也談高職院校綜合檔案室形象建設

也談高職院校綜合檔案室形象建設

文/黃偉紅，廣西建設職業技術學院

本文就高職院校綜合檔案室形象建設展開深入的探討，并結合高職院校檔案工作的經驗以及論述高職院校綜合檔案室形象建設的重要性，暢談高職院校綜合檔案室形象建設，利用好檔案信息化建設，構建告知院校綜合圖書館新形象。

信息化檔案管理；高職院校；形象建設；檔案

1 高職院校綜合檔案室形象建設的重要性

首先，高職院校綜合檔案室的建設有利于銘記歷史，是高職院校知識的重要載體。學校的檔案包括高職院校文化工程建設、教職員工詳細資料檔案，歷年優秀課堂教學以及優秀教學交流成果，歷屆學生學籍檔案管理等等。這些資料是一個學校靈魂的組成，是構建學校狠心價值觀的基礎，是反映學校現狀與風貌的原始資料，對學校的發展有著推進的作用。

其次，檔案室室存放和記錄所有成果的天地，對學校教學工作的推進和改革具有非常重要的利用價值。隨著時代的進步，學校領導可以借鑒歷史經驗與教訓，對學校未來制定的方案與規劃做出合理布局，結合所有的教學成果和規劃成果，可以更有針對性的建設學校，將學校打造成專業領域最強勢的職業院校，對提高學校形象有很大的推動作用。

再次，數字化的高職院校綜合檔案室的發展有助于提高檔案室形象，結合科技手段夯實基礎、與時俱進。方便、快捷、高效的檔案管理可以提高學校檢索資料的工作效率，有利于檔案室結合時代發展，迎合全體師生的內在需求發展。數字化的檔案是以數據形式作為資料存儲的載體與方式，檔案室負責建立起良好的網絡環境，為學校師生提供教學、管理、科研查閱資料便捷的途徑，加強管理，保證資料的存儲安全，建設現代化的高職院校綜合檔案室。

2 高職院校綜合檔案室形象建設暢談

2.1 提高認識，加強領導，明確職責

思想室行為的先導，要想建設綜合檔案室形象就要在認識上提高。相關領導要提高自己的思想覺悟，意識到建設好綜合檔案室是推薦社會主義現代化強國的前提，是構建現代化校園的必要條件，室推進學校發展的助推劑。作為學校領導，要意識到檔案室的建設室利在當代，功在千秋的事業，檔案室是記錄與存放建校以來的歷史、文化的傳承、學校的核心價值觀、是服務社會、造福大眾、哺乳下一代的大工程。綜合檔案室的發展，代表這科學技術的進步，代表著數字化時代的進步，代表著現代化學校的實現，因此，高職院校必須把建設良好綜合檔案室形象作為一項重要工作抓好、做好、做強！

2.2 完善學校檔案管理的必要硬件設備

檔案管理的硬件設施是檔案管理工作的基礎。夯實基礎才能夠更好的開展下一步工作。對于高校來說，并不是所有的檔案都是數字化的，古往今來，綜合檔案室的檔案資料不計其數，從建校開始，要保證這些材料不受潮、不被蟲類侵蝕、不會被陽光暴曬、不會因高溫而被侵襲等等現象，都要考慮周全，因此，綜合所有因素，學校檔案管理室要加大硬件設施的投入與維護，可聘請專門保護資料的專家，以保護資料免受侵蝕，同時，利用相關的硬件設備與設施，保障檔案妥善保管，為今后的實用作可靠的保障。

2.3 加強檔案管理隊伍建設

現代檔案工作對檔案工作人員提出了越來越高的要求，他們應該是既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。高職院校要從實際出發，對現有檔案人員進行教育與培訓，充分發揮其對本校檔案情況熟悉的優勢，盡快提高其應用信息技術的水平。高職院校在培養新人的同事要注重對老同志的培養與保護，可以借助校外專家。也可以借助新帶老的模式，將老同志帶入到數字化模式和現代化管理的環境中，優勢互補，與時俱進，培養復合型專業人才。

2.4 形象建設要做到與時俱進。

檔案管理工作要做到與時俱進，與當前的高職院校自身的校園文化實現完美結合。高職院校是以培養學生技能發展為核心的教學理念，但是，無論什么樣的教學理念，都離不開“德”字，古語有云“厚德載物”，綜合檔案室的形象建設要結合德育教育開展，要與時俱進，通過歷史的資料和高職院校的校園文化以及歷史底蘊，為高職院校文化建設添磚加瓦，提供強有力的精神后盾和資料保障，從而實現智育、美育、德育全面發展的教育效果。

3 結束語

總而言之，高職院校綜合檔案室形象建設功在千秋，學校檔案室的建設與管理工作是學校日常工作中的重中之重，是管理工作中不可分割的一部分，是學校師生廣為需要的一部分，作為檔案管理工作人員來說，要做好本職工作，做好日常的收集、整理、分類歸檔，實現數字化檔案管理，方便在校師生應用，領導要提高認識，在檔案管理方面加大資金投入，做好形象工程。與時俱進地加強檔案管理工作，加強檔案管理工作人員的日常培訓，完善檔案管理機制，檔案程序正規化、高效化、便捷化，從而達到推進學校教學事業向前發展的目的。

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2015年廣西教育科學“十二五”規劃2015年度廣西學生資助研究專項項目——《高職院校家庭經濟困難學生資助檔案管理研究》。

黃偉紅（1981—）女，廣西建設職業技術學院學生資助干事，檔案系列館員，研究方向：學生資助管理、檔案管理。