會計電算化實踐教學常見問題及對策

彭姚

/湖北武漢商學院 工商管理學院

會計電算化實踐教學常見問題及對策

彭姚

/湖北武漢商學院 工商管理學院

隨著科學技術的不斷完善，會計領域也不斷的融入了計算機、互聯網等先進的技術，向著智能化的趨勢發展，逐漸形成了會計電算化。但是我國的會計電算化在實踐過程中，仍面臨著安全性以及制度管理等方面的問題，這并不利于其穩定的發展。對此本文就會計電算化存在問題與對策展開分析，希望對于我國會計領域的可持續發展，起到積極促進的作用。

對策分析會計電算化；教學

引言

目前，大部分院校選擇用友ERP-U8V10.1版本開展本校的實踐教學活動，主要原因在于一方面用友ERP-U8V10.1版本功能非常齊全，細節設置個性化，包括了系統管理、公用基礎檔案設置、總賬管理系統、薪資管理系統、固定資產管理系統、應收款管理系統、應付款管理系統、UFO報表系統和供應鏈管理系統等。另一方面，各個省的會計技能大賽乃至國賽都是以該軟件作為比賽平臺，隨著各個院校對技能大賽的重視，該軟件也得以在各個院校廣泛使用。然而，由于該軟件版本比較復雜及軟件本身存在的問題，初學者在該軟件學習過程中會出現各種問題。因此，筆者主要總結了一部分用友ERP-U8V10.1財務軟件在總賬管理系統、薪資管理系統以及固定資產管理系統在實踐教學過程中遇到的問題，并進行分析解繼而提出相應的解決方案，希望能給該門課程的初學者及感興趣者提供一些力所能及幫助。

會計電算化在憑借著自身高效、準確等優勢技術特征，被大眾認可被廣泛企業應用，但是其在實踐的過程中，仍處于摸索性前進的階段，還存在一系列急需要完善的問題，加強此方面的研究是非常有必要的，繼而為其會計電算化的成熟發展奠定良好的基礎。

一、會計電算化的現狀

會計電算化是指在計算機技術的基礎上，由指定的技術人員、操作人員進行會計軟件的編制、操作人員，利用計算機代替人工的完成會計業務操作，主要操作工作包括填制憑證、記賬，以及會計信息預測、決策等工作內容。我國會計領域，融入會計電算化最初從1970年開始，經過不斷的嘗試和調整繼而發展到了如今的管理型會計軟件發展階段。目前電子計算機貫穿于會計領域會計工作的全過程，并且會計軟件也實現了通用化。實際上看似我國會計電算化已經非常的普及了，但是在一些偏遠的山區還是比較落后的，發展的遠不如中心城市優化，受到的經濟技術等方面的影響，造成了會計電算化發展的嚴重不平衡現象。

二、會計電算化存在的問題

（一）會計軟件安全性方面

第一，兼容性差。會計電算化軟件在應用的過程中，問題也的暴露出來，尤其是軟件的安全性問題，當前大部分的企業，為了節約成本，或是對此方面的不理解，常在會計電算化進程中，只注重軟件的開發、軟件購買等，而不注重軟件的安全問題，最終導致信息系統的不穩定。且大部分設計公司，都只注重會計軟件開發模式、特點的突出，而導致大部分會計軟件相互不能兼容。

第二，數據保密性差。財務數據是企業保護的重點對象，直接關系著企業的發展；但是大部分的軟件設計、開發公司，只注重軟件中理財等功能的開發，忽略數據保護安全程度的加深，自身的安全漏洞，給病毒、黑客等行為制造了機會，且一旦被攻擊侵入，直接造成數據信息的丟失且無法恢復，給企業的經濟利益造成不小的影響。

第三，軟件集成化、通用化程度低。財務軟件基本上都是一套軟件，并沒有充分的考慮到了實行單位的核算特點，導致大部分的企業仍采取手工做賬的方式。同時系統舒適化工作量大、系統體積外觀大、軟件使用復雜、數據接口要求較多等常見的問題，導致信息共享性差，會計信息作用得不到有效的發揮。

（二）電算化管理制度方面

電算化管理制度是企業開展會計電算化工作的保障，但是實際上大部分的企業并不注重電算化管理制度的完善以及落實，最終導致問題重重。電算化管理制度方面的問題，主要體現在以下幾方面：

第一，系統規定不明確。大部分企業的會計工作，都是能夠隨時上機操作的，一般不需要密碼，即使設置密碼也是非常簡單便于記憶和操作的；加上企業安全意識較差，都不會設置操作記錄，也沒有及時的登記、儲存打印材料，出現問題后都是互相推脫，并不能及時的進行責任追究。

第二，數據文件方面。大部分的企業都會備份輸出的數據文件，認為備份就不需要進行保護了，導致文件資料丟失，造成數據文件恢復性不強的現象。

第三，內部審計不到位。大部分的企業，各個部門各個審計人員自身對于電算化系統并不是全面的了解，對此就對于內部審計、控制工作認識不全面，最終導致內審工作不到位，繼而增加了管理的難度。

（三）人員方面

我國大部分的企業都缺乏專業化的計算機應用人才，加上已有的員工基礎知識、操作理論等只適用于以往的做賬方式，滿足不了會計電算化應用要求，需要操作人員具備一定的專業會計知識、計算機知識、財務軟件應用技術等，對此還需要加強完善。

三、實踐教學系統操作過程中的常見問題

（一）往來款項科目的期初余額發生變動，導致與真實余額不符

原因分析：在以下情況下，科目余額錄入時，不能輸入明細余額，而只能輸入總賬余額：

1.應收、預收科目未進行輔助核算中的“客戶往來”設置；

2.應付、預付科目沒有進行輔助核算中的“供應商往來”設置：

3.其他應收應付科目沒有在輔助核算中進行“個人往來”設置。

在上述情況下導致試算不平衡的原因：在總賬余額錄入完成之后，會彈出相應的窗口提示完善上述科目的輔助核算設置，由于之前已經錄入總賬余額，輔助核算的操作勢必在另外一種形式上增加了總賬的最終余額，最終導致試算不能平衡。但是如果只進行輔助核算更改，而不進行明細余額輸入，雖然最終的試算平衡，但是在后續工作中，會導致憑證輸入或者賬簿生成發生錯誤。

解決方法：

1.首先找到需要修改輔助核算設置的會計科目，雙擊，彈出入“修改”對話框，然后單擊“修改”，進入相應的界面取消原本在輔助核算中進行的設置選項；

2.返回會計科目期初余額錄入的界面，將原本錄入的科目余額修改為0；

3.再次雙擊該會計科目進入“修改”對話框，重新設置所需要設定的屬性；

4.按照提示，錄入該科目的明細余額，從而生成正確的總賬余額。

(二)出納人員無法執行簽字職能

原因一：在總賬的選項設置中，沒有對“出納憑證必須經由出納簽字”選項進行設置。解決方法：進入總賬模塊，單擊“設置”，選中“選項”進入選項設置窗口，點擊“權限”標簽頁，在權限控制中選擇“出納憑證必須經由出納簽字”即可。

原因二：沒有分清“出納”和“出納簽字”的概念，導致在設置中出現錯誤，并沒有賦予出納“出納簽字”的權限。解決方法：分清兩者區別，在“系統管理-權限-權限”窗口中選擇“總賬-憑證-出納簽字”選項。

原因三：出納找不到需要簽字的憑證。解決方法：（1）確認憑證查詢時所輸入的時間與所需要簽字的憑證日期一致；（2）若現有的憑證中沒有涉及“現金”或“銀行存款”科目的憑證，其他憑證不需要出納進行簽字。

原因四：未對現金科目和銀行科目進行指定設置，出納無法執行“簽字”職能解決方法：找到“基礎設置”，選擇“財務”選項中的“會計科目”選項，打開“會計科目”選項，單擊菜單欄中的“編輯”，在下拉菜單中選中“指定科目”選項，進入“指定科目”設置窗口，接著選中現金科目，然后在待選科目欄選中“1001庫存現金”，點擊“>”，同樣完成銀行科目的指定，最后單擊“確定”按鈕。

(三)“應收賬款”“應付賬款”等債權債務類科目無法設置受控系統

原因分析：當一個企業涉及多個客戶或者供應商的時候，就需要對如應收賬款類的債權科目以及應付賬款類的債務科目錄入明細，因而需要對兩者的受控系統進行設置。而如果未對上述會計科目進行相應的輔助核算設置時，就會造成上述會計科目無法設置受控系統的情況。解決方法：首先將如應收賬款類的債權科目以及應付賬款類的債務科目在輔助核算中分別設置為“客戶往來”和“供應商往來”，其次，在設置頁面下方，選擇受控系統。需要注意的是會計科目一旦被使用，原先受控系統設置為“應收系統”“應付系統”的科目將不能再變更受控系統。當上述會計科目被設置了受控系統后，就只能在相應的模塊中進行使用，如“應收賬款管理系統”或者“應付賬款管理系統”，總賬模塊中無法使用相關科目進行業務處理，如若系統中沒有啟用相應的模塊或沒有購買相應模塊，則需要重新設置會計科目受控系統為“無受控系統”，才能繼續在總賬模塊中進行使用。

（四）人員檔案不能增加

原因一：增加人員檔案時，沒有選中二級部門，只選擇了一級部門，從而造成無法添加人員檔案。解決方法：添加人員檔案時，選中最低一級的部門類別，再進行添加。

原因二：當薪資系統模塊中進行業務處理需要添加人員檔案時，本模塊是無法添加的，需要進入基礎設置中進行添加。解決方法：退出薪資系統模塊，進入“基礎設置”中的“基礎檔案”，選擇“人員檔案”選項，進入到添加人員檔案的窗口，選擇部門類別，點擊增加即可。

（五）無法進行工資項目設置中的公式設置

原因分析：沒有添加相應的人員檔案。解決方法：系統操作有著嚴格的順序要求，在設置好部門類別的基礎上，添加人員檔案，之后才能進行工資項目設置中的公式設置。順序如有錯誤，將無法進行相關設置。

（六）工資分攤錯誤

原因一：工資變動頁面上數據出現了錯誤解決方法：確認工資變動頁面上的數額是否正確，若不正確，會導致工資分攤錯誤。

原因二：在工資分攤設置中，工資項目、借貸方科目設置錯誤。解決方法：確保工資分攤設置里，相關設置是正確的。

原因三：部門的類別和人員類別不相符，使得工資分攤出現錯誤。解決方法：修改相關的人員檔案或者部門檔案，使得兩者相匹配。

原因四：進行工資分攤時，沒有選擇“明細到工資項目”解決方法：重新進入“工資分攤”，選中“明細到工資項目”，重新計算。

（七）初始設置出現錯誤

原因分析：在進行固定資產初始設置時，信息設置錯誤。部分信息在初始設置過后可以修改，而部分信息不可以，需要不同的操作。解決方法：（1）若是后期可修改的信息，進入“固定資產-設置-選項”，點擊“編輯”，對初始設置進行修改；（2）若是后期不可修改的信息，可進入“固定資產-維護”選擇“重新初始化賬套”，則重新進入初次啟用固定資產管理模塊的狀態，但是需要注意的是選擇“重新初始化賬套”，會使得原先在固定資產管理系統中錄入的信息丟失。

（八）錄入完原始卡片，對賬不平衡

原因分析：由于錄入固定資產原始卡片時，金額輸入錯誤。解決方法：點擊“固定資產”→“卡片”→“卡片管理”，如果是固定資產系統的原值與總賬的原值不平衡，將每一張固定資產原始卡片的原值與實驗資料核對，查找原始卡片錄錯的原值，并改正即可。如果是固定資產系統的累計折舊與總賬的累計折舊不平衡，同理。

（九）進行日常業務處理后，對賬不平衡

原因一：在固定資產管理系統未完成制單工作時：確保制單工作已經順利完成。在固定資產模塊中找到“處理”選項，單擊，選擇“批量制單”，先完成沒有制單為業務。然后在總賬系統分別進行出納簽字、審核、記賬，在固定資產管理系統對賬，平衡即可。

原因二：在固定資產管理系統完成所有制單工作后，未在總賬模塊中進行審核記賬解決方法：制單工作已經完成，但是還沒有在總賬模塊中審核記賬，則在總賬系統分別進行出納簽字、審核、記賬，在固定資產管理系統對賬，平衡即可。

原因三：在固定資產系統已完成所有需制單的業務的制單，在總賬系統記賬完畢，在固定資產管理系統對賬仍然不平衡，這種情況一般是固定資產中業務減少所導致的，通常制單中的“累計折舊”科目的金額是系統自動生成的，但是這個金額是本期計提折舊前的累計金額，而非本期實際累計的金額。而正確的金額是計提折舊后該固定資產的卡片中“累計折舊”金額（此時該固定資產的卡片已被刪除，無法查看）或是折舊清單中該固定資產累計折舊的金額，最終導致固定資產系統的累計折舊與總賬的累計折舊不平衡。解決方法：改正步驟：（1）賬套主管取消記賬，對該憑證取消審核；（2）制單員登錄企業門戶，點擊“業務工作”→“財務會計”→“固定資產”→“處理”→“憑證查詢”，找到存在錯誤的憑證，進行修改，將“累計折舊”科目的金額按折舊清單中該固定資產累計折舊的金額改正，并調平固定資產清理的金額，保存憑證；（3）賬套主管對該記賬憑證審核、記賬，在固定資產管理系統對賬，平衡即可。

四、改善會計電算化工作的對策

(一)注重會計專業人才的培養

為了更好的保證會計電算化的實施效果，就需要加強會計專業人才的培養，讓其在靈活運用會計專業理論知識的同時，靈活操作計算機，掌握計算機安全操作、維護及管理等方面的知識。對此可以適當的調整高等院校會計電算化專業、財務計算機專業的教學結構，注重財務、計算機方面知識實踐結合能力的全方位培養，為企業培養更多的優秀專業會計工作人才。其次注重綜合型人才的培養，保證計算機操作、日常維護的質量、效率。

（二）提升會計軟件保密性

在保證原始數據準確錄入的同時，加強輸入數據后的校驗，以及對操作人員的職能控制，從而更好的保證數據的安全性和保密性；同時也要加強權限設置，積極構建會計信息崗位責任制度。避免計算機被攻擊侵入，需要加強安全防護工作，及時的安裝、更新防護軟件，像防火墻、安全漏洞掃描系統等，繼而保證數據的安全性。

（三）構建完善的內部控制制度

首先確保原始數據信息操作的安全性、正確性，其次對上機、操作流程進行制定規則，最后制定相互監督、制約的管理制度，尤其是工作人員崗位職責的落實和控制，繼而確保系統職責的相容性。

五、結論

會計電算化這門課是一門側重于動手能力的實踐操作比較強的課程，是對前期所學會計基礎、財務會計等會計理論知識的應用。而ERP-U8V10.1版本功能非常齊全，在軟件操作中的各個模塊、各個環節所產生的數據是相互關聯、相互傳遞的，在此僅僅探討了用友ERP-U8V10.1財務軟件中的總賬管理系統、薪資管理系統和固定資產管理系統中常見的幾個問題，還有其他的問題如供應鏈管理等內容還有待于進一步深入探究。

綜上所述，通過對會計電算化存在問題與對策分析，發現雖然其處于管理型會計軟件發展階段。但是自身的安全性、內部控制制度等方面還需要完善，對于以上問題，提出了注重會計專業人才的培養、提升會計軟件保密性以及構建完善的內部控制制度等措施，繼而推動我國會計水平的提升。

[1]楊明,張戰友.會計信息系統原理與應用（ERP-U8V10.1）[M].北京：電子工業出版社,2015.

[2]李舉芝,宋紅菊.財務軟件應用--用友U8V10.1[M].北京：北京理工大學出版社,2015.

[3]梁美儀.會計電算化實驗常見問題解析[J].計算機與網絡,2014,(28).

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