新形勢下油田建設項目檔案的開發利用

陳松梅

（大慶油田第四采油廠信息中心檔案室，大慶 163000）

新形勢下油田建設項目檔案的開發利用

陳松梅

（大慶油田第四采油廠信息中心檔案室，大慶 163000）

油田建設項目；檔案開發；利用方法

油田建設項目檔案是工程項目建設歷程的真實記錄，是油田公司生產、管理、維護、改擴建不可再生的信息資源，積極完善、開發建設項目檔案資源，加強信息化利用程度，對推進油田發展建設具有重要的支持作用。

一、建設項目檔案在油田建設管理中的作用

采油四廠近幾年在建設項目檔案提供利用方面，卷次數量多，利用率比較高，在實際生產中起到了一定的作用。統計建設項目檔案近幾年提供利用的情況得知，建設項目檔案的利用率大致呈上升趨勢，從2011年到2015年共利用7500多卷。基建項目檔案利用主要有以下幾個方面。

1.為油田開發建設方案的編制提供依據

油田開發建設方案的編制，必須以現有的建設規模、狀況為基礎，因此系統反映建設過程的寫實的項目檔案，就成了編制油田開發建設方案的第一手翔實、可靠的資料。同時油田建設在方案編制中，必定需要參考、借鑒以往的建設成果，以提高編制效率，這就必須借助于檔案利用。我廠從2011年到2015年的規劃設計利用基建檔案共320卷。

2.為日常維護、應急事故的處理提供利用

油田生產、生活中經常發生水暖電管線穿孔、臨時維護改造等等問題，在解決問題的過程中，都離不開檔案所提供的原始記載。2011年至2015年上半年，采油四廠為日常維護等其他綜合性查考利用1504卷建設項目檔案，高效地解決了實際問題，如：采油四廠二十一聯注水管線在2013.1.25日穿孔，技術人員找不到管線方向，就到檔案室查閱了檔案，先后不到2個小時，就解決了問題，節省了人力，物力和時間，保證了生產正常運行。

3.為項目提供事后憑證及效益評估

建設項目工程竣工交付使用后，仍會牽涉到工程后期評估、資金材料使用審計、工程質量問題、城建工程責任追究等，建設項目檔案是直接的最有說服力的憑證。我廠從2011年到2015年效能監察共審計抽查5949卷基建檔案，經核實資金使用與現場不符、工程質量等問題的共630多項工程，共追回資金758.2萬元人民幣。

二、制約油田建設項目檔案利用的瓶頸問題

在實際查檔利用過程中，仍然有一些檔案沒有利用到，原因涉及檔案收集、驗收，資源開發等諸多環節，存在一些制約因素。

1.檔案收集不全面

歸檔時一些重要的制造圖、復用設計、壓力容器檔案等收集不全面，規劃部門、生產使用單位來查檔時往往查不到。這些檔案在實際中有一定的參考作用，原因是這些檔案在歸檔時被忽視，認為沒有歸檔必要，而事實上，不是所有的工程這些檔案都沒有價值，一些重要的與現場施工有關、與實際工作量有關、與設備構造有關的需要認真對待及時歸檔。

2.重點工程驗收不嚴格

工程驗收方法和步驟是由基建管理部門先驗收，檔案室再驗收，檔案部門負責檔案質量的驗收。檔案人員對于工程的施工過程，施工現場中的重點部分可能了解少，這時如果基建部門不認真審核或是施工單位應付了事，會使一些重要的工程檔案不齊全，留有瑕疵，為日后的檔案利用帶來缺陷。

3.資源開發力度不夠

隨著現代化技術手段應用以及信息技術的全面推動，檔案管理信息采用E6系統著錄完成，新形成檔案的電子文件也能進行掛接和全文瀏覽，只是建設項目檔案的館藏數字化進程緩慢，2011年以前檔案載體形式仍以單一的紙質檔案存在，嚴重影響檔案的資源開發，檔案的信息加工沒有長遠的規劃，檔案編研成果少。

三、新形勢下檔案開發利用的管理途徑

1.抓好檔案的收集驗收，豐富檔案資源

保證檔案齊全、完整、準確是開展建設項目檔案利用工作的基礎，為了做好這項工作，管理上應推行有效的方法：一是掌握各項目工程和分項工程的立項、審批、預算、決算、工程進步、質量等各環節的有關歸檔信息，嚴格按照歸檔范圍和內容要求施工單位歸檔；二是檔案管理關口前移，在驗收結算前，嚴格辦理檔案驗收合格證和檔案移交清單等交接手續；三是根據利用信息反饋，加強對利用率高的檔案的收集，做到收集、驗收過程中有針對性和適用性。

2.抓好館藏檔案信息化，豐富電子信息資源

館藏檔案的數字化范圍包括工程開竣工報告、工程竣工圖紙等。加強電子文件的收集力度，從2009年以來至2015年已經收集電子文件共2622卷。今年檔案數字化進度的加快進行，以利用廣泛為首要條件，采取甄別、挑選、擇優的方法，目前已經完成數字化文字檔案5300卷 ，圖紙152000張，館藏檔案的數字化為檔案資源的合成、加工提供了有利的條件。

3.推動檔案資源深加工，打造精品編研成果

今年檔案室與安全科結合，針對查檔利用率高的壓力容器檔案進行了信息查找數字化探索，在數字化的基礎上，編寫了《采油四廠壓力容器檔案匯編》專項編研成果，通過將所有的特種技術檔案數字化，匯編成電子數據。再編制查詢系統軟件，以便獲得網絡共享應用。基建檔案中包含許多有價值的信息，在全面館藏數字化后，還將會打造更多的精品檔案，計劃編寫《重大工程項目檔案匯編》、《采油四廠綠化園地》等專項編研成果，服務于更廣泛的油田生產者。

4.探索電子檔案的安全管理，全面開展網絡查詢

隨著館藏檔案數字化的有序進行，一大批電子檔案的產生和掛接，檔案實現全面的全文檢索指日可待。對于電子檔案的安全保管、權益性的分析，也應該積極跟進，并推動檔案的網絡查詢，提高檔案資源的利用效率。如今檔案部門正在開展的是電子檔案的存儲和備份，電子檔案的命名和格式。目前電子檔案的查詢平臺仍是中石油E6系統，查詢人員仍是檔案保管人員，建議檔案部門在上級部門的指導下，有針對性地進行安全分析，盡快放寬查詢權限，以面對油田更多的利用者。

面對油田發展新形勢，特別是信息技術的突飛猛進，為檔案管理信息化提供技術支撐，檔案管理一定要緊跟時代潮流，持續提升檔案資源的信息化利用水平。□

（編輯/穆楊）