芻議高速公路檔案管理策略

王萍

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，交通運輸行業(yè)也隨之蒸蒸日上，取得了一定的成就和突破，也正是如此，交通行業(yè)的蓬勃發(fā)展也促進了我國國民經(jīng)濟的增長，受到人們的廣泛關(guān)注。在這種狀況下，我國一直致力于改善國內(nèi)的交通狀況，加強對交通運輸?shù)墓芾?，以保障交通運輸工作的可持續(xù)發(fā)展。高速公路是交通運輸行業(yè)中的重要組成部分，是一種常見的運輸方式，必須予以高度重視，不容忽視。在高速公路的發(fā)展過程中，需要從各個方面來實施有效的管理，無論是高速公路里程的增加還是高速公路路面等級的升級，都需要將其資料和信息整理成檔案，并進行歸檔和管理工作，以為高速公路的發(fā)展提供重要的保障。高速公路檔案歸檔及管理工作是基礎性工作，需要確保其工作效率和效果。

關(guān)鍵詞：高速公路工程；檔案管理

檔案工作創(chuàng)新是一種精神，能體現(xiàn)人類的一種精神面貌，同時也是一種學問，而且是檔案管理者日常工作中不可缺少的一部分，它體現(xiàn)了檔案工作者一種與時俱進、勇于創(chuàng)新的精神，它能推動檔案工作發(fā)生質(zhì)的飛躍。隨著公路事業(yè)的不斷發(fā)展，公路檔案管理將起到日益重要的作用。做好公路檔案管理工作，除了要加速檔案管理的信息化和網(wǎng)絡化建設外，還應不斷強化檔案管理人員的素質(zhì)，同時還應做好檔案管理的保密工作。

為了做好工程建設檔案資料的管理工作，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性和完整性，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設及建成后維護中的作用，這就要求項目總監(jiān)辦在每一項工程開工之際，首先應對資料管理制定行之有效的管理制度，設立檔案室和專業(yè)資料管理員，具體負責管理監(jiān)理資料，及時的將監(jiān)理文件進行整理歸檔。

一、日常監(jiān)理資料管理的要求

1.日常監(jiān)理資料管理的重要性

⑴日常監(jiān)理資料室項目實施監(jiān)理過程中直接形成的，應當歸檔的各種形式載體的原始記錄，是工程建設過程真實、全面的反映。文件與資料管理是監(jiān)理工作重要的工作內(nèi)容，它是進行目標控制與合同管理的基礎工作，同時也是評定監(jiān)理工作，界定監(jiān)理責任的重要依據(jù)。在施工過程中，監(jiān)理資料的管理要做到及時整理，真實完整、分類有序。

⑵由于一般工程建設項目周期長，又涉及多種專業(yè)，導致監(jiān)理資料也會隨之漫長的過程而繁雜起來，如不及時的對監(jiān)理資料進行科學分類，歸類管理，勢必對日后的竣工資料的整理工作帶來困難，影響工程的竣工驗收。在工程開工前總監(jiān)辦應根據(jù)工程監(jiān)理文書簽批程序與建設單位、承包單位對資料的分類、格式、份數(shù)達成一致意見，并建立文件的日常管理臺賬。

2.監(jiān)理資料的分類

《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》（jigg10-2006）中提到監(jiān)理檔案按類別通常可分為行政檔案、財務（支付）檔案和技術(shù)檔案，資料歸檔保存中應嚴格按照保存原件為主和按照一定順序歸檔的原則。根據(jù)現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（gb/t50328-2001）監(jiān)理文件有10大類，包括：監(jiān)理管理文件、監(jiān)理月報中有關(guān)質(zhì)量問題、監(jiān)理會議紀要中得有關(guān)質(zhì)量問題、進度控制、質(zhì)量控制、造價控制、分包資質(zhì)、監(jiān)理通知、合同與其他事項管理、監(jiān)理工作總結(jié)。

二、高速公路工程監(jiān)理檔案管理優(yōu)化措施

1.高速公路監(jiān)理檔案管理特點

公路工程檔案是指在公路建設、管理、養(yǎng)護等工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。包含從提出項目建議、可行性研究、規(guī)劃設計、地點選擇、材料準備、工程施工、工程竣工等各階段形成的文件，記錄著工程項目的全過程。由于工程項目具有投資大、周期長、參建單位多、材料的形成涉及到政府審批、科研設計、施工單位建設、監(jiān)理、質(zhì)檢部門評定以及原材料供應，決定檔案材料的收集面廣、量大、種類多，造成公路工程檔案資料收集難。

2.檔案管理優(yōu)化措施

2.1設置專案資料監(jiān)理員

按照《建設工程檔案工作常用文件》的規(guī)定，總監(jiān)理工程師應指定專人負責本項目監(jiān)理部全部檔案資料的管理，其具體工作是：1）是負責收集工程準備階段建設單位形成的應向監(jiān)理單位提供的相關(guān)文件、資料，如工程建設審批文件、建設工程施工合同等；2）收集、整理本項目監(jiān)理部形成的應當歸檔保存的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報以及監(jiān)理工作會議形成的會議紀要、文件和指令等；按月匯總、整理各專業(yè)監(jiān)理工程師在工程的進度、質(zhì)量、造價控制中形成的各種簽證見證記錄、報驗審批資料等；3）對各專業(yè)監(jiān)理文件、資料的形成、積累、組卷和歸檔進行指導、監(jiān)督和檢查；負責本項目監(jiān)理部檔案資料的保管、借閱工作；4）督促施工單位做好工程檔案的形成、收集、積累、整理和移交工作，按照國家有關(guān)規(guī)定和要求編制工程檔案；5）在項目總監(jiān)指導下，按照按照《檔案法》、《基本建設項目檔案資料暫行管理規(guī)定》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《 公路工程竣（交）工驗收辦法》、GB/T11822-2000《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)定，編制監(jiān)理檔案，并負責向建設單位和本單位檔案部門移交。

一套完整、準確的工程檔案，光靠工程技術(shù)人員的自覺性和責任感是不夠的，還要求檔案人員必須深入實際并服務全程。一是遵循基本建設程序，擬定檔案歸檔計劃并付諸實施。二是跟蹤服務，增強參與意識，檔案人員應該深入工地現(xiàn)場，隨時進行服務，增強參與力度，掌握第一手材料。

三、多媒體信息項目檔案管理

在信息技術(shù)應用日益普遍的今天，利用全新的信息技術(shù)去研究和探索項目管理新理念、新方法正逐步被人們重視。近些年來，越來越多的項目引進項目管理系統(tǒng)軟件，并將成為一種發(fā)展趨勢。

文檔的電子化實現(xiàn)文檔管理自動化，更不用拿著各種文件跑來跑去等候?qū)徟?、簽字、蓋章，這種利用快速的網(wǎng)絡傳遞手段，發(fā)揮信息共享來協(xié)調(diào)個單位內(nèi)各部門的工作，縮短審批時間，及時有效監(jiān)控各單位工作進度情況，實時、全面掌握工作辦理狀態(tài)。這種現(xiàn)代辦公系統(tǒng)使用方便快捷，避免出現(xiàn)了原始書面資料的易丟失損毀等缺點，省去了項目后期收集整理竣工資料的繁瑣重復勞動，大大加快監(jiān)理信息的處理速度，節(jié)省了大量的人財力，從而提高監(jiān)理工作效率，使得監(jiān)理工作更加系統(tǒng)和規(guī)范化。以下圖一、圖二是在建項目管理信息系統(tǒng)圖。

綜上所述，隨著項目管理建設的日益發(fā)展，要做好監(jiān)理資料的管理工作，要求資料管理工作人員平時勤于收集、整理，并運用現(xiàn)代信息化管理方法使得公路工程項目的信息管理更加規(guī)范化。

參考文獻：

[1]《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》（jigg10-2006）北京：人民交通出版社，

[2]《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（gb/t50328-2001）

[3]監(jiān)理概論（公路工程監(jiān)理培訓教材）北京：人民交通出版社endprint