新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理措施

徐菲

新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理措施

徐菲

在科學(xué)技術(shù)逐漸成熟下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)被普遍運(yùn)用在各行業(yè)中。事業(yè)單位作為我國(guó)基本結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵構(gòu)成，在新時(shí)期中必須要緊跟發(fā)展，在市場(chǎng)中借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定性的發(fā)展。本文就事業(yè)單位檔案管理作為切入點(diǎn)，對(duì)目前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理意義進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，在此基礎(chǔ)上詳細(xì)闡述了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理相關(guān)具體措施。

檔案具有著價(jià)值高以及信息內(nèi)容豐富的特征，不管是在事業(yè)單位或者是個(gè)人生活工作中都十分重要。在目前事業(yè)單位檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)有檔案量大以及儲(chǔ)存環(huán)境極差等相關(guān)現(xiàn)象。而在以計(jì)算機(jī)作為首要的信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)快速發(fā)展中，其具備的強(qiáng)大功能以及作用使其被運(yùn)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，其讓檔案管理工作效率獲得了提升，并且更加現(xiàn)代化以及數(shù)字化。在此基礎(chǔ)上還保障了事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的意義

所謂事業(yè)單位，其為國(guó)家要實(shí)現(xiàn)社會(huì)公益目的，經(jīng)由國(guó)家機(jī)關(guān)構(gòu)建或是其他組織運(yùn)用國(guó)家資產(chǎn)組織，其一般是在教育、科技以及文化等方面的社會(huì)性服務(wù)機(jī)構(gòu)。因?yàn)槠渌邆涮厥庑裕錂n案則就包含了文書、基建以及人事三種檔案。這是事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)展時(shí)不能缺少的，其包含的內(nèi)容對(duì)事業(yè)單位中的決策者以及管理者而言都十分關(guān)鍵。而傳統(tǒng)性人工檔案管理模式一直有著很多缺點(diǎn)，譬如效率低以及保密性太差等等。時(shí)間太長(zhǎng)大量的文件堆積就會(huì)讓查閱與更新等工作難以實(shí)現(xiàn)，并且有散亂、偽造以及霉變等相關(guān)的現(xiàn)象。而使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，則讓檢索更加便利，在文件資料運(yùn)用方面也更加方便。因此，將事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化管理有著以下方面重要意義。

提升事業(yè)單位工作效率。對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，其能讓資料進(jìn)行有效歸檔，并且能夠被迅速使用。就人事檔案管理為基礎(chǔ)，因?yàn)槭聵I(yè)單位中管理對(duì)象比較多，并且有著一定流動(dòng)性。例如很多事業(yè)單位所處的行業(yè)不同，在退休、調(diào)職等相關(guān)的方面，要對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，若是使用傳統(tǒng)性管理方式，則就要在歸檔之后才能夠經(jīng)常查閱。而經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理數(shù)字化檔案管理方式，就能夠?qū)⒛壳暗木唧w情況真實(shí)精準(zhǔn)的反饋出來(lái)，并且也讓資料查閱變得更加簡(jiǎn)便。可以讓相關(guān)的辦公人員動(dòng)動(dòng)手指就能夠?qū)?dòng)態(tài)消息進(jìn)行掌握，在這個(gè)基礎(chǔ)上就提高了事業(yè)單位工作效率。

提升檔案利用率以及經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)性檔案基本是在保管室以及檔案室中，一般是以紙質(zhì)作為主要的載體，這樣就導(dǎo)致了用戶在使用時(shí)存在很大不便。而數(shù)字化檔案管理能夠讓用戶更加快速而精準(zhǔn)查閱到自己想要的檔案，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)現(xiàn)能夠讓用戶不被地點(diǎn)和時(shí)間限制，隨時(shí)隨地查閱相關(guān)文件與資料，這樣就極大的提升了檔案運(yùn)用效率。目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展讓辦公形式和大量信息間構(gòu)成了很大矛盾，在以往一直使用是粗放型形式，其具體是通過(guò)對(duì)辦公人員以及辦公費(fèi)用的增加對(duì)這種情況進(jìn)行解決，這樣就導(dǎo)致了事業(yè)單位成本花費(fèi)大幅上漲。但是數(shù)字化檔案管理能夠節(jié)約保管費(fèi)用與其紙質(zhì)資料占用空間，并且也避免了反復(fù)性印制而導(dǎo)致紙張以及人力勞動(dòng)方面浪費(fèi)。

事業(yè)單位進(jìn)行檔案數(shù)字化管理措施

建設(shè)相關(guān)系統(tǒng)工程。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其中包含了整體設(shè)計(jì)、設(shè)備選用、軟件開(kāi)發(fā)以及備份和管理等等。因?yàn)槭聵I(yè)單位每天日常工作會(huì)形成很多文字檔案，必須要對(duì)其實(shí)行錄入以及保管，所以這種系統(tǒng)要使用雙服務(wù)器以及磁盤陳列儲(chǔ)存，并且要使用高效的掃描儀進(jìn)行集中性掃描，同時(shí)還要使用磁盤以及光盤進(jìn)行備份。除此之外，要提升其運(yùn)用效率，還要設(shè)定合理檔案查詢系統(tǒng)的觸摸屏查詢以及文檔網(wǎng)絡(luò)輸送，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)還可以把電子檔案管理進(jìn)行細(xì)化，其中有操作系統(tǒng)、系統(tǒng)環(huán)境以及單位部分類等相關(guān)管理，進(jìn)而在機(jī)制上提升事業(yè)單位信息共享能力。

做好和辦公系統(tǒng)間的銜接。對(duì)于事業(yè)單位中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)之間銜接問(wèn)題，其可以合理在查詢接口程序上添加查詢檔案資料功能，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)和現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)以及人事管理系統(tǒng)連接。在電子文件和紙質(zhì)文件的雙重保存問(wèn)題方面，可在紙質(zhì)文件與電子文件中建設(shè)接通橋梁，具體是把電子文件和紙質(zhì)文件用文本以及影像的方式存儲(chǔ)。

依據(jù)數(shù)字檔案相關(guān)特征，制定出特有并且健全管理制度，其中具體包含了歸檔、文件保密、數(shù)字檔案和數(shù)字檔案等相關(guān)制度，在這些制度上讓數(shù)字化檔案管理能夠更為安全以及順利的實(shí)施。在這其中值得注意的是電子文檔安全管理，在檔案進(jìn)行數(shù)字化以后，安全工作就即為關(guān)鍵，其中不但包含了硬件安全管理，同時(shí)有軟件安全管理。在硬件方面要將信息儲(chǔ)存載體質(zhì)量進(jìn)行有效控制，延長(zhǎng)電子文件載體保存時(shí)間。在軟件方面就是要采用多種權(quán)限以及密碼管理相關(guān)的安全管理方式，確保系統(tǒng)具備的保密性，從而系統(tǒng)和其內(nèi)部相關(guān)的信息數(shù)據(jù)不會(huì)被非法方面以及惡意侵入等等。

文書處理以及歸檔方面。在整個(gè)檔案工作中，文書處理是比較基礎(chǔ)與關(guān)鍵的，文書處理質(zhì)量?jī)?yōu)劣和整個(gè)檔案質(zhì)量有著很大聯(lián)系。在新時(shí)期中，事業(yè)單位的文書處理需要將每一天接收到的文件在計(jì)算機(jī)上登記，依據(jù)相關(guān)的批次在單位中的局域網(wǎng)內(nèi)傳播共享，并且設(shè)置相關(guān)傳閱時(shí)間以及處理時(shí)間。若是傳閱文件沒(méi)有及時(shí)歸檔，則催辦程序即會(huì)發(fā)出相關(guān)的信息通知，提醒相關(guān)承辦人及時(shí)處理文件，并且將文件處理之后再整理。這樣能夠有效減少檔案人員每個(gè)總結(jié)時(shí)間段的工作量。

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展使其在各行業(yè)與領(lǐng)域被廣泛使用。事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中存在著大量管理工作，而檔案管理是其中的關(guān)鍵與核心。對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)就可以將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使用在其中，從而讓事業(yè)單位的檔案管理工作更加數(shù)字化、安全化以及簡(jiǎn)單化。在此基礎(chǔ)上鞏固了事業(yè)單位核心力量，促進(jìn)其能夠可持續(xù)發(fā)展以及健康發(fā)展，以此有效調(diào)節(jié)整個(gè)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展結(jié)構(gòu)。

（工作單位：長(zhǎng)江航道局）