性、有效性和可用性。同時，還需要依據國家制定的檔案管理辦法對檔案信息化管理進行規范，不斷提升檔案信息化管理水平。

2.3 改變檔案管理人員的原有工作理念

作為檔案信息化建設工作的主體，管理人員的服務意識必須也要被改造，管理人員要具有更為強烈的服務意識，只有管理人員先具有這種意識，才能充分地將檔案材料的服務價值發揮出來，對于管理人員的培養工作內容如下：

傳統而言，我國的檔案管理工作將過多的精力放在了“保管”資料之上，而沒有對資料進行充分的“利用”，這制約了檔案資源價值的實現與發揮。因此，需要轉變這一觀念，集中注意力到資料與資源的利用之上。此外，我國傳統檔案管理還存在著過于重視檔案信息資源的安全性與可靠性的價值取向，在檔案信息化建設時期，一定要轉變這一理念，推進檔案信息管理的全面發展，提升檔案管理人員服務大眾的思想意識。除此之外，檔案管理人員還需要不斷提高自己的專業知識水平和綜合素質能力，使自己從單純的檔案資料管理人員向著檔案信息管理的方向不斷發展。檔案管理人員一定要銘記于心，檔案管理工作并不僅僅是對檔案的保存，更需要綜合性的人才對檔案信息進行分析和歸納，為社會經濟發展提供信息支持。當然，相關領導也需要立足長遠，充分發揮出檔案對國家發展的積極作用。

2.4 創設完善的網絡化的檔案管理系統

除了前面幾種方法之外，管理人員還需要對網絡發展等管理理論知識進行學習，使新建的檔案管理系統具有更高的網絡化程度，不僅通過這個新型的管理系統可以實現查詢檔案數據的目的，同時還能將系統與公眾化的服務憑條與內部服務性檔案有效結合，根據檔案的使用需求建設宣傳窗口與服務窗口，對各類可應用的檔案信息進行接收，再通過宣傳窗口完成宣傳任務，在對這種系統進行建設的時候，需要將網絡防護工作做好，防止有危險因素侵入到檔案信息系統之中。在系統之中不斷地對檔案資源進行更新，避免系統之中出現具有滯后性的檔案材料。

結束語

本文首先對信息化的檔案建設工作的主要特點進行了研究，信息化的檔案建設工作是建設在計算機等先進技術的基礎上的，在借助信息手段實現管理目標的時候，需要以計算機平臺作為主要載體，在這個信息平臺上對檔案進行查看與處理，信息化檔案管理系統雖然可以實現快速查找檔案材料等管理任務，但是信息化管理方法的劣勢也是較為明顯的，包括檔案材料的安全度比較低，對于管理人員的技能水平要求等。因此參與檔案管理工作的相關人員不僅需要加強對檔案材料的保護，同時還需要不斷地對全新的管理技術進行學習。

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