基于SPM軟件淺析EPC項目中的材料控制

蔣新穎

中國成達工程有限公司 成都 610041王 超 中石油四川石化有限責任公司 彭州 611930

基于SPM軟件淺析EPC項目中的材料控制

蔣新穎*

中國成達工程有限公司 成都 610041王 超 中石油四川石化有限責任公司 彭州 611930

結合SPM軟件的數(shù)據(jù)流，論述EPC總承包項目中材料控制的主要流程和重點環(huán)節(jié)。包括設計數(shù)據(jù)、請購數(shù)據(jù)、訂單數(shù)據(jù)、現(xiàn)場入庫、現(xiàn)場預測、預留數(shù)據(jù)、現(xiàn)場材料發(fā)放、庫房材料盤庫數(shù)據(jù)、設計變更、過量、移庫、退庫、剩余材料數(shù)據(jù)、材料周報、月報和材料結算數(shù)據(jù)在內的總承包項目中相關材料控制工作的側重點。

材料控制 SPM軟件 總承包項目

國內材料控制這一新興專業(yè)是在隨著工程項目越來越多的采用總承包模式的趨勢下產生并發(fā)展起來的。在經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài)下，各工程公司都在積極改進管理模式，對占工程項目總投資50%～70%的設備和材料進行精細控制已逐漸趨同，而對項目材料的精細控制必然要借助相應的數(shù)據(jù)管理軟件來實現(xiàn)。常見的設備和材料管理軟件有ERP、SPM等，本文將基于SPM(Smart Plant Material)軟件的數(shù)據(jù)流，來闡述總承包項目中的材料控制工作的要點。

1 總承包項目中材料控制的組織系統(tǒng)

總承包項目中的材料控制是一個綜合管理系統(tǒng)，涉及業(yè)主、施工分包方等有關方面，項目材料控制工程師負責項目實施全過程材料供應進度、數(shù)量、材質等級變化的監(jiān)督和控制，其工作組織系統(tǒng)見圖1。

2 手工表格時期的材料控制

早期的總承包項目中材料控制大多采用excel表格進行設計數(shù)據(jù)、請購數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、現(xiàn)場材料使用數(shù)據(jù)的匯總、經(jīng)函數(shù)運算來實現(xiàn)總包項目材料的全流程監(jiān)控。這種模式下，面對大量的數(shù)據(jù)，手工進行狀態(tài)更新，尤其是現(xiàn)場施工開始后，設計變更、現(xiàn)場采購、領料、退料各類數(shù)據(jù)的交錯發(fā)生，不同專業(yè)各自維護數(shù)據(jù)，通常一個項目就會涉及材料請購文件上百個、材料編碼上萬條，再依靠excel手工控制很難實現(xiàn)既定目標。項目材料數(shù)據(jù)的更新和同步幾乎不可能完成。相關材料的表格編制存在大量重復工作，人工錄入時存在部分差異性，最終難保結算數(shù)據(jù)的準確性。材料控制在更多時候疲于應付各類表格、數(shù)據(jù)的整理、核對工作而沒有更多精力完成材料控制的其它工作。

圖1 項目材料控制組織系統(tǒng)圖

3 利用材料軟件進行材料控制

最近國內一些工程公司已經(jīng)逐步應用成熟材料管理軟件，比如SPM進行總承包項目的材料控制。SPM是通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)在同一平臺共享數(shù)據(jù)并實施管理和控制的管理軟件，它可以實現(xiàn)多用戶不同角色同時記錄、查詢，對同一項目的材料設計數(shù)據(jù)，實現(xiàn)一次錄入，全流程共享，任意材料環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)變更均可以即時更新，為項目執(zhí)行過程提供強有力的材料數(shù)據(jù)支持，便于現(xiàn)場施工決策，有利于項目內部的材料合理調配，并隨時監(jiān)控材料盈余情況，在項目執(zhí)行中后階段合理利用多余材料，有效降低項目材料成本。

以下將跟隨SPM的數(shù)據(jù)流，也是項目通常的工作順序，分別敘述材料控制過程的工作重點。

3.1 設計數(shù)據(jù)

材料控制的重點之一是作為源頭的設計數(shù)據(jù)，為保證項目有良好的開端，設計數(shù)據(jù)的準確性，及設計變更的多少至關重要，直接影響項目材料控制的起評分。原始的設計材料數(shù)據(jù)經(jīng)過合理的編輯后導入SPM，作為后續(xù)采購、施工環(huán)節(jié)材料數(shù)據(jù)的控制基準。

設計階段材料控制專業(yè)需要根據(jù)項目具體情況，策劃應用SPM的相關程序文件、材料裕量規(guī)定，提前通過項目組討論并宣貫，使各專業(yè)預先了解材料控制流程及分工。

根據(jù)項目情況，建立新的SPM項目，考慮是否分專業(yè)、分裝置。并完成相關的基礎設置。需要根據(jù)項目特點及經(jīng)驗策劃好材料表的層級結構，合理的層級結構有利于后續(xù)的材料表升版、變更等操作。項目運行過程中，材料發(fā)生增減時跟蹤設計提交當前材料表。對SPM內的材料數(shù)量即BOM量進行升版處理，并維護SPM設計量為當前設計量。例如：變更減少的材料已經(jīng)發(fā)放給施工單位，SPM可以識別并放入設計變更庫，此部分材料由現(xiàn)場專工和材控判斷是否可以重復利用，移入施工單位過量庫，之后再領用同種材料時抵消領料數(shù)量不進行實物發(fā)放。

3.2 請購數(shù)據(jù)

請購單要為采購環(huán)節(jié)服務，滿足采購分包要求，材料控制需要提前根據(jù)設計材料數(shù)據(jù)表組織設計專業(yè)和采購專業(yè)一起討論合理的分包原則。并預先在SPM中定義請購模塊的基礎設置和可預測的請購分包原則，當出現(xiàn)特殊材料需要新的分包時可隨時增加請購分包模板。根據(jù)項目文檔管理規(guī)定或材料控制程序文件規(guī)定，設置請購文件編號規(guī)則。對于有定尺供貨需求的材料，進行數(shù)量的圓整。對于有裕量采購需求的材料，增加材料裕量請購。對因材料表升版而引起的請購增減做出判斷并及時與采購專業(yè)溝通，多買的材料是否能撤銷訂單，若不能，在后續(xù)的設計、請購環(huán)節(jié)中考慮平衡利用。例如：新疆某項目因業(yè)主提出設計變更后，二期減少的材料已經(jīng)到達現(xiàn)場，經(jīng)過材控專業(yè)牽頭協(xié)調和平衡用到三期的設計中，為業(yè)主節(jié)約材料費用近百萬。

3.3 訂單數(shù)據(jù)

訂單過程由采購經(jīng)理、采購工程師完成，SPM中的訂單模塊是將現(xiàn)實的采購過程包括供貨商長短名單設置、詢價、評標、定標、合同明細、計劃、催交、運輸?shù)榷及岬搅斯蚕砥脚_上進行操作記錄。其工作流程參照了國外工程公司的成熟模式，目前國內一些工程公司已將采購模塊應用到項目上，使得材料的實物訂單、到貨數(shù)據(jù)、材料的移動平均單價與財務的數(shù)據(jù)達到基本一致，為項目財務數(shù)據(jù)提供支持。此環(huán)節(jié)材料控制專業(yè)需要跟蹤提醒采購專業(yè)將合同數(shù)據(jù)及時確認，避免影響到現(xiàn)場材料接收數(shù)據(jù)的準確性。

3.4 現(xiàn)場入庫數(shù)據(jù)

傳統(tǒng)模式的材料到達現(xiàn)場入庫，需要庫房重新建立臺賬。應用SPM時，只要庫房人員按照箱單對實物驗收后在SPM中相應合同中的材料項下確認即可?，F(xiàn)場入庫的數(shù)據(jù)是以合同明細量或放行單為前提，而這些數(shù)據(jù)的來源是設計量和請購量，從此可知材料生命周期數(shù)據(jù)的描述均是統(tǒng)一、共享、可追溯的。

3.5 現(xiàn)場預測和預留數(shù)據(jù)

以庫房入庫數(shù)量為前提，以設計材料明細為依據(jù)，材料控制專業(yè)對現(xiàn)有材料和設計用量匹配，進行預測、預留，變原來的被動發(fā)料為主動督促施工單位領用材料。此模式下，施工可以按材料匹配程度高低，安排施工的先后順序。對現(xiàn)場施工安排提供有力的材料數(shù)據(jù)支持。材料的預留可以靈活多樣，根據(jù)現(xiàn)場的施工情況，對預留發(fā)放材料的節(jié)點進行選擇，此處的節(jié)點是設計數(shù)據(jù)階段預先規(guī)劃好的，這就需要設計數(shù)據(jù)階段，材料控制專業(yè)在規(guī)劃材料表層級節(jié)點的同時也應考慮滿足現(xiàn)場預測預留環(huán)節(jié)。

3.6 現(xiàn)場材料發(fā)放和庫房材料盤庫數(shù)據(jù)

庫房嚴格依照材料控制專業(yè)所開出的預留單發(fā)放材料，單據(jù)上出現(xiàn)的材料必然是經(jīng)過專業(yè)工程師、材料控制審核，符合設計需求的，也必然是已經(jīng)在庫房里登記的材料，沒有入庫登記的材料不會出現(xiàn)在預留單中。那么領用發(fā)放材料的同時，庫房人員就可以利用這一信息進行簡單實物盤庫。如果實物量小于領料單中數(shù)量，則需要及時查找原因。定期的盤庫可以利用SPM中的庫房盤庫數(shù)據(jù)表進行一一盤點。施工單位一旦領用，將無法重復開出預留單，除非從設計源頭增加設計數(shù)量用以作為發(fā)放依據(jù)。特殊緊急情況下的材料領用，由材料控制專業(yè)開出臨時領料單，庫房做好臺賬記錄，并及時核銷。

3.7 材料設計變更、過量、移庫、退庫和剩余材料數(shù)據(jù)

設計數(shù)據(jù)不只是增加，也會有減少。當設計減少的材料尚未訂貨時可及時與采購工程師溝通，發(fā)表負數(shù)請購單，盡量抵消原訂單，避免無用材料的采購；當設計減少的材料已經(jīng)訂貨不能取消時要注意后續(xù)請購材料時的平衡利用，并告之設計專業(yè)后續(xù)設計協(xié)助消化此類材料；當設計減少的材料已經(jīng)發(fā)放給施工單位時，需要材料控制專業(yè)將此部分設計變更引起的過量發(fā)放進行移庫處理，并組織現(xiàn)場專業(yè)工程師和施工單位材料員一起確認變更材料可否重復利用。多發(fā)放的材料自動進入施工單位過量庫，后續(xù)領料時材料控制專業(yè)可以先預留施工單位過量庫中的材料，抵消多領用材料。材料控制專業(yè)需要及時提醒施工單位將多領用的剩余材料退庫。現(xiàn)場施工剩余材料由庫房重新接收并記錄、完成項目剩余材料移交。

3.8 項目材料周報、月報和結算數(shù)據(jù)

各個階段的材料數(shù)據(jù)報告，原始數(shù)據(jù)均來自SPM中各環(huán)節(jié)已經(jīng)確認的數(shù)據(jù)。材料控制專業(yè)將其匯總，或編輯制作成項目需要的周報、月報、項目總結報表，提交項目組。用SPM獲取項目數(shù)據(jù)，尤其是材料結算數(shù)據(jù)報告會比較容易，項目過程受控的情況下，材料數(shù)據(jù)可以保證準確、及時、共享、便捷。

以國內已完工的2個項目為例，A項目使用excel表格進行材料控制，B項目利用SPM軟件進行材料控制，項目結算時：A項目因為項目執(zhí)行過程中設計、采購、施工數(shù)據(jù)表缺乏即時共享性，項目組的結算人員甚至需要耗費數(shù)月時間復查、整理相關數(shù)據(jù)。B項目相關材料的所有可追溯報表可及時提供給項目各職能部門。其中的典型報表如設計各版次材料匯總表，項目各施工單位領用材料匯總表等。因每一次設計變更引起的材料變化都會在SPM中記錄并及時更新，所以在SPM數(shù)據(jù)維護理想的狀態(tài)下終板材料表即可作為竣工材料表，而每一次發(fā)放材料又會對應到相應的設計量，庫房的出庫、剩余數(shù)據(jù)可以很快復核。B項目大宗零散類材料的部分設計總量、消耗總量的統(tǒng)計結果見表1。

表1 設計總量、消耗總量的統(tǒng)計

由表1可知，消耗總量大于設計總量是由于設計變更和施工損耗所致。通常施工中材料損耗率應保持在低位。

4 結語

以上基于SPM數(shù)據(jù)流闡述了EPC總承包項目中材料控制的工作側重點，材料控制工作顯然遠不只這些，但是就本文作者參與數(shù)個項目的切身經(jīng)驗，淺析了其中最基本又是比較重要的部分。實際項目執(zhí)行中，需要材料控制專業(yè)較好的掌握以上環(huán)節(jié)，雖不至樣樣親力親為，但是作為穿起珠子的線，材料控制貫穿項目材料生命周期的始終。材料控制也需與項目建設的設計、采購、施工環(huán)節(jié)協(xié)作配合共同完成。在項目建設中平衡處理多余材料，為項目節(jié)約材料成本，最終達到精細化管理的目的。

*蔣新穎：工程師。2006年畢業(yè)于四川大學過程裝備與控制工程專業(yè)。從事材料控制專業(yè)工作。聯(lián)系電話：(028)65530763，E-mail:jiangxinying@chengda.com。

2017-05-30)