新時期事業單位檔案的數字化管理措施

徐菲

新時期事業單位檔案的數字化管理措施

徐菲

在科學技術逐漸成熟下，計算機信息技術被普遍運用在各行業中。事業單位作為我國基本結構的關鍵構成，在新時期中必須要緊跟發展，在市場中借助信息技術實現穩定性的發展。本文就事業單位檔案管理作為切入點，對目前事業單位檔案數字化管理意義進行簡要分析，在此基礎上詳細闡述了事業單位檔案數字化管理相關具體措施。

檔案具有著價值高以及信息內容豐富的特征，不管是在事業單位或者是個人生活工作中都十分重要。在目前事業單位檔案管理工作中，經常會有檔案量大以及儲存環境極差等相關現象。而在以計算機作為首要的信息化產業技術快速發展中，其具備的強大功能以及作用使其被運用到事業單位的檔案管理工作中，其讓檔案管理工作效率獲得了提升，并且更加現代化以及數字化。在此基礎上還保障了事業單位可持續發展。

事業單位檔案管理數字化的意義

所謂事業單位，其為國家要實現社會公益目的，經由國家機關構建或是其他組織運用國家資產組織，其一般是在教育、科技以及文化等方面的社會性服務機構。因為其所具備特殊性，其檔案則就包含了文書、基建以及人事三種檔案。這是事業單位運轉發展時不能缺少的，其包含的內容對事業單位中的決策者以及管理者而言都十分關鍵。而傳統性人工檔案管理模式一直有著很多缺點，譬如效率低以及保密性太差等等。時間太長大量的文件堆積就會讓查閱與更新等工作難以實現，并且有散亂、偽造以及霉變等相關的現象。而使用計算機技術，則讓檢索更加便利，在文件資料運用方面也更加方便。因此，將事業單位檔案進行數字化管理有著以下方面重要意義。

提升事業單位工作效率。對事業單位檔案進行數字化管理，其能讓資料進行有效歸檔，并且能夠被迅速使用。就人事檔案管理為基礎，因為事業單位中管理對象比較多，并且有著一定流動性。例如很多事業單位所處的行業不同，在退休、調職等相關的方面，要對其進行準確統計，若是使用傳統性管理方式，則就要在歸檔之后才能夠經常查閱。而經過網絡計算機管理數字化檔案管理方式，就能夠將目前的具體情況真實精準的反饋出來，并且也讓資料查閱變得更加簡便。可以讓相關的辦公人員動動手指就能夠將動態消息進行掌握，在這個基礎上就提高了事業單位工作效率。

提升檔案利用率以及經濟效益。傳統性檔案基本是在保管室以及檔案室中，一般是以紙質作為主要的載體，這樣就導致了用戶在使用時存在很大不便。而數字化檔案管理能夠讓用戶更加快速而精準查閱到自己想要的檔案，網絡技術的實現能夠讓用戶不被地點和時間限制，隨時隨地查閱相關文件與資料，這樣就極大的提升了檔案運用效率。目前社會經濟迅速發展讓辦公形式和大量信息間構成了很大矛盾，在以往一直使用是粗放型形式，其具體是通過對辦公人員以及辦公費用的增加對這種情況進行解決，這樣就導致了事業單位成本花費大幅上漲。但是數字化檔案管理能夠節約保管費用與其紙質資料占用空間，并且也避免了反復性印制而導致紙張以及人力勞動方面浪費。

事業單位進行檔案數字化管理措施

建設相關系統工程。對檔案進行數字化建設是一項系統工程，其中包含了整體設計、設備選用、軟件開發以及備份和管理等等。因為事業單位每天日常工作會形成很多文字檔案，必須要對其實行錄入以及保管，所以這種系統要使用雙服務器以及磁盤陳列儲存，并且要使用高效的掃描儀進行集中性掃描，同時還要使用磁盤以及光盤進行備份。除此之外，要提升其運用效率，還要設定合理檔案查詢系統的觸摸屏查詢以及文檔網絡輸送，在此基礎上實現資源共享。同時還可以把電子檔案管理進行細化，其中有操作系統、系統環境以及單位部分類等相關管理，進而在機制上提升事業單位信息共享能力。

做好和辦公系統間的銜接。對于事業單位中辦公自動化系統和檔案數字化管理系統之間銜接問題，其可以合理在查詢接口程序上添加查詢檔案資料功能，在此基礎上實現和現有財務系統以及人事管理系統連接。在電子文件和紙質文件的雙重保存問題方面，可在紙質文件與電子文件中建設接通橋梁，具體是把電子文件和紙質文件用文本以及影像的方式存儲。

依據數字檔案相關特征，制定出特有并且健全管理制度，其中具體包含了歸檔、文件保密、數字檔案和數字檔案等相關制度，在這些制度上讓數字化檔案管理能夠更為安全以及順利的實施。在這其中值得注意的是電子文檔安全管理，在檔案進行數字化以后，安全工作就即為關鍵，其中不但包含了硬件安全管理，同時有軟件安全管理。在硬件方面要將信息儲存載體質量進行有效控制，延長電子文件載體保存時間。在軟件方面就是要采用多種權限以及密碼管理相關的安全管理方式，確保系統具備的保密性，從而系統和其內部相關的信息數據不會被非法方面以及惡意侵入等等。

文書處理以及歸檔方面。在整個檔案工作中，文書處理是比較基礎與關鍵的，文書處理質量優劣和整個檔案質量有著很大聯系。在新時期中，事業單位的文書處理需要將每一天接收到的文件在計算機上登記，依據相關的批次在單位中的局域網內傳播共享，并且設置相關傳閱時間以及處理時間。若是傳閱文件沒有及時歸檔，則催辦程序即會發出相關的信息通知，提醒相關承辦人及時處理文件，并且將文件處理之后再整理。這樣能夠有效減少檔案人員每個總結時間段的工作量。

計算機信息技術發展使其在各行業與領域被廣泛使用。事業單位在運行過程中存在著大量管理工作，而檔案管理是其中的關鍵與核心。對其進行管理時就可以將計算機信息技術使用在其中，從而讓事業單位的檔案管理工作更加數字化、安全化以及簡單化。在此基礎上鞏固了事業單位核心力量，促進其能夠可持續發展以及健康發展，以此有效調節整個國家的經濟發展結構。

（工作單位：長江航道局）