論人事檔案管理流程

文/張杰,滄州市黃驊港務局

論人事檔案管理流程

文/張杰,滄州市黃驊港務局

人事檔案記錄著相關人員的重要信息，是企業對人才進行選拔和管理的重要依據，尤其是在信息社會的背景下，需要不斷地促進人事檔案的現代化管理，才能夠提高管理的效率。現代人事檔案管理流程非常重要，但也存在一些問題，針對這些問題產生的原因提出了相應的解決策略。

現代化管理；人事檔案；檔案管理流程

1 紙質化人事檔案管理流程

1.1 檔案的及時收集。收集檔案是檔案管理的第一步，不管是從畢業生中新引進的人才，還是從其他單位調入過來的工作人員或領導干部，都需要對其檔案進行認真及時的收集。但在實際工作中，收集檔案也存在一定的困難，畢業生的檔案相對而言收集齊全較為容易，而對于已有多年工作經驗的領導干部，其檔案中可能存在信息填寫不全，證書存在遺失或失效的現象，而領導干部往往因為工作繁忙，沒有時間處理檔案補遺的事情，給檔案管理人員造成檔案收集困擾，對于這種情況，一方面要求單位制定個人晉升與檔案相掛鉤的制度，檔案的遺失和失效直接影響個人的職業升遷，另一方面檔案管理人員在個人職責范圍內，輔助工作繁忙的領導將檔案及時補齊。確保單位內每一位人員的檔案都齊全有效。

1.2 檔案的真偽鑒定。檔案的真偽鑒定是檔案管理中最重要的環節之一。真假難辨的檔案會影響單位內部干部的提拔與單位的健康發展。檔案的真偽鑒定需要檔案管理部門成立專案小組，將單位內部的檔案從干部級別大小進行排序，按照優先順序，對檔案內的信息進行真實性檢驗。長期以來，檔案的信息多傾向于只寫優點，不寫缺點，只寫功績，不寫過失，這樣的檔案真實性和有效性都有待驗證。檔案管理專案小組，應先對檔案內容進行實地調查，從檔案相對人工作和學習過的地方進行走訪，辨別真實情況，做好相關記錄和采證，對檔案中假的部分和多余的部分進行剔除，對重要的信息進行添加，確保單位每一份人事檔案的真實性和有效性。

1.3 檔案的分類整理。根據單位對檔案的利用情況來看，一般檔案的分類主要按照履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學歷和評聘專業技術職務材料，政治和歷史情況審查材料，入黨入團材料，獎勵材料，處分材料，工資、任免、離退休材料和其他材料等來進行分類。這種分類屬于較為原始和保守的分類標準，各單位可以根據實際情況，可以對分類側重點有所不同。同時，根據現今時代的發展，可以在里面添加信用評級材料等，保障分類完整、清晰，調閱者一目了然。

1.4 檔案的存儲與保管。紙質化檔案的存儲與保管最重要的兩個因素在于，一保存環境，二保存制度。保存環境主要為干凈、干燥、溫度適宜、背光等環境。保存制度主要為材料歸檔制度，即新產生的材料應在規定工作日內及時歸檔；檢查核對制度，即定期檢查核對一次檔案，確保檔號與檔案名冊編號相一致，檔案內資料齊全；傳遞制度，即紙質化檔案在何種情況下采用何種程序才能進行調閱與傳遞；保密制度，即根據崗位內容和性質對各崗位的保密程度進行定級，根據保密級別，采用對應的保管措施。

1.5 檔案的調閱與遷徙。檔案的調閱與遷徙一般是跟隨檔案相對人的工作動態來進行的。由于紙質化檔案存在不耐長期被調閱的弊端，因此，檔案的調閱可以用數字化檔案來代替。但工作人員由于工作需要調動工作單位，則其紙質化人事檔案需跟隨其本人的調動而調動。但在實際的紙質化檔案調動過程中，出現檔案轉交不及時、檔案接收單位無回執、檔案轉交地址不詳等，給檔案造成丟失和失真的現象屢見不鮮。對于紙質化檔案的遷徙過程，各單位需協商一致，對于檔案在轉出過程中，需提供充分的轉交證據，包括快遞單號和郵遞地址等，根據這些證據，將檔案轉移過程中出現的地址不詳、轉交時間不及時和接收單位無回執等問題，將責任直接落實到個人，增強檔案轉交人員的責任心，確保檔案在轉交過程中無遺失無失真。

2 數字化人事檔案管理流程

2.1 紙質化檔案與數字化檔案的轉換流程。

2.1.1 紙質化檔案的調卷與拆卷。紙質化檔案在進行數字化檔案轉換之前，需按檔案的分類號或專業號進行調卷，再對調卷進行仔細清點，確保內容順序無誤，檔案不存在缺頁、漏頁或編寫錯誤等問題，同時還要保證各檔案的排列順序相互銜接。在拆卷過程中，要小心謹慎，避免檔案被無意撕裂或損壞等。

2.1.2 對紙質化檔案進行掃描。在對紙質化檔案進行掃描過程中，掃描所保持文件格式類型要與各讀取設備相兼容，掃描的內容要清晰和相互銜接，所有檔案的掃描順序和內容需保持一致，在掃描完畢后與拆卷人核對檔案總頁數，保障紙質化檔案的完好無損。

2.1.3 數字化檔案的修圖。數字化檔案的修圖需要專業的技術人員對檔案的清晰度進行調整，對數字化檔案上的雜質進行剔除，在修圖過程中，技術人員可以對數字化檔案進行原貌還原，盡量保證數字化檔案內容完整、清晰可見，便于后期使用。

2.1.4 檔案的上傳、備份與裝訂。數字化檔案在經過掃描、修圖等過程后，檔案管理人員應對數字化檔案進行上傳，將檔案信息存儲進單位檔案管理數據庫中，再對檔案的讀取權限根據規定進行設置，同時對上傳進計算機內的數字化檔案，用光盤或U盤或其他存儲設備進行電子檔案備份。最后對利用完畢的紙質化檔案進行重新裝訂和歸檔。

2.2 數字化檔案的存儲與保管。數字化檔案的存儲與保管主要是根據計算機數據庫及其存儲的光盤和U盤設備的性質來進行的。計算機數據庫要做好防毒防盜準備，定期對計算機進行病毒查殺，更新殺毒軟件等。而光盤和U盤的存儲，則以干凈、防磁、溫度與濕度適宜等環境為主，且這種數字化檔案的儲備設備還需定期連入互聯網進行軟件升級，以備設備能夠跟隨信息技術發展而發展。

3 結束語

人事檔案具有真實性、動態性、機密性的特點，因此企業在對人事檔案進行管理的過程中，需要更好地維持人事檔案的這些特點，充分履行相關的管理職責。相信，隨著企業對人事檔案管理工作的進一步重視，更好地利用現代化的管理手段進行人事檔案的管理工作，能夠提高人事檔案管理工作的效率。

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[2]王琳琳.試論現代企業人事檔案管理的問題與對策[J].中國科技博覽,2016(5):205-205.

[3]劉云雷.新時期企業人事檔案管理流程相關問題的探討[J].現代國企研究,2016(2).