如何構(gòu)建綜合檔案室加強(qiáng)檔案工作

文/張瑛,宜興市住房保障和房產(chǎn)管理局

如何構(gòu)建綜合檔案室加強(qiáng)檔案工作

文/張瑛,宜興市住房保障和房產(chǎn)管理局

綜合檔案室是單位統(tǒng)一保存和管理本單位各種載體、各種門類的檔案信息的綜合體，是信息的集合庫。檔案是各行各業(yè)人們在生產(chǎn)和工作中必須運(yùn)用的重要信息資源。構(gòu)建綜合檔案室能夠?qū)⒈締挝桓黝愋停〞?huì)計(jì)、科技、會(huì)議、文書等各個(gè)專業(yè)的信息集中起來統(tǒng)一保存和管理，便于查閱和參考。隨著社會(huì)信息化和現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理工作已經(jīng)迫在眉睫。因此各類企事業(yè)單位的檔案管理部門需高度重視綜合檔案室的建立并根據(jù)現(xiàn)代化的要求予以改進(jìn)，全面適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理工作。

綜合檔案室；信息化；實(shí)用化

前言

檔案對于各個(gè)單位都是十分重要的信息資源，在我國，檔案的形成時(shí)間較早，是非常重要的文獻(xiàn)資料。然而，隨著社會(huì)信息化和現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，檔案管理的傳統(tǒng)方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前數(shù)量龐大、類型多樣的檔案信息的管理。許多單位檔案管理工作不到位，相當(dāng)數(shù)量會(huì)計(jì)，會(huì)議，科技，人事以及其他類別的檔案，甚至是與重要工作密切相關(guān)的公文和資料分散在不同的科室和人員手中，無法得到統(tǒng)一和有效的管理。在日常檔案的查閱過程中，切斷了檔案的有機(jī)聯(lián)系，增加了檔案查找的工作環(huán)節(jié)，浪費(fèi)了大量的人力物力資源。此外，檔案的統(tǒng)籌整理、鑒定、編目、檢索、保管、查閱等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均被割裂，極大地影響了現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程。因此建立綜合檔案室，高效完成各單位的檔案管理工作是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。如何構(gòu)建綜合檔案室則是當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容。

1 重視單位綜合檔案室信息化建設(shè)

1.1 綜合檔案室的建立要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。

落后的檔案管理理念和模式是造成檔案管理工作滯后的原因之一。因此對于各級(jí)檔案管理人員要定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)對檔案管理人員信息化指導(dǎo)，重點(diǎn)關(guān)注電子公文與電子檔案設(shè)備之間的統(tǒng)籌銜接。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)以及各類型數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。此外，要提高工作人員對檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)提高對檔案資料的保護(hù)意識(shí)。檔案管理人員保護(hù)意識(shí)的提高能夠在一定程度上提高其檔案管理能力，并將先進(jìn)的檔案管理理念在腦海中形成反響，進(jìn)一步提升檔案管理人員的管理專業(yè)程度以及實(shí)戰(zhàn)能力。

1.2 綜合檔案室的建立要思路明晰，統(tǒng)籌規(guī)劃。

綜合檔案室的信息化工作應(yīng)當(dāng)與本單位的電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展。首先要明確單位電子政務(wù)建設(shè)的基本要求及整體框架。其次，要將檔案室的信息化工作的要求貫穿于整個(gè)過程當(dāng)中，在檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)將檔案建設(shè)信息化的系統(tǒng)功能、格式要求等因素統(tǒng)籌考慮，制定完善的工作計(jì)劃。對各類電子文件按照要求進(jìn)行歸檔，并進(jìn)行前端控制，保證電子公文與電子檔案之間的有效銜接。

1.3 綜合檔案室的建立應(yīng)當(dāng)樹立資源優(yōu)先的理念，進(jìn)行統(tǒng)一管理。

綜合檔案室要求各類檔案盡可能完善豐富，因此首先要制定電子公文及數(shù)據(jù)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，把所在單位所有的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都納入到歸檔的范圍內(nèi)，定時(shí)收集單位各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域的電子檔案信息，并進(jìn)行統(tǒng)一保存和集中管理。此外，要注意與紙質(zhì)實(shí)體檔案的同步歸檔。

1.4 綜合檔案室的建立應(yīng)當(dāng)確保檔案信息的安全、完整。

檔案信息的安全性和完整性是各單位檔案管理工作最基本的要求。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)路安全問題已經(jīng)在各行各業(yè)中引起人們的重視，同樣，在檔案管理方面安全也是非常重要的一環(huán)。構(gòu)建綜合檔案室就要求建立完善的檔案信息管理制度，重點(diǎn)保證電子檔案系統(tǒng)的安全性。在人員配置上，應(yīng)當(dāng)配備系統(tǒng)管理員、安全管理員以及安全審計(jì)員，各個(gè)崗位工作人員各司其職，在充分考慮檔案管理系統(tǒng)安全要求和功能配置的前提下，構(gòu)建整個(gè)信息管理網(wǎng)絡(luò)。

2 重視單位綜合檔案室實(shí)用化建設(shè)

2.1 綜合檔案室實(shí)用化建設(shè)的重要意義

檔案信息的核心價(jià)值是服務(wù)于單位，那么檔案管理制度是否適應(yīng)本單位的運(yùn)行體制，是檔案管理機(jī)制是否適當(dāng)?shù)年P(guān)鍵考核因素。檔案管理人員一定要在充分了解本單位檔案管理要求的基礎(chǔ)上，深入學(xué)習(xí)和研究本單位檔案管理的中長期發(fā)展規(guī)劃。此外，檔案信息建立的實(shí)用性、廣泛性還能夠使更多的人從中受益，并將使檔案工作走出檔案室，走向單位的每一個(gè)角落，關(guān)系到單位的每一個(gè)員工，使檔案事業(yè)成為單位內(nèi)部全體員工的共同事業(yè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息共同維護(hù)，共同受益的新局面。

2.2 重視檔案陳列室在綜合檔案室中的重要意義

檔案陳列室是綜合檔案室的重要組成，檔案陳列室的缺乏局限了檔案信息在單位發(fā)展過程中的重要作用和意義。建立檔案陳列室能夠豐富綜合檔案管理的內(nèi)涵，豐富了檔案的資源利用和來源選擇，擴(kuò)大了綜合檔案管理的范圍。在建立檔案陳列室的過程中首先要做好前期準(zhǔn)備，選擇面積適當(dāng)、通風(fēng)條件良好、有效防潮防濕防霉并且便于參觀瀏覽的陳列室。第二，要做好陳列室的欄目設(shè)計(jì)以及內(nèi)容規(guī)劃。

2.3 發(fā)揮聲像檔案室在綜合檔案室中的重要作用

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，聲像已經(jīng)成為檔案信息的一種特殊載體。因此，聲像檔案室的構(gòu)建是綜合檔案室構(gòu)建的重要組成部分。聲像檔案以感官材料為依托，以數(shù)字化載體為標(biāo)準(zhǔn)，形成更加直觀、更加真實(shí)生動(dòng)、紀(jì)實(shí)性更高、可利用性更強(qiáng)的的檔案信息資料，是十分具有歷史意義的檔案形式。而在構(gòu)建聲像檔案室的過程中要充分考慮環(huán)境溫度，濕度，光照程度等的影響，盡可能避免聲像檔案的損傷。此外，要定時(shí)進(jìn)行聲像檔案的抽取檢查工作，對于有瑕疵以及不完善的檔案文件，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)完善。對于有重要意義的聲像檔案文件要重點(diǎn)關(guān)注，重點(diǎn)保護(hù)，真正做到時(shí)時(shí)了解聲像檔案文件資源的保存現(xiàn)狀。

3 結(jié)語

建立綜合檔案室進(jìn)行各類檔案信息的綜合管理是一項(xiàng)刻不容緩的工作，是各類單位實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的重要標(biāo)志，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的剛性需要。建立綜合檔案室就是要把一個(gè)單位的全部檔案信息全部集中在一起，按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求進(jìn)行統(tǒng)一保存和管理，豐富藏量的同時(shí)改善檔案資料的單一結(jié)構(gòu)，能夠更好地開發(fā)利用本單位檔案的潛在價(jià)值，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

[1]張鳳麗,邢偉,胡鉑,王立棟.提高高校檔案利用的新途徑[J].中國環(huán)境管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2009(3).

張瑛，局辦公室主任，館員，研究方向：檔案管理，文章方向：人事文書檔案，保障性住房建設(shè)檔案，房產(chǎn)檔案。